Подписание документов с работниками при смене провайдера ЭДО

 

ВОПРОС

В организации действует КЭДО. Принято решение сменить провайдера. Есть несколько вопросов:

1. Какие документы должны быть подписаны с сотрудниками для работы с новым КЭДО?

2. За какой срок до начала перехода на новую систему КЭДО должны быть подписаны данные документы?

3. Обязательно ли подписание работниками документов, указанных в п.1? 

4. Допустимо ли использование 2 систем КЭДО от разных подрядчиков в переходный период? 

5. Как быть с сотрудниками, которые подключены к текущему КЭДО, но находятся в отпуске по уходу за ребенком, длительных прогулах и на больничных? 

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ КОНСУЛЬТАНТ ДЛЯ БИЗНЕСА
Персональный консультант по трудовому праву поможет в решении вопросов, связанных с ведением кадрового делопроизводства и управлением персоналом. Консультации наших опытных юристов помогут вам решить любые вопросы по трудовому праву быстро и профессионально

ОТВЕТ

1. Какие документы подписать с сотрудниками для работы с новым КЭДО?

Если работодатель уже ввел систему ЭДО, вопрос смены информационной системы законодательно не урегулирован. Исходя из толкования ст.22.1, 22.2 ТК РФ, если работодатель получил от работника согласие о переходе на взаимодействие посредством ЭДО, то электронный документооборот легализован. Соответственно, работодатель не обязан повторно получать такое согласие.

С учетом ч. 2 ст. 22.2 ТК электронный документооборот работодатель вводит на основании ЛНА, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия ЛНА. В локальном акте должны содержаться сведения об информационной системе (системах), которую будет использовать работодатель для  электронного документооборота.

В силу ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ переход на КЭДО осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в ч. 7 ст. 22 ТК.  Если работник не согласился на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота — это фактически означает отказ от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Таким образом, необходимо внести изменения в ЛНА об электронном документообороте и ознакомить с ним работников под подпись. Если же согласие на введение электронного документооборота работник дал только в отношении конкретной информационной системы, то рекомендуем получить согласие от сотрудника на взаимодействие посредством ЭДО с помощью нового провайдера. 

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Ошибки при внедрении ЭДО

Подробнее

2. За какой срок до начала перехода на новую систему КЭДО должны быть подписаны данные документы?

Срок законодательно не установлен, поскольку система ЭДО уже введена в организации.

3. Обязательно ли подписание работниками документов, указанных в п.1?

При смене информационной системы, которая указана в ЛНА, необходимо будет внести изменения в локальный нормативный акт. С учетом ст. 22.1, 22.2, а также ст. 62 ТК РФ, с внесенными изменениями работник должен быть ознакомлен под подпись, поскольку данный ЛНА непосредственно связан с трудовой деятельностью работника.

4. Допустимо ли использование 2 систем КЭДО от разных подрядчиков в переходный период?

Да, это допустимо. С учетом ст.22.2. ТК РФ в ЛНА можно указать несколько информационных систем, но рекомендуется регламентировать использование не более двух.

НАШИ КЕЙСЫ

Сотрудники против ЭДО - выбирайте электронное взаимодействие

Подробнее

5. Как быть с сотрудниками, которые подключены к текущему КЭДО, но находятся в отпуске по уходу за ребенком, длительных прогулах и на больничных?

В описанных выше ситуациях обмена электронными документами с данными работников не происходит, поскольку они не работают. Когда они выйдут на работу, рекомендуем ознакомить их с изменениями об ЭДО, внесенными в ЛНА (в части введения другой информационной системы).Изменения начнут действовать на данных работников с момента их ознакомления. Запрета на ознакомление с ЛНА в период отпуска по уходу за ребенком, пребывания на больничном не установлено.
КОНСАЛТИНГОВАЯ ПОДДЕРЖКА ПРИ ПЕРЕХОДЕ НА ЭДО
ЭДО не всегда может решить задачи бизнеса, особенно если не все сотрудники поддерживают переход на электронное взаимодействие. Правильно выбрать способ оптимизации поможет аудит кадровых документов, а разработать корректный ЛНА для ЭДО поможет услуга сопровождения процесса от наших экспертов    
Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"
Поделиться материалом
Скопировать ссылку