Подписание документов с работниками при смене провайдера ЭДО
ВОПРОС
В организации действует КЭДО. Принято решение сменить провайдера. Есть несколько вопросов:
1. Какие документы должны быть подписаны с сотрудниками для работы с новым КЭДО?
2. За какой срок до начала перехода на новую систему КЭДО должны быть подписаны данные документы?
3. Обязательно ли подписание работниками документов, указанных в п.1?
4. Допустимо ли использование 2 систем КЭДО от разных подрядчиков в переходный период?
5. Как быть с сотрудниками, которые подключены к текущему КЭДО, но находятся в отпуске по уходу за ребенком, длительных прогулах и на больничных?
ОТВЕТ
1. Какие документы подписать с сотрудниками для работы с новым КЭДО?
Если работодатель уже ввел систему ЭДО, вопрос смены информационной системы законодательно не урегулирован. Исходя из толкования ст.22.1, 22.2 ТК РФ, если работодатель получил от работника согласие о переходе на взаимодействие посредством ЭДО, то электронный документооборот легализован. Соответственно, работодатель не обязан повторно получать такое согласие.
С учетом ч. 2 ст. 22.2 ТК электронный документооборот работодатель вводит на основании ЛНА, который принимается с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия ЛНА. В локальном акте должны содержаться сведения об информационной системе (системах), которую будет использовать работодатель для электронного документооборота.
В силу ч. 5 ст. 22.2 ТК РФ переход на КЭДО осуществляется с письменного согласия работника, за исключением случая, указанного в ч. 7 ст. 22 ТК. Если работник не согласился на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота — это фактически означает отказ от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.
Таким образом, необходимо внести изменения в ЛНА об электронном документообороте и ознакомить с ним работников под подпись. Если же согласие на введение электронного документооборота работник дал только в отношении конкретной информационной системы, то рекомендуем получить согласие от сотрудника на взаимодействие посредством ЭДО с помощью нового провайдера.
Срок законодательно не установлен, поскольку система ЭДО уже введена в организации.
3. Обязательно ли подписание работниками документов, указанных в п.1?
При смене информационной системы, которая указана в ЛНА, необходимо будет внести изменения в локальный нормативный акт. С учетом ст. 22.1, 22.2, а также ст. 62 ТК РФ, с внесенными изменениями работник должен быть ознакомлен под подпись, поскольку данный ЛНА непосредственно связан с трудовой деятельностью работника.
4. Допустимо ли использование 2 систем КЭДО от разных подрядчиков в переходный период?
Да, это допустимо. С учетом ст.22.2. ТК РФ в ЛНА можно указать несколько информационных систем, но рекомендуется регламентировать использование не более двух.
5. Как быть с сотрудниками, которые подключены к текущему КЭДО, но находятся в отпуске по уходу за ребенком, длительных прогулах и на больничных?
В описанных выше ситуациях обмена электронными документами с данными работников не происходит, поскольку они не работают. Когда они выйдут на работу, рекомендуем ознакомить их с изменениями об ЭДО, внесенными в ЛНА (в части введения другой информационной системы).Изменения начнут действовать на данных работников с момента их ознакомления. Запрета на ознакомление с ЛНА в период отпуска по уходу за ребенком, пребывания на больничном не установлено.