Сотрудники против ЭДО – выбирайте электронное взаимодействие
- Запрос экспертам: надо сократить расходы на кадровое администрирование
- Ложка дегтя: сотрудники против ЭДО
- Эксперты предложили альтернативное решение
- ЭДО заменили на электронное взаимодействие
Запрос экспертам: надо сократить расходы на кадровое администрирование
К экспертам компании обратилась с запросом транспортная компания с общей численностью работников более 5 000 человек, с присутствием почти в каждом регионе Российской Федерации. В организации планировали внедрить электронный кадровый документооборот с целью сократить расходы на кадровое администрирование. Экспертов попросили сопроводить внедрение кадрового электронного документооборота.
ЗАДАЧА ПРОЕКТА
- Оценить кадровые процессы в компании, соответствуют ли они действующему законодательству
- Разработать оптимизированную схему кадрового процесса (подпроцесса)
- Оценить законность кадровой документации
- оформляют избыточные кадровые документы, например, приказы на отпуск, на привлечение к сверхурочный работе;
- нарушают законодательство в кадровых процедурах.
Ложка дегтя: сотрудники против ЭДО
В компании согласовали и утвердили оптимальные схемы кадровых процессов, которые предложили эксперты. Перед тем, как выбрать оператора электронного документооборота, провели опрос работников, чтобы узнать об их готовности перейти на электронный документооборот в сфере труда.Опрос показал, что 70% работников отказались давать согласие на внедрение кадрового документооборота. Это делало и проект, и в целом переход на электронный документооборот нерентабельным, потому что пришлось бы сохранять бумажный документооборот с несогласными сотрудниками по правилам ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ.
Эксперты предложили альтернативное решение
Компания была готова смириться с бременем бумажного кадрового делопроизводства, но эксперты решили не сдаваться. Они предложили другое решение, руководствуясь целями проекта:- выстроить эффективную коммуникацию с работниками;
- минимизировать использование бумажных документов;
- увеличить производительность труда специалистов, сопровождающих кадровые процессы;
- защитить интересы бизнеса в случае проведения инспекционных проверок ГИТ, ПФР, Роскомнадзором, Росархивом и иными органами;
- оптимизировать варианты реализации управленческих решений с помощью кадровых документов (процедур).
При этом для реализации такого взаимодействия достаточно простой электронной подписи, которую компания может формировать своими силами без привлечения третьих лиц (операторов информационных систем электронного документооборота).
НАШИ КЕЙСЫ
Оптимизация кадрового документооборота: исключение кадровых документов и рисков для целей бухгалтерского учета
ЭДО заменили на электронное взаимодействие
После принятия поправок в Трудовой кодекс об электронном документообороте в трудовых отношениях сформировалось ошибочное суждение. Его суть – все кадровые процессы непременно надо проводить только по нормам трех статей Трудового кодекса (ст. 22.1–22.3).При этом появилось и еще одно неверное суждение: простую электронную подпись недопустимо использовать в рамках кадрового производства или сфера ее применения весьма ограничена. Поэтому многие считают, что при внедрении электронного документооборота придется «потратиться» на выпуск электронных подписей, что также само по себе неверно.
Основной инструмент электронного взаимодействия – простая электронная подпись. При этом не нужно получать согласие работника на такую коммуникацию дополнительно к соглашению об использовании простой электронной подписи. Это позволяет ввести электронное взаимодействие только путем принятия соответствующего локального нормативного акта. Именно поэтому эксперты решили заменить ЭДО электронным взаимодействием.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
Как использовать простую электронную подпись в электронном документообороте
Технической основой электронного взаимодействия стал обмен сообщениями и документами посредством корпоративной почты, смс-сообщения на корпоративный или личный номер работника, программа 1С как источник формирования кадровых документов и их подписания, а также альтернативное программное обеспечение (КриптоАрмПро и сервиса DocuSign).
При этом компания заказала выпуск 15 квалифицированных электронных подписей для уполномоченных представителей работодателя, включая генерального директора, работников кадровой службы и бухгалтерии.
Несмотря на трудности, эксперты реализовали проект и выполнили поставленные задачи.
КОНСАЛТИНГОВЫЕ РЕШЕНИЯ ДЛЯ БИЗНЕСА
Не всегда электронный документооборот может решить задачи бизнеса, особенно если есть сопротивление сотрудников. Правильно выбрать способ оптимизации поможет аудит кадровых документов и процессов. А правильно разработать ЛНА для ЭДО или электронного взаимодействие – сопровождение процесса
