Сотрудники против ЭДО – выбирайте электронное взаимодействие

Сотрудники против ЭДО – выбирайте электронное взаимодействие

Нет необходимости тотально вводить электронный документооборот. В этом убедилась транспортная компания, которая в результате проекта поняла, что есть прекрасная альтернатива ЭДО. К другому способу оптимизировать кадровые процессы подтолкнули несогласные сотрудники. Подробнее читайте ниже.

Запрос экспертам: надо сократить расходы на кадровое администрирование

К экспертам МиП обратилась с запросом транспортная компания с общей численность работников более 5 000 человек, с присутствием почти в каждом регионе Российской Федерации. В организации планировали внедрить электронный кадровый документооборот с целью сократить расходы на кадровое администрирование. Экспертов попросили сопроводить внедрение кадрового электронного документооборота.

Задача проекта – оценить кадровые процессы в компании, соответствуют ли они действующему законодательству. Разработать оптимизированную схему кадрового процесса (подпроцесса). В том числе эксперты также должны были оценить законность кадровой документации.

Документы, которые проверили в рамках проекта:

  • правоустанавливающие документы;
  • локальные нормативные акты, регулирующие делопроизводство в компании;
  • кадровые документы (приказы, графики отпусков).

После проведенного аудита документов и кадровых процессов эксперты выявили, что в компании:

  • оформляют избыточные кадровые документы, например, приказы на отпуск, на привлечение к сверхурочный работе;
  • нарушают законодательство в кадровых процедурах.

По результатам анализа эксперты определили оптимальную модель кадровых процессов с учетом установленных законодательством требований к возможности ведения документа в электронном виде, к электронным подписям, используемых в документообороте, ролей участников документооборота.

Ложка дегтя: сотрудники против ЭДО

В компании согласовали и утвердили оптимальные схемы кадровых процессов, которые предложили эксперты. Перед тем, как выбрать оператора электронного документооборота, провели опрос работников, чтобы узнать об их готовности перейти на электронный документооборот в сфере труда.

Опрос показал, что 70% работников отказались давать согласие на внедрение кадрового документооборота. Это делало проект, и в целом переход на электронный документооборот нерентабельным, потому что пришлось бы сохранять бумажный документооборот с несогласными сотрудниками по правилам ст. 22.122.3 Трудового кодекса РФ.

Эксперты предложили альтернативное решение

Компания была готова смириться с бременем бумажного кадрового делопроизводства, но эксперты решили не сдаваться. Они предложили другое решение, руководствуясь целями проекта:

  • выстроить эффективную коммуникацию с работниками;
  • минимизировать использование бумажных документов;
  • увеличить производительность труда специалистов, сопровождающих кадровые процессы;
  • защитить интересы бизнеса в случае проведения инспекционных проверок ГИТ, ПФР, Роскомнадзором, Росархивом и иными органами;
  • оптимизировать варианты реализации управленческих решений с помощью кадровых документов (процедур).

Эксперты поняли, что выполнить цели проекта можно не только с помощью электронного документооборота по нормам Трудового кодекса РФ. Они предложили внедрить электронное взаимодействие по нормам Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При этом для реализации такого взаимодействия достаточно простой электронной подписи, которую компания может формировать своими силами без привлечения третьих лиц (операторов информационных систем электронного документооборота).

ЭДО заменили на электронное взаимодействие

После принятия поправок в Трудовой кодекс об электронном документообороте в трудовых отношениях, сформировалось ошибочное суждение. Его суть – все кадровые процессы непременно надо проводить только по нормам трех статей Трудового кодекса (ст. 22.122.3). При этом появилось и еще одно неверное суждение: простую электронную подпись не допустимо использовать в рамках кадрового производства или сфера ее применения настолько мала. Поэтому многие считают, что при внедрении электронного документооборота придется «потратиться» на выпуск электронных подписей, что также само по себе не верно.

Основной инструмент электронного взаимодействия – простая электронная подпись. При этом не нужно получать согласие работника на такую коммуникацию дополнительно к соглашению об использовании простой электронной подписи. Это позволяет ввести электронное взаимодействие только путем принятия соответствующего локального нормативного акта. Именно поэтому эксперты решили заменить ЭДО электронным взаимодействием.

Эксперты разработали локальный нормативный акт, в котором утвердили не только порядок электронного взаимодействия и создания кадровых документов в электронном виде, но и кадровые процессы. Совместно с руководством компании разработали поэтапный план внедрения взаимодействия.

Технической основой электронного взаимодействия стал обмен сообщениями и документами посредством корпоративной почты, смс-сообщения на корпоративный или личный номер работника, программа 1С, как источник формирования кадровых документов и их подписания, а также альтернативное программное обеспечение. Например, КриптоАрмПро и сервиса DocuSign. При этом компания заказала выпуск 15 квалифицированных электронных подписей для уполномоченных представителей работодателя, включая генерального директора, работников кадровой службы и бухгалтерии.

Несмотря на трудности, эксперты реализовали проект и выполнили поставленные задачи. Бизнес-эффект от внедрения кадрового электронного взаимодействия, найдете ниже.

Бизнес-эффект внедрения кадрового электронного взаимодействия.

  • Введение электронного взаимодействия без необходимости получать отдельное согласие для его внедрения от работников;
  • Снижение расходов на создание кадровых документов, их хранения и логистики на 60%;
  • Снижение количества кадровых документов от 40% до 80%;
  • Построение удобной коммуникации с работниками по различным цифровым каналам (охват различных категорий работников, учет особенностей технического обеспечения работников) без необходимости создания кадровых документов;
  • Легализация электронных сообщений как способа коммуникации работника и работодателя;
  • Полное исключение эксплуатационных расходов на установку и обслуживание информационной системы стороннего провайдера по электронному документообороту до 100%.

Как компания сократила расходы на документооборот с помощью внедрения ЭДО, читайте в этом кейсе.

Не всегда электронный документооборот может решить задачи бизнеса, особенно если есть сопротивление сотрудников. Правильно выбрать способ оптимизации поможет аудит кадровых процессов. А правильно разработать ЛНА для ЭДО или электронного взаимодействие – сопровождение процесса.

Поделиться материалом
Скопировать ссылку