Как правильно заполнить раздел "Сведения о работе" в трудовой книжке

• Немного о переходе на цифровой формат трудовых
• Какие сведения вносятся в раздел трудовой книжки «Сведения о работе»
• Как правильно оформить запись в трудовой книжке о приеме на работу
• Запись об увольнении работника в трудовую книжку: правила внесения

Немного о переходе на цифровой формат трудовых

Еcли работник принимается на работу в первый раз после 31 декабря 2020 г., на него сразу же заводится электронная трудовая. Остальные работники имеют право выбрать, в каком формате вести трудовую книжку – в цифровом или в бумажном.

Для перехода на цифровой формат трудовой работник должен в письменном виде подать заявление работодателю о переходе на ЭТК. Заявление рассматривается в течение 3 рабочих дней. В этот же период времени в бумажную трудовую обязательно вносится запись о переходе на ЭТК.

Образец записи

Какие сведения вносятся в раздел трудовой книжки «Сведения о работе»

Трудовая книжка содержит в себе раздел «Сведения о работе», куда вносится информация о работодателе и обо всех кадровых перемещениях работника, включая: прием работника, его перевод, увольнение или присвоение ему нового разряда и пр. за весь период его деятельности у работодателя.

Образец раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке

Записи в трудовую книжку вносятся по правилам, изложенным в Порядке ведения и хранения трудовых книжек, который утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 №320н (далее – Порядок). Перед тем как внести в трудовую книжку запись о приеме соискателя на работу, делается запись о работодателе, иными словами - проставляется заголовок.

Графы 1 и 2, где должна быть запись о работодателе, не заполняются. Первая запись вносится в графу 3, где указываются сведения о полном и кратком наименовании организации (работодателя). Данные о названии организации (полном и сокращенном) можно посмотреть на сайте https://egrul.nalog.ru/ или в учредительных документах работодателя.

Пример внесения записи о работодателе в трудовую книжку

Как правильно оформить запись в трудовой книжке о приеме на работу

Далее необходимо внести запись о приеме сотрудника на работу.

Под заголовком (сведения о работодателе) следующей строчкой (графа 3) вносится запись о приеме (назначении) работника в структурное подразделение работодателя (указывается конкретное наименование подразделения). Информация о подразделении вносится при условии ее включения в трудовой договор. Если трудовой договор подобную информацию не содержит, вносить подобные сведения в книжку не нужно. Далее, в этой же строчке, указывается название должности (работы), специальности, профессии и (или) квалификация. 

Заполняются графы 1, где ставится порядковый номер записи, 2 – дата приема на работу и 4, куда заносятся сведения о документе, на основании которого работник принят на работу с указанием его даты и номера.

Пример внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу

Запись о приеме работника на работу вносится в течение 5 рабочих дней с момента его приема (ч. 1 ст. 68 ТК РФ, п. 9 Порядка, Письмо Минтруда России от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-499).

Неправильно  внесенную запись (некорректную и (или) неточную запись) зачеркивать нельзя. В нормативных документах отсутствует информация о способе корректировки или исправления ошибки. Однако мы советуем неверную (некорректную, ошибочную) запись признать недействительной и далее сделать уже правильную запись.

Пример исправления неправильной записи в трудовой книжке о приеме на работу

По аналогичной схеме исправляются и другие записи, внесенные трудовую книжку в раздел «Сведения о работе», в том числе и об увольнении, переводе, отмене увольнения и прочие.

Запись об увольнении работника в трудовую книжку: правила внесения

Запись о причинах увольнения (прекращения трудового договора) вносится в трудовую книжку в точном соответствии с формулировками, указанными в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) или в ином федеральном законе.

Как и в других аналогичных записях в разделе трудовой «Сведения о работе», заполняются графы: 1 - проставляется сквозная нумерация; 2 - дата увольнения работника; 4 - название документа, его дата и номер.

Различие имеет только текст записи о причине увольнения, которая указывается в графе 3.

Помните, что датой увольнения работника является его последний рабочий день, если иное не установлено соглашением сторон, трудовым договором или законодательством РФ.

Исключением являются случаи расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (это пункты 4 и 10 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). О них более подробно написано ниже.

Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении работника по инициативе работника

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку необходимо внести запись об увольнении со ссылкой на подпункт и (или) пункт части первой статьи 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на необходимый пункт части первой статьи 83 ТК РФ.

В случае, если трудовой договор прекращается по иным основаниям, предусмотренным ТК РФ, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью, ее часть и пункт, с указанием названия нормативного правого акта.

Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении работника по инициативе работодателя

Кроме ошибок в записях о приеме на работу и об увольнении, разобранных в настоящей статье, часто встречаются и иные ошибки, связанные с заполнением раздела трудовой книжки «Сведения о работе». К таким ошибкам можно отнести:

• несоблюдение порядковой нумерации записей;
• внесение в трудовую книжку записи о необходимости ознакомления работника со сделанными в ней записями;
• отсутствие идентификационных признаков документа, на основании которого вносится запись;
• наличие опечаток или ошибок в тексте вносимых записей;
• отсутствие записей о кадровых перемещениях работника (включая перевод в другое подразделение или на другую должность).