Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Возможность предоставлять сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде появилась в 2020 году. Тогда в течение указанного года работники были вправе подать заявление на имя работодателя о выборе способа учета сведений о трудовой деятельности либо в электронном виде, либо продолжить ведение кадровой службой бумажной трудовой книжки.

Новелла была введена Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Несмотря на давность внесения изменений, вопросы по оформлению и ведению электронной трудовой книжки работника актуальны до сих пор. Постараемся ответить на наиболее частые и актуальные в этой статье.

ПОМОЖЕМ ПЕРЕЙТИ НА КЭДО

Наши эксперты помогут оптимизировать систему кадрового делопроизводства в вашей компании. Мы не только снизим количество кадровых документов, но и повысим эффективность кадровых процессов, а при необходимости – окажем консультационную и методологическую поддержку для перехода на ЭДО

Кто должен писать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Для лиц, принимаемых на работу впервые, начиная с 1 января 2021 года трудовая книжка в бумажном виде не заводится, работодатель заводит сразу электронную трудовую книжку.

Существует перечень категорий работников, которым может понадобиться составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку:

Те, кто отказался от перехода в 2020 году. Законодательство не устанавливает ограничения для подачи заявления о переходе на ЭТК, работник вправе принять и оформить такое решение в любой момент на основании ч. 5 ст. 2 Закона № 439, ст. 66.1 ТК РФ
Работники, которые не состояли в трудовых правоотношениях в период с 2020 года по настоящее время, однако имеющие трудовой стаж до 2020 года - иными словами те, кому попросту некому было подать заявление, поскольку работодателя в период после введения изменений у них не было.

ВАЖНО

После перехода на электронную трудовую книжку ведение и хранение бумажной книжки работодателем прекращается, документ передается работнику под роспись и в дальнейшем работник не вправе изменить способ фиксации сведений о трудовой деятельности

Как составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Форма заявления нормативно не закреплена, документ составляется в произвольной форме на имя работодателя. Важно, чтобы в тексте заявления было четко сформулировано волеизъявление работника о согласии на последующий учет рабочего времени в электронном виде.

При составлении могут использоваться следующие формулировки: «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде», «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» и т.д.

Не забудьте напомнить работнику, чтобы в своем заявлении он отразил просьбу о выдаче на руки бумажной трудовой книжки. Закон не устанавливает каких-либо требований к срокам подачи заявления и начала ведения книжки в электронном формате, но для удобства ведения учета и по согласованию с работником мы рекомендуем отнести указанный срок к началу соответствующего периода.

Что будет в случае несогласия работника с переходом на электронный учет трудовой деятельности

Если работник не согласен с ведением трудовой книжки в электронном виде, и выразил свою волю в письменном заявлении, это не освобождает работодателя от обязанности передавать данные в органы Социального фонда РФ. Кроме того, ведение бумажной трудовой книжки также остается обязанностью ответственных должностных лиц работодателя – специалистов кадровой службы или бухгалтерии.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Как работодателю оформить и вести электронную трудовую книжку?

Подробнее

При этом, если после подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку и получения бумажного документа на руки, работник запросил заверенные копии своей трудовой, работодателю следует руководствоваться ст. 62 ТК РФ.

Согласно указанной норме, работодатель обязан предоставить только те документы, которые ведутся в отношении работника. Если, например, работник потерял свою трудовую книжку и требует от прежнего работодателя копии бумажной трудовой для предоставления в ПФР, работодатель не обязан предоставлять эти копии, если до момента увольнения работник перешел на ЭТК.

Сроки и порядок предоставления сведений из электронной трудовой книжки

Статья 66.1 ТК РФ определяет сроки, в которые работодатель по письменному заявлению работника, поданному в бумажном виде или электронном виде, обязан предоставить сведения о его трудовой деятельности у этого работодателя:

если работник трудоустроен, то в течение 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления;
при увольнении работника – не позднее дня прекращения трудового договора.

Сведения о своей трудовой деятельности работник вправе получить:

У работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (как правило, подписью должностного лица, ответственного за КДП, и печатью организации), или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии таковой у работодателя);
В МФЦ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
В Фонде пенсионного и социального страхования РФ на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
С использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Порядок хранения сведений, вносимых в электронные трудовые книжки, не регламентирован, поскольку сохранность данной информации обеспечивается органом государственного учета страхового стажа, требований о ведении журнала учета электронных трудовых книжек законодательством не установлено

В случае отказа работника от ведения электронной трудовой книжки работодатель обязан вносить все сведения об изменениях в трудовой деятельности как в сервисы фонда пенсионного и социального страхования, так и в бумажную трудовую книжку работника

Кроме того, сотрудник не ограничен в своем праве подать заявление об учете трудового стажа в электронном виде на протяжении всей своей профессиональной деятельности, но только однократно. После получения на руки бумажной трудовой книжки последующее ее ведение работодателем невозможно.

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании «Митрофанова и партнеры»