Кадровый электронный документооборот и бумажный документооборот: основные отличия

17 марта 2026

Рассмотрим основные отличия ведения кадрового документооборота в электронном виде и на бумажном носителе в виде сравнительной таблицы.

Критерии сравнения	Бумажный документооборот	Электронный документооборот
Форма документов	Документы оформляются на бумажном носителе и подписываются собственноручной подписью работника и работодателя.	Документы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Такие документы подписываются электронной подписью.
Способ обмена документами	Обмен документами осуществляется посредством: - личного ознакомления и обмена, - услуг почтовой корреспонденции и курьерской службы.	Обмен документами осуществляется: - через систему электронного документооборота (СЭД), - через оператора электронного документооборота по защищенным каналам связи.
Скорость оформления документов	Невысокая, поскольку документы готовятся, печатаются и передаются вручную.	Скорость выше, поскольку процессы оформления, согласования и подписания документов автоматизированы.
Порядок хранения документов	Документы хранятся в специально предназначенных местах (сейфы, архивы).	Документы хранятся в цифровых архивах, облачных хранилищах, создаются резервные копии.
Затраты на ведение документооборота	Достаточно высокие, поскольку требуется постоянное пополнение запасов бумаги, картриджей или чернил для печати документов, канцтоваров и т.д.	Высокие затраты на ведение КЭДО и организацию обучения сотрудников. Однако затем размер расходов снижается.
Безопасность документов	Возможна порча, повреждение документов, несанкционированный доступ к документам, содержащим персональные данные.	Применяется шифрование. Однако возможны риски взлома системы КЭДО, сбои работы при технических неисправностях, в том числе при отключении интернета.
Доступ к документам	Необходимо обращаться в место хранения таких документов. Для получения документов работнику необходимо обращаться к работодателю с заявлением в письменном виде.	В любое время при наличии технической возможности доступа к системе КЭДО.
Юридическая сила документов	Традиционная юридическая сила документов.	Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью: - если документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) – в силу закона, - если документ подписан усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП) или простой электронной подписью (ПЭП), то при наличии соглашения, устанавливающего случаи признания электронных документов, подписанных такими подписями, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, а также порядок проверки электронной подписи.

Таким образом, система электронного документооборота в трудовых отношениях позволяет оптимизировать процессы кадрового документооборота, ускорив порядок оформления, согласования и подписания таких документов, а также позволяет сэкономить расходы работодателя на канцтовары для ведения бумажного документооборота.

Вместе с тем, бумажный документооборот остается актуальным и в рамках глобальной цифровизации, имея своим преимуществом привычность и простоту уже настроенного процесса.
Кроме того, бумажный документооборот не зависит от технологий и инфраструктуры. Бумажный документооборот не зависит от сбоев в работе ПО, кибератак или технических проблем с оборудованием.

Какой порядок ведения кадрового документооборота выбрать решает только работодатель с учетом своих организационных особенностей.
В настоящее время многие работодатели выбирают гибридный вариант: когда часть документов оформляется на электронном носителе, а часть – на бумажном. Такой подход позволяет постепенно внедрять новые технологии, без резкой перестройки как работников кадровой службы, так и других работников организации.