Электронный документооборот: цели, признаки и суть

Консультанты по переходу на электронный документооборот (сокращенно – ЭДО) в последнее время отвечают на наиболее распространенные вопросы:

• С чего начать при введении электронного документооборота?

• Какие документы перевести в электронный формат?

• Какую систему для внедрения ЭДО выбрать?

Трудовой кодекс содержит всего три статьи по вопросам кадрового электронного документооборота (ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ). К сожалению это или к счастью – покажет только время. Пока отсутствуют и позиции высших судебных инстанции по вопросам ЭДО в сфере трудовых отношений. Поэтому перед переходом компании на электронный документооборот важно понять:

• что такое ЭДО;

• каковы цели его внедрения;

• чем руководствоваться при выстраивании его системы.

Ответы на эти вопросы разберем в статье.

Сферы общественной жизни, в которые электронный документооборот может быть внедрен

Электронный документооборот в трудовых отношениях – это только один из видов ЭДО (ст. 22.1 ТК РФ). Электронный документооборот может быть внедрен в различные сферы общественной жизни. Переход на ЭДО – закономерный процесс цифровизации общества. В рамках подвижной и развивающейся экономики он направлен на оптимизацию времени человека, его саморазвитие, образование, а также – комфортную реализации прав и обязанностей в открытом цифровом пространстве.

Использование электронного документооборота позволяет реализовывать права и исполнять обязанности в цифровом пространстве, в том числе – и с использованием информационно-коммуникационной сети «Интернет» в различных ролях: как работнику, представителю работодателя, гражданину Российской Федерации и члену общества. Теперь это возможно без личного присутствия в физическом месте реализации прав и обязанностей. В частности, благодаря услугам цифрового Правительства, региональным порталам муниципальных услуг, так называемым «электронным трудовым книжкам», «электронным больничным» и пр. Например, многие из нас имеют «цифровой профиль» на порталах государственных и муниципальных услуг.

О преимуществах, основных ошибках и экономических выгодах при внедрении КЭДО, читайте на нашем сайте.

Цели ЭДО или зачем вводить электронный документооборот

Ставя необходимые задачу и цель электронного документооборота, компания сможет получить оптимизированную систему ЭДО, которая будет выстроена с учетом ее кадровой практики и взаимоотношений с персоналом.

Цели внедрения электронного документооборота в трудовых отношениях направлены на:

• оптимизацию использования рабочего времени как сотрудника, так и работодателя. Время, которое затрачено при бумажном документообороте на личное общение (контакты) при реализации трудовых прав и обязанностей в конечном итоге должно быть направлено на поддержание повышения квалификации и качества труда работника, совершенствование производства и системы организации труда работодателя;

• перевод взаимодействия работника и работодателя в цифровую плоскость, где они в силу особенностей IT-решений и способа взаимодействия станут открытыми и прозрачными. Это способствует снижению конфликтов между сторонами трудового договора, которые связанны с порядком реализации трудовых прав и обязанностей;

• увеличение производительности труда. При ЭДО оплачивают реальный труд сотрудников и, например, не учитывают как рабочее то время, которое потрачено на подачу и согласование заявления об отпуске.

Совет При построении системы ЭДО в трудовых отношениях учитывайте цель электронного документооборота в организации. Закрепите ее в общих положениях локальных нормативных актов, которые вы принимаете в связи с введением ЭДО.

Признаки и принципы электронного документооборота

Исходя из буквального толкования, электронный документооборота в трудовых отношениях имеет отличительные признаки (ст. 22.1 ТК РФ):

• ограниченный состав участников: работодатель, работники и лицо, поступающее на работу (часть 1 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ);

• определенный круг электронных документов: в рамках электронного документооборота в трудовых отношениях происходит создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 и 2 ст. 22.1 ТК РФ);

• электронное взаимодействие посредством электронного документооборота между его участниками (ч. 4 и 6 ст. 22.1, ст. 22.3 ТК РФ).

Суть электронного документооборота: что взять за ориентир при внедрении КЭДО

При внедрении системы ЭДО в трудовых отношениях работодателю можно ориентироваться на систему электронного документооборота в сфере оказания государственных и муниципальных услуг. Для этого есть несколько причин:

• такая система интуитивно понятна работнику. Электронный документооборот в сфере государственных и муниципальных услуг наиболее распространен в жизни человека. Это позволит снять страхи и опасения работников, мотивирует их дать согласие на переход на ЭДО;

• в обоих видах электронного документооборота происходит электронное взаимодействие, но между разными субъектами. Так, в рамках ЭДО в сфере государственных и муниципальных услуг оно возможно между получателем услуг (например, гражданином) и органом власти. При этом при ЭДО в сфере трудовых отношений электронное взаимодействие происходит между работодателем и работником;

• в системе ЭДО в трудовых отношениях можно использовать средства электронного документооборота, реализуемые Правительством Российской Федерации (например, портал «Работа в России», использование электронных подписей, которые создают с применение системы Электронного Правительства).

Важно! Не рассматривайте внедрение электронного документооборота в трудовых отношениях по аналогии с введением электронных систем бухгалтерского и кадрового учета. Они имеют одну общую цель – оптимизацию рабочего времени. При этом различаются источники их правового регулирования, принципы, задачи и иные цели.