Электронный документооборот: цели, признаки и суть
Консультанты по переходу на электронный документооборот (сокращенно – ЭДО) в последнее время отвечают на наиболее распространенные вопросы:- С чего начать при введении электронного документооборота?
- Какие документы перевести в электронный формат?
- Какую систему для внедрения ЭДО выбрать?
- что такое ЭДО;
- каковы цели его внедрения;
- чем руководствоваться при выстраивании его системы.
- Сферы общественной жизни, в которые может быть внедрен электронный документооборот
- Цели ЭДО или зачем вводить электронный документооборот
- Признаки и принципы электронного документооборота
- Суть электронного документооборота: что взять за ориентир при внедрении КЭДО
Сферы общественной жизни, в которые может быть внедрен электронный документооборот
Электронный документооборот в трудовых отношениях – это только один из видов ЭДО (ст. 22.1 ТК РФ). Электронный документооборот может быть внедрен в различные сферы общественной жизни. Переход на ЭДО – закономерный процесс цифровизации общества. В рамках подвижной и развивающейся экономики он направлен на оптимизацию времени человека, его саморазвитие, образование, а также – комфортную реализации прав и обязанностей в открытом цифровом пространстве.Использование электронного документооборота позволяет реализовывать права и исполнять обязанности в цифровом пространстве, в том числе – и с использованием информационно-коммуникационной сети «Интернет» в различных ролях: как работнику, представителю работодателя, гражданину Российской Федерации и члену общества. Теперь это возможно без личного присутствия в физическом месте реализации прав и обязанностей.
В частности, благодаря услугам цифрового Правительства, региональным порталам муниципальных услуг, так называемым «электронным трудовым книжкам», «электронным больничным» и пр. Например, многие из нас имеют «цифровой профиль» на порталах государственных и муниципальных услуг.
Цели ЭДО или зачем вводить электронный документооборот
Ставя необходимые задачу и цель электронного документооборота, компания сможет получить оптимизированную систему ЭДО, которая будет выстроена с учетом ее кадровой практики и взаимоотношений с персоналом.Цели внедрения электронного документооборота в трудовых отношениях направлены на:
- оптимизацию использования рабочего времени как сотрудника, так и работодателя. Время, которое затрачено при бумажном документообороте на личное общение (контакты) при реализации трудовых прав и обязанностей в конечном итоге должно быть направлено на поддержание повышения квалификации и качества труда работника, совершенствование производства и системы организации труда работодателя;
- перевод взаимодействия работника и работодателя в цифровую плоскость, где они в силу особенностей IT-решений и способа взаимодействия станут открытыми и прозрачными. Это способствует снижению конфликтов между сторонами трудового договора, которые связаны с порядком реализации трудовых прав и обязанностей;
- увеличение производительности труда. При ЭДО оплачивают реальный труд сотрудников и, например, не учитывают как рабочее то время, которое потрачено на подачу и согласование заявления об отпуске.
Признаки и принципы электронного документооборота
Исходя из буквального толкования, электронный документооборот в трудовых отношениях имеет отличительные признаки (ст. 22.1 ТК РФ):- ограниченный состав участников: работодатель, работники и лицо, поступающее на работу (часть 1 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ);
- определенный круг электронных документов: в рамках электронного документооборота в трудовых отношениях происходит создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 и 2 ст. 22.1 ТК РФ);
- электронное взаимодействие посредством электронного документооборота между его участниками (ч. 4 и 6 ст. 22.1, ст. 22.3 ТК РФ).
Суть электронного документооборота: что взять за ориентир при внедрении КЭДО
При внедрении системы ЭДО в трудовых отношениях работодателю можно ориентироваться на систему электронного документооборота в сфере оказания государственных и муниципальных услуг. Для этого есть несколько причин:- такая система интуитивно понятна работнику. Электронный документооборот в сфере государственных и муниципальных услуг наиболее распространен в жизни человека. Это позволит снять страхи и опасения работников, мотивирует их дать согласие на переход на ЭДО;
- в обоих видах электронного документооборота происходит электронное взаимодействие, но между разными субъектами. Так, в рамках ЭДО в сфере государственных и муниципальных услуг оно возможно между получателем услуг (например, гражданином) и органом власти. При этом при ЭДО в сфере трудовых отношений электронное взаимодействие происходит между работодателем и работником;
- в системе ЭДО в трудовых отношениях можно использовать средства электронного документооборота, реализуемые Правительством Российской Федерации (например, портал «Работа в России», использование электронных подписей, которые создают с применением системы Электронного Правительства).
Различия между ЭДО в сфере трудовых отношений и системами бухгалтерского и кадрового учета
Различные источники правового регулирования. Вопросы внедрения, использования и взаимодействия установлены разными отраслями права.
Другая основная цель. Целью электронных систем бухгалтерского или кадрового учета является издание электронных документов взамен бумажным. Суть электронного документооборота в трудовых отношениях хотя и направлена на исключение бумажного делопроизводства, но призвана выстраивать и электронное взаимодействие между работником и работодателем, а не только исключить «бумагу» из кадрового делопроизводства.
Иные принципы ЭДО. В рамках электронного документооборота происходит реализация трудовых прав и обязанностей работником одновременно как стороной трудового договора (физическим лицом), так и стороной электронного взаимодействия.
Разные задачи. При использовании электронного документооборота в рамках бухгалтерского или кадрового учета хотя и создается электронный документ, но односторонне – только работодателем (например, различные модули системы «1С»). При этом нет задачи довести электронный документ, связанный с работой, до сотрудника-физического лица и ознакомить его с ним.
Различные возможности волеизъявления сторон. В рамках ЭДО в трудовых отношениях происходит оформление волеизъявления как работника, так и работодателя в создаваемых, подписываемых, использующихся и хранящихся электронных документах, связанных с работой (двустороннее волеизъявление). В то время как документы кадрового и бухгалтерского учета, которые создают работники в рамках исполняемой трудовой функции (должностных обязанностей), закрепляют только волю работодателя (одностороннее волеизъявление). Доведение их до работника, как правило, не обязательно в силу закона, но может стать таковым по положениям локальных нормативных актов работодателя
