Оптимизация кадрового документооборота: исключение кадровых документов и рисков для целей бухгалтерского учета

Общие сведения

Компания планирует сократить количество кадровых документов, но не может достичь договоренности между кадровой службой и бухгалтерией о том, можно ли исключить ряд документов: Т-2, приказы о приеме, об увольнении, об отпусках и т.д.

Задача

Провести экспертизу плана по оптимизации кадровых документов, предоставив анализ, какие документы могут быть исключены без правовых рисков для компании.

Анализ

  1. В учетной политике компании не прописано, какие документы являются первичными для целей бухгалтерского учета и налогообложения.
  2. В компании не прописана передача ответственности по подписанию кадровых документов, которые являются первичными для бухгалтерии и подтверждают фактические действия.
  3. Компания применяет унифицированные формы учетных документов.
РЕШЕНИЕ

1. Проведен анализ проектов оптимизированных кадровых процессов, по итогу которого:

  • Была подтверждена возможность исключения 90% документов, которые планировали исключить в компании,
  • Была предложена дополнительная оптимизация кадровых документов: исключение еще 5 документов, оптимизация форм 15 кадровых документов. 

2. Были скорректированы документы:

  • Учетная политика
  • Должностные инструкции ряда лиц, участвующих в оформлении кадровых документов

3. Были разработаны:

  • Регламент по подписанию первичных документов
  • Регламент по оформлению кадровых процедур (оптимизированных)

4. Были проведены совещания-обсуждения со всеми заинтересованными лицами.

Результат

  • Сокращение количества документов на 120% по сравнению с проектом клиента,
  • Сокращение дополнительных трудозатрат более чем на 40% по сравнению с проектом клиента,
  • Обеспечение требований по ведению бухгалтерского учета по достоверности и достаточности первичных документов.
Обратитесь к экспертам компании "Митрофанова и партнеры" для проведения аудита кадрового делопроизводства. Мы проверим соблюдение требований законодательства по оформлению основных кадровых документов. Внешний экспертный взгляд поможет не только увидеть риски компании и директора, но и эффективно исправить их. Такая диагностика - отличная профилактика накопления дальнейших рисков для бизнеса!

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"
Поделиться материалом
Скопировать ссылку