Корпоративный номер из личного: как использовать
Перевод личного номера телефона в статус корпоративного номера и оплата связи работодателем - распространенная практика. Но значит ли это, что компания вправе размещать корпоративный телефон где угодно: во внутренних документах, на сайте, в справочниках и рекламе?
Разберем, какие согласия нужны и что говорит закон.
Личный номер телефона становится корпоративным
Сам факт передачи личного номера телефона в пользование работодателя и оплата им услуг связи (компенсация расходов) не означают перехода права собственности на номер к компании.
Если номер остается в собственности работника, он относится к персональным данным (п. 1 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Ситуация принципиально меняется, когда абонентом становится работодатель и приобретает права и обязанности абонента по договору с оператором связи. В этом случае номер переходит в статус корпоративного, и для его использования и размещения (как на внутреннем портале, так и на официальном сайте, в рекламе или соцсетях) никакие согласия сотрудника не требуются.
Поэтому ключевое значение имеет не то, кто платит за связь, а то, переоформлен ли договор с оператором связи на компанию, где именно размещается корпоративный телефон и позволяет ли он идентифицировать конкретного работника.
Размещение корпоративного номера во внутренних источниках работодателя
Если номер по-прежнему принадлежит работнику (работодатель лишь компенсирует связь), то для использования личного номера в рабочих целях и размещения корпоративного номера во внутренних корпоративных источниках нужно законное основание обработки персональных данных, предусмотренное п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Обработка допускается только с согласия субъекта персональных данных.
Согласно ст. 86 Трудового кодекса РФ, обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов, содействия в трудоустройстве, обучении, обеспечении личной безопасности, контроля количества и качества работы и сохранности имущества.
Важные правила, если номер остается в собственности работника:
- Необходимо получить согласие работника на обработку персональных данных.
- Цель и порядок использования корпоративного телефона нужно закрепить в локальных нормативных актах работодателя (в частности, в положении об обработке персональных данных работников) с учетом требований ст. 87 Трудового кодекса РФ.
- При передаче данных третьей стороне без письменного согласия работника работодатель не вправе сообщать их, за исключением случаев, предусмотренных ст. 88 Трудового кодекса РФ (например, для предупреждения угрозы жизни и здоровью).
Если же номер полностью переоформлен на компанию и стал корпоративным, никакие согласия работника для его использования во внутренних источниках не требуются.
Размещение корпоративного номера во внешних источниках
- Если номер принадлежит сотруднику, а компания лишь оплачивает связь, публикация корпоративного номера на официальном сайте компании, в публичных справочниках, рекламных материалах, социальных сетях и иных общедоступных источниках является распространением персональных данных - действиями, направленными на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (п. 5 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Для этого требуется отдельное согласие работника на обработку персональных данных, разрешенных для распространения. Оно оформляется отдельно от иных согласий, а работник должен иметь возможность определить перечень персональных данных по каждой категории (ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Передача личного номера телефона в пользование работодателю и оплата связи такое согласие не заменяют.
- Если номер стал корпоративным (договор переоформлен на компанию), то никакие согласия работника для его размещения во внешних источниках не требуются.
Сравнительная таблица требований к размещению номера
| Направление использования | Статус номера | Требуемые действия работодателя | Необходимое согласие работника |
|---|---|---|---|
| Внутренние источники (корпоративный портал, внутренний справочник) | Номер принадлежит работнику (компания компенсирует связь) | Закрепить порядок использования в локальном нормативном акте | Согласие на обработку персональных данных |
| Внешние источники (сайт компании, реклама, соцсети) | Номер принадлежит работнику (компания компенсирует связь) | Обеспечить возможность определения перечня данных и целей | Отдельное согласие на распространение |
| Любые источники (внутренние и внешние) | Договор переоформлен на компанию (номер стал корпоративным) | Использовать как контакт компании | Никакие согласия не требуются |
Коротко о главном
- Личный номер телефона работника - это персональные данные, и простая оплата связи работодателем сама по себе ничего не меняет. В этом случае для внутренних источников нужно согласие на обработку и закрепление порядка в локальных актах, а для внешних — отдельное согласие на распространение.
- Если договор с оператором связи переоформлен на компанию, номер официально становится корпоративным. В этой ситуации для его размещения в любых источниках никакие согласия работника не требуются.
При этом, если использование корпоративной связи происходит в рамках служебной поездки, работодателю следует также учитывать правила оплаты труда в нестандартное время - например, в ночное. Подробности вы можете узнать в нашем материале «Работа в ночное время в командировке: нужно ли доплачивать».
Если вам нужно грамотно оформить согласия, локальные акты или разобраться в конкретной ситуации с корпоративным номером и личным номером телефона, обратитесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты готовы подключиться к решению ваших задач.
Мы поможем грамотно оформить документы и найти безопасные правовые решения:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Можно ли использовать личный номер телефона в рабочих целях без оформления документов?
Ответ: Нет. Если номер принадлежит сотруднику, номер телефона относится к персональным данным (п. 1 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Его использование требует законного основания, например, согласия работника, а порядок должен быть закреплен в локальных нормативных актах (ст. 87 Трудового кодекса РФ).
Вопрос 2. Можно ли размещать корпоративный номер во внутренних справочниках без согласия работника?
Ответ: Все зависит от статуса номера. Если работодатель просто оплачивает связь на личном номере сотрудника, согласие обязательно. Кроме того, цель и порядок использования личного номера телефона стоит закрепить в локальных актах работодателя. Если же номер переоформлен на компанию и стал корпоративным, согласие получать не нужно.
Вопрос 3. В каких случаях для публикации номера во внешних источниках не требуется отдельное согласие?
Ответ: Согласие не требуется, если номер стал корпоративным (договор переоформлен на организацию). В этом случае компания вправе размещать его на сайте, в рекламе и справочниках без каких-либо согласий со стороны работника.
Вопрос 4. Что изменится, если договор с оператором связи переоформят на компанию?
Ответ: Абонентом станет работодатель. Номер приобретет статус корпоративного, и любые требования о получении согласий работника (как на обработку, так и на распространение персональных данных) полностью снимаются. Компания сможет свободно использовать номер во внутренних и внешних источниках.
