Работа в ночное время в командировке: нужно ли доплачивать

Законодательство четко регулирует вопросы компенсации труда в особых условиях, однако на практике у работодателей часто возникают споры с сотрудниками. Один из самых сложных вопросов - нужно ли оплачивать работу в ночное время, если сотрудник выполнял её во время служебной командировки по собственной инициативе, а предварительного письменного приказа руководство не издавало? 

Рассмотрим этот вопрос подробно.

Нужно ли оплачивать ночную работу во время командировки?

Работодатель может столкнуться с ситуацией, когда работники сообщают о выполнении служебных обязанностей в ночное время во время командировки уже после ее окончания. Например, сотрудники направили служебные записки в октябре, указав, что работали ночью в сентябре.

Возникает вопрос: обязан ли работодатель начислить доплату, если предварительное распоряжение о работе ночью не издавалось?

Однозначного ответа в рассматриваемой ситуации нет. Возможны два подхода: оплатить фактически выполненную ночную работу либо отказать в доплате, опираясь на особый порядок оплаты периода командировки и позицию Роструда. При этом отсутствие предварительного письменного распоряжения само по себе не означает, что работодатель вправе не учитывать фактически выполненную работу. Необходимо выяснить обстоятельства ее выполнения и определить, имелись ли основания для дополнительной оплаты.

Какое время считается ночным?

Согласно ст. 96 Трудового кодекса РФ ночным считается время с 22:00 до 06:00. В соответствии со ст. 154 Трудового кодекса РФ каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях.

Кроме того, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (часть четвертая ст. 91 Трудового кодекса РФ). Работник, в свою очередь, имеет право на своевременную и полную выплату заработной платы (ст. 21 Трудового кодекса РФ).

Однако при командировке возникает дополнительный вопрос: подлежит ли отдельной оплате фактически выполненная работа в ночное время, если за дни командировки за работником сохраняется средний заработок?

Два подхода к оплате ночной работы в командировке

В рассматриваемой ситуации можно выделить два варианта действий работодателя:

Вариант 1. Принять служебную записку и начислить доплату

Работодатель может принять служебные записки работников и организовать проверку обстоятельств выполнения работы ночью.

Если установлено, что работники действительно выполняли служебные обязанности в ночное время с ведома руководителя либо в силу производственной необходимости, можно оформить выплату доплаты.

Для оформления выплаты рекомендуется:

1. Принять служебные записки работников.
2. Провести внутреннюю проверку и запросить письменные пояснения.
3. Установить, давал ли руководитель поручения, согласовывал ли выполнение задания ночью и принимал ли результаты работы.
4. Зафиксировать результаты проверки во внутреннем документе.
5. Издать приказ о признании работы в ночное время обоснованной производственной необходимостью и начислении соответствующей доплаты.
6. Скорректировать табель учета рабочего времени за соответствующий месяц и начислить повышенную оплату за подтвержденные ночные часы.

Приказ можно составить в произвольной форме. В нем целесообразно указать работников, период и часы работы, основания для выплаты, а также поручения ответственным лицам по корректировке табеля и начислению доплаты.

Вариант 2. Отказать в отдельной оплате ночных часов

Другой подход основан на позиции Роструда, изложенной в письме от 27.03.2025 № ПГ/04657-6-1. Ведомство указывает, что за работником сохраняется средний заработок за дни командировки, а оплата фактически отработанного времени в этот период не предусмотрена. Поэтому оснований для повышенной оплаты работы в ночное время, по мнению Роструда, не возникает, если иное не установлено коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Работодатель может использовать эту позицию при рассмотрении вопроса об отказе в доплате.

Вместе с тем необходимо учитывать риск трудового спора. Работники могут не согласиться с отказом и потребовать взыскать доплату за ночную работу, а также проценты за задержку причитающихся выплат по ст. 236 Трудового кодекса РФ.

Следовательно, принимать решение об отказе без анализа фактических обстоятельств и действующих у работодателя условий оплаты труда не рекомендуется.

Почему важно установить инициативу работодателя?

При проверке обстоятельств необходимо выяснить, кто инициировал выполнение работы ночью и знал ли о ней работодатель.

Согласно ст. 99 Трудового кодекса РФ сверхурочной является работа, выполняемая по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени. Если сотрудник самостоятельно продолжил выполнять трудовые обязанности после окончания рабочего времени, без поручения и ведома работодателя, такая работа не становится сверхурочной автоматически.

Однако ситуация может оцениваться иначе, если руководитель фактически поручил выполнить задание ночью, предложил продолжить работу за пределами установленного времени либо знал о работе и допустил ее выполнение.

Поэтому одной служебной записки недостаточно для автоматического начисления конкретной суммы доплаты. Она служит поводом для проверки, в ходе которой необходимо подтвердить сам факт работы, ее продолжительность и обстоятельства выполнения.

Какие риски возникают у работодателя?

Выбор порядка действий может повлечь следующие риски:

1. Трудовой спор. При отказе в доплате работники могут обратиться в суд с требованием взыскать соответствующие суммы и проценты за задержку выплат по ст. 236 Трудового кодекса РФ.
2. Административная ответственность. Нарушение трудового законодательства, в том числе порядка учета и оплаты рабочего времени, может повлечь ответственность по части 1 и части 6 ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях - при наличии предусмотренных соответствующими нормами оснований.
   По части 1 указанной статьи предусмотрены предупреждение или штраф: для должностных лиц - от 1 000 до 5 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей - от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.
   По части 6 предусмотрены предупреждение или штраф за невыплату либо неполную выплату в установленный срок заработной платы и других выплат в рамках трудовых отношений, если отсутствует уголовно наказуемое деяние. Для должностных лиц штраф составляет от 10 000 до 20 000 рублей, для индивидуальных предпринимателей - от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.
3. Налоговые претензии при неправильном оформлении выплаты. Если доплата за ночную работу документально подтверждена и оформлена как выплата в рамках трудовых отношений, она может включаться в расходы на оплату труда в соответствии со ст. 255 Налогового кодекса РФ. Такие выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Риски возникают, в частности, если выплату оформляют некорректно, например как материальную помощь.

Помимо ночных часов, в командировках часто возникает необходимость работы в выходные дни. Важно не путать эти понятия, так как правила оплаты разные - узнать подробнее о нюансах оплаты вы можете в статье «Как оплатить работу в выходной день при предоставлении отгула».

Как работодателю действовать в спорной ситуации?

Чтобы принять обоснованное решение, работодателю следует последовательно проверить документы и фактические обстоятельства:

1. Принять служебные записки, даже если они поступили после окончания командировки.
2. Запросить письменные пояснения работников о причинах, времени и обстоятельствах выполнения работы ночью.
3. Уточнить у руководителя, давались ли поручения, согласовывалась ли ночная работа и принимались ли ее результаты.
4. Проверить условия трудовых договоров, коллективного договора и локальных нормативных актов об оплате труда в командировках.
5. Зафиксировать результаты проверки во внутреннем документе.
6. Выбрать обоснованный вариант действий и оформить решение документально.

Если принято решение о выплате доплаты, необходимо издать приказ, скорректировать табель за сентябрь и начислить повышенную оплату за подтвержденные ночные часы. Работодателю важно не ограничиваться формальной проверкой наличия приказа. Решение должно учитывать реальные обстоятельства выполнения работы, документы и установленные условия оплаты труда.

Если вы столкнулись со сложными спорами по оплате труда командированных сотрудников или рискуете получить штрафы от трудовой инспекции, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты проведут экспресс-аудит кадрового документооборота, помогут грамотно оформить приказы и защитить ваши интересы в суде. 

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Можно ли оплатить ночную работу в командировке, если приказ заранее не издавался?

Ответ: Да, такой вариант возможен. Работодателю необходимо установить фактические обстоятельства работы, проверить, была ли она выполнена с его ведома или по производственной необходимости, и оформить выплату документально. Само по себе отсутствие предварительного письменного распоряжения не исключает возможность доплаты.

Вопрос 2. Обязан ли работодатель оплачивать ночные часы в командировке?

Ответ: В рассматриваемой ситуации существуют два подхода. Один предполагает оплату подтвержденной ночной работы, другой основывается на позиции Роструда о сохранении среднего заработка за период командировки и отсутствии оснований для отдельной оплаты фактически отработанного времени. При принятии решения необходимо учитывать обстоятельства работы и условия оплаты, предусмотренные у работодателя.

Вопрос 3. Как оформить доплату за ночную работу после окончания командировки?

Ответ: Рекомендуется принять служебную записку, провести проверку, зафиксировать ее результаты, издать приказ о начислении доплаты и скорректировать табель учета рабочего времени за соответствующий месяц. Выплату следует оформить как оплату труда, а не как материальную помощь.

Вопрос 4. Может ли работодатель отказать в доплате, если работник сам решил работать ночью?

Ответ: Самостоятельное выполнение работы без поручения и ведома работодателя имеет значение для правовой оценки ситуации. Однако одного утверждения работника или работодателя недостаточно: необходимо установить реальные обстоятельства, включая осведомленность руководителя, наличие поручений и принятие результатов работы.

Вопрос 5. Какая ответственность предусмотрена за отказ в доплате?

Ответ: В зависимости от обстоятельств возможны трудовой спор, взыскание причитающихся выплат и процентов за задержку по ст. 236 Трудового кодекса РФ, а также административная ответственность по части 1 и части 6 ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях при наличии соответствующих оснований.