Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при стаже менее года

Вопрос о том, как правильно начислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сотруднику, отработавшему в компании менее одного года, часто ставит в тупик кадровиков и бухгалтеров. 

В этой статье разберем, как корректно определить размер выплаты за неиспользованные дни отдыха, какие коэффициенты применять и как не нарушить права сотрудника.

Как определить количество дней для выплаты?

Согласно ст. 127 Трудового кодекса РФ, при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска. Если сотрудник отработал менее года, количество дней рекомендуется определять пропорционально отпускному стажу.

Согласно ст. 11 Конвенции N 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках (пересмотренная в 1970 году)», работнику, проработавшему минимальный период, после прекращения трудовых отношений выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, пропорциональная продолжительности периода его работы, за который ему не был предоставлен отпуск.

Это означает, что количество дней, подлежащих компенсации за отпуск при увольнении, напрямую зависит от отработанного времени. Для стандартного отпуска в 28 календарных дней (если работнику не полагается удлиненный основной отпуск) за рабочий год расчет производится за фактически отработанные дни.

Этот принцип является базовым при формировании окончательного расчета, в том числе при увольнении по соглашению сторон, где стороны могут договориться о дополнительных гарантиях сверх обязательных сумм - подробнее читайте в нашем материале «Увольнение по соглашению сторон: права и риски».

Какой применять коэффициент для расчета компенсации?

Чтобы выполнить корректный расчет компенсации за неиспользованный отпуск за полностью отработанный месяц, на практике используют два варианта.

Для наглядности представим их в виде таблицы:

*12-й месяц фактически является отпуском, поэтому для расчета берется 11 месяцев.

Как рассчитать компенсацию за отпуск за неполный месяц?

Ситуация усложняется, если месяц отработан не полностью. Обязательных к применению нормативных актов, которые бы четко регламентировали расчет компенсации за отпуск при увольнении в таком случае, нет.

Ранее в этих целях применялись «Правила об очередных и дополнительных отпусках», утвержденные НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Однако этот документ не является обязательным. На него распространяется механизм «регуляторной гильотины» на основании Федерального закона от 31.07.2020 № 247-ФЗ «Об обязательных требованиях в Российской Федерации». Подробнее о том, как работает эта реформа и как она повлияла на кадровые нормы, можно прочитать в нашем материале про регуляторную гильотину «Регуляторная гильотина в трудовом праве». Это значит, что проверяющие органы не могут оценивать соблюдение его требований и привлекать к ответственности за их неисполнение.

В связи с этим у работодателя есть право самостоятельно разработать и закрепить в локальном акте алгоритм расчета компенсации за неиспользованный отпуск для неполного месяца.

Для получения консультации или заказа услуги по кадровому делопроизводству и трудовому праву обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры»: наши эксперты помогут с расчетами компенсации за отпуск и с оформлением кадровых документов.

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Что делать, если сотрудник отработал в компании 15 дней и увольняется?

Ответ: В данном случае компенсация положена и ее нужно заплатить за 15 дней работы. По закону право на компенсацию возникает, если сотрудник отработал не менее половины месяца. 15 дней - это как раз половина месяца (при 30-дневном месяце), поэтому этот период округляется до полного месяца, и работодатель обязан выплатить компенсацию пропорционально отработанному времени.

Вопрос 2. Обязательно ли использовать коэффициент 2,55 при расчете компенсации за отпуск, или можно оставить 2,33?

Ответ: Нет, это не строгая обязанность. Законодательство не устанавливает единого обязательного коэффициента. Вы можете использовать значение 2,33, так как эта цифра чаще встречается в разъяснениях Минтруда. Главное - закрепить выбранный способ расчета компенсации за неиспользованный отпуск во внутренних документах компании (например, в положении об оплате труда) во избежание споров с работниками и проверяющими органами.

Вопрос 3. Можно ли не выплачивать компенсацию за отпуск при увольнении, а предоставить отпуск с последующим увольнением?

Ответ: Да, это возможно. Согласно ст. 127 Трудового кодекса РФ, по письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. Работник получает не денежную компенсацию за отпуск, а сами дни отдыха.

Вопрос 4. Как пересчитать дни, если работнику по закону положен удлиненный основной отпуск?

Ответ: Базовые коэффициенты (2,33 или 2,55) применяются только для стандартного отдыха в 28 календарных дней. Если сотруднику (например, педагогу, инвалиду или несовершеннолетнему) положен удлиненный отпуск, коэффициент нужно пересчитывать: фактическое количество дней удлиненного отпуска делится на 12 (или 11) месяцев работы.