Преимущества электронного документооборота
Перевод документов в электронный формат – один из наиболее эффективных вариантов оптимизации документооборота. Переход на электронный документооборот затрагивает многие сферы общественной жизни. Поэтому с каждым годом все больше услуг могут быть получены в электронном виде.
В настоящее время общество и бизнес признают преимущества перехода на ЭДО, постепенно отходят от привычного всем бумажного документооборота и делают выбор в пользу электронного. Тем самым они экономят как материальные, так и временные ресурсы, связанные с ежедневным оформлением документов. В статье обсудим преимущества кадрового электронного документооборота.
Какие кадровые документы можно вести в электронной форме, подскажет ваш персональный консультант по трудовому праву. |
Основные преимущества электронного документооборота
Внедрение электронного кадрового документооборота наглядно демонстрирует преимущества ЭДО перед привычными бумажными документами.
Основными преимуществами ЭДО:
- сокращение ошибок из-за человеческого фактора благодаря применению технических средств контроля;
- возможность использовать электронные документы (также, как и бумажные) при прохождении инспекционных проверок для подтверждения определенных юридических фактов и предъявления в качестве доказательств при возникновении трудового спора;
- прозрачность согласования, утверждения и ознакомления с документом при ЭДО, сокращение времени на указанные процедуры.
Это особенно важно, когда документ должны согласовать сразу нескольких должностных лиц, чтобы он по каким-то причинам не «застрял» на любой из стадий;
- повышение сохранности данных, минимизация риска подделки документа.
Такой эффект достигается за счет того, что электронные документы подписывают электронными подписями, которые имеют нужный уровень защиты;
- отсутствие необходимости распечатывать, подписывать, подшивать и хранить бумажные документы при переходе на ЭДО.
Как следствие, сокращаются не только трудозатраты на все эти операции, но и расходы на бумагу, содержание принтеров, исчезает необходимости хранить большой объем бумажных документов;
- сокращение количества времени, необходимого на поиск необходимого документа.
Система позволяет найти нужный электронный документ за секунды, в то время как на поиск нужного бумажного документа требует гораздо больше времени и др.
Обратите внимание! Благодаря ЭДО трудозатраты на сопровождение кадрового документооборота в среднем сокращаются до 60 процентов. |
Об основных ошибках при внедрении ЭДО, об этапах оптимизации документооборота, а также об альтернативном способе внедрения ЭДО – электронном взаимодействии, вы узнаете на нашем сайте.
СПРАВКА
Документы, которые нельзя вести в электронном виде:
документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые. |
Примеры перехода на электронный кадровый документооборот
Многие компании в кадровом делопроизводстве постепенно отказываются от привычных бумажных документов в пользу их электронных аналогов в силу требований закона.
В частности, уже сейчас произошел переход:
- от бумажных листов нетрудоспособности на электронные больничные листы;
- от получения СНИЛС в бумажном варианте к подтверждению в электронном виде регистрации в системе персонифицированного пенсионного учета.
- от бумажных трудовых книжек – к сведениям о трудовой деятельности, которые ведут в единой базе Пенсионного фонда России (бумажные трудовые теперь ведут только по желанию работника – ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).
Важно! Изменения в Трудовом кодекс в ноябре 2021 года (новые статьи 22.1 – 22.3) – это очередной этап при переходе на ЭДО. Следовательно, переход на электронные формы документов в кадровых службах компаний – это лишь вопрос времени. Поэтому рекомендуем «погружаться» в его тонкости уже сейчас. |
АЛГОРИТМ
Порядок введения ЭДО (ст. 22.2 ТК РФ)
Для работающих сотрудников:
Для кандидатов: необходимо информирование об использовании ЭДО (уведомление или ознакомление с ЛНА). |
Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор
Наши опытные специалисты окажут методическое сопровождение вашей компании при переходе на КЭДО. Вы получите не только готовый алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, но и экспертные заключения с рекомендациями по каждой кадровой процедуре и разработанные формы кадровых документов. |
- Комментарии