Сверху под шапкой
+7 (800) 350-51-32
Войти
119002, Москва г, Калошин пер, дом 4, строение 1,этаж 1, помещение I-Кз
Mip-expert.ru
⚡️ Суды ⚡️
Услуги
Эксперты
Кейсы и статьи
Компания
  • О компании
  • Эксперты
  • Реквизиты
  • Клиенты
  • Отзывы клиентов
Контакты
ИПК
Мероприятия
Курсы для HR
    Mip-expert.ru
    ⚡️ Суды ⚡️
    Услуги
    Эксперты
    Кейсы и статьи
    Компания
    • О компании
    • Эксперты
    • Реквизиты
    • Клиенты
    • Отзывы клиентов
    Контакты
    ИПК
    Мероприятия
    Курсы для HR
      Преимущества электронного документооборота
      • ⚡️ Суды ⚡️
      • Услуги
      • Эксперты
      • Кейсы и статьи
      • Компания
        • Назад
        • Компания
        • О компании
        • Эксперты
        • Реквизиты
        • Клиенты
        • Отзывы клиентов
      • Контакты
      • ИПК
      • Мероприятия
      • Курсы для HR
      • Мой кабинет
      • +7 (800) 350-51-32
      119002, Москва г, Калошин пер, дом 4, строение 1,этаж 1, помещение I-Кз
      mip@mip-expert.ru
      Все кейсы
      Аудиты
      Аудиты

      Преимущества электронного документооборота

      • Главная
      • Кейсы
      • Аудиты
      • Преимущества электронного документооборота

      Перевод документов в электронный формат – один из наиболее эффективных вариантов оптимизации документооборота. Переход на электронный документооборот затрагивает многие сферы общественной жизни. Поэтому с каждым годом все больше услуг могут быть получены в электронном виде.

      В настоящее время общество и бизнес признают преимущества перехода на ЭДО, постепенно отходят от привычного всем бумажного документооборота и делают выбор в пользу электронного. Тем самым они экономят как материальные, так и временные ресурсы, связанные с ежедневным оформлением документов. В статье обсудим преимущества кадрового электронного документооборота.

      Какие кадровые документы можно вести в электронной форме, подскажет ваш персональный консультант по трудовому праву.

      Содержание:
      • Основные преимущества электронного документооборота
      • Примеры перехода на электронный кадровый документооборот

      Основные преимущества электронного документооборота

      Внедрение электронного кадрового документооборота наглядно демонстрирует преимущества ЭДО перед привычными бумажными документами.

      Основными преимуществами ЭДО:

      • сокращение ошибок из-за человеческого фактора благодаря применению технических средств контроля;
      • возможность использовать электронные документы (также, как и бумажные) при прохождении инспекционных проверок для подтверждения определенных юридических фактов и предъявления в качестве доказательств при возникновении трудового спора;
      • прозрачность согласования, утверждения и ознакомления с документом при ЭДО, сокращение времени на указанные процедуры.

      Это особенно важно, когда документ должны согласовать сразу нескольких должностных лиц, чтобы он по каким-то причинам не «застрял» на любой из стадий;

      •  повышение сохранности данных, минимизация риска подделки документа.

      Такой эффект достигается за счет того, что электронные документы подписывают электронными подписями, которые имеют нужный уровень защиты;

      • отсутствие необходимости распечатывать, подписывать, подшивать и хранить бумажные документы при переходе на ЭДО.

       Как следствие, сокращаются не только трудозатраты на все эти операции, но и расходы на бумагу, содержание принтеров, исчезает необходимости хранить большой объем бумажных документов;

      • сокращение количества времени, необходимого на поиск необходимого документа.

      Система позволяет найти нужный электронный документ за секунды, в то время как на поиск нужного бумажного документа требует гораздо больше времени и др.

      Обратите внимание! Благодаря ЭДО трудозатраты на сопровождение кадрового документооборота в среднем сокращаются до 60 процентов.

      Об основных ошибках при внедрении ЭДО, об этапах оптимизации документооборота, а также об альтернативном способе внедрения ЭДО – электронном взаимодействии, вы узнаете на нашем сайте.

      СПРАВКА

       

      Документы, которые нельзя вести в электронном виде:

       

      • трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ);
      • акт о несчастном случае на производстве (ст.  230 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 24.10.2002 № 73 (включен в перечень исключений – Постановление Правительства №2467);
      • приказ об увольнении работника (ст. 84.1 ТК РФ);

      документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые.

      Примеры перехода на электронный кадровый документооборот

      Многие компании в кадровом делопроизводстве постепенно отказываются от привычных бумажных документов в пользу их электронных аналогов в силу требований закона.

      В частности, уже сейчас произошел переход:

      • от бумажных листов нетрудоспособности на электронные больничные листы;
      • от получения СНИЛС в бумажном варианте к подтверждению в электронном виде регистрации в системе персонифицированного пенсионного учета.
      • от бумажных трудовых книжек – к сведениям о трудовой деятельности, которые ведут в единой базе Пенсионного фонда России (бумажные трудовые теперь ведут только по желанию работника – ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).

      Важно! Изменения в Трудовом кодекс в ноябре 2021 года (новые статьи 22.1 – 22.3) – это очередной этап при переходе на ЭДО. Следовательно, переход на электронные формы документов в кадровых службах компаний – это лишь вопрос времени. Поэтому рекомендуем «погружаться» в его тонкости уже сейчас.

       

      АЛГОРИТМ

       

      Порядок введения ЭДО (ст. 22.2 ТК РФ)

       

      Для работающих сотрудников:

       

      • работодатель принимает решение (приказ, распоряжение) об ЭДО;
      • утверждается локальный нормативный акт (далее – ЛНА) об ЭДО вместе с Порядком осуществления ЭДО (с учетом мнения ППО в порядке ст. 372 ТК РФ);
      • работодатель уведомляет сотрудников в срок, установленный в ЛНА, о переходе на ЭДО и о праве дать на него свое согласие;
      • работодатель получает согласие от сотрудника на ЭДО (отсутствие согласия считается отказом).

       

      Для кандидатов: необходимо информирование об использовании ЭДО (уведомление или ознакомление с ЛНА).

      Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор

      Наши опытные специалисты окажут методическое сопровождение вашей компании при переходе на КЭДО. Вы получите не только готовый алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, но и экспертные заключения с рекомендациями по каждой кадровой процедуре и разработанные формы кадровых документов.

      • Комментарии
      Загрузка комментариев...

      Назад к списку Следующая статья
      Подписывайтесь на новости:
      Компания
      О компании
      Эксперты
      Реквизиты
      Клиенты
      Отзывы клиентов
      Услуги
      Консультант по трудовому праву 24/7
      Профстандарты: отчетные документы
      Кадровый аудит
      Аудит охраны труда
      Аудит оплаты труда
      Наши контакты

      +7 (800) 350-51-32
      Будни: с 9:00 до 18:00
      119002, Москва г, Калошин пер, дом 4, строение 1,этаж 1, помещение I-Кз
      mip@mip-expert.ru