Что учесть при переходе на электронное делопроизводство
Поэтому, решив перейти на электронное делопроизводство в кадрах, важно учитывать индивидуальные особенности именно вашей компании, а не доводы:
- «у всех уже все внедрено, одни мы отстающие»;
- «если в компании Х внедрили, значит, и мы можем» и т. д.
Обсудим, какие вопросы проекта учесть, чтобы не допустить его провала.
- Организация электронного делопроизводства: с чего начать
- Электронное кадровое делопроизводство: факторы при внедрении
Организация электронного делопроизводства: с чего начать
Когда руководство подало идею и распорядилось внедрить электронный документооборот, – спорить с ним сложно. Однако аргументировать и обосновать реальную стоимость такого проекта и его сложности (как технического, так и управленческого характера) – обязательно нужно. При этом важно учесть определенные факторы.
Какие документы нельзя вести электронно, подскажет персональный консультант по трудовому праву
Электронное кадровое делопроизводство: факторы при внедрении
Выделяют четыре основных фактора, которые нужно учесть при переходе на ЭДО. Разберем их по порядку.Фактор 1: бюджет для перехода на ЭДО
Бюджет в первую очередь зависит от того, с помощью какой информационной системы вы будете выстраивать свое электронное делопроизводство.
Есть два варианта:
- своя информационная система;
- единый цифровой портал «Работа в России».
Каждый из вариантов должен быть оценен не только с точки зрения бюджета, но и других ключевых факторов, значимых для компании. К примеру:
- количества пользователей;
- гибкости при изменении;
- видов электронных подписей и т. д.
Фактор 2: наличие квалификации у внутренних специалистов для внедрения и сопровождения ЭДО: IT, управления персоналом, юридической службы, бухгалтерии и др.
Речь идет о проектной команде и ключевых пользователях электронного документооборота. Команда, которая имеет необходимую квалификацию, может как ускорить и оптимизировать процесс перехода на электронное делопроизводство, так и разрушить идею в ее зачатке.
Часто именно эта команда становится основным саботажником внедрения проекта даже на его конечных стадиях или уже после внедрения. «Разработали (купили), внедрили, а ничего не работает» – стандартная проблема многих компаний.
Фактор 3: специфика компании
Этот фактор включает в себя:
- наличие дистанционных работников, их количество, особенности взаимодействия;
- численность, возраст и квалификационный уровень персонала;
- возможность обеспечения доступа сотрудников к техническим средствам ЭКДО;
- сложившаяся система делопроизводства, условия коллективного договора, ЛНА;
- отрасль (специфика отраслевого законодательства).
Фактор 4: возможность защитить информацию
Речь идет об информации, отнесенной:
- к государственной тайне (при ее наличии);
- к коммерческой тайне организации (при ее наличии),
- к персональным данным – с учетом требований действующего законодательства.
ВАЖНО!
Компания с офисными работниками и промышленный завод будут по-разному внедрять электронное делопроизводство. Одинаковых рекомендаций для таких компаний быть не может. Поэтому нужно учитывать индивидуальные факторы - как персонала, так и специального законодательства
КОНСАЛТИНГОВАЯ ПОДДЕРЖКА ПРИ ПЕРЕХОДЕ НА ЭДО
Обратитесь в экспертную компанию для успешного перехода на ЭДО. Избегите управленческих ошибок, правовых и финансовых рисков. Доверьте построение алгоритма перевода кадровых процессов в электронный формат профессионалам
эксперт по трудовому праву,
управляющий партнер Компании «Митрофанова и партнеры»
