Порядок введения КЭДО: алгоритм действий

10 апреля 2026

При принятии работодателем решения о переходе на электронный кадровый документооборот нередко возникает вопрос: как правильно организовать процесс перехода с бумажного документооборота.
И данный вопрос является действительно важным, поскольку неправильный переход на КЭДО может привести к юридическим рискам, техническим сбоям, сопротивлению сотрудников и финансовым потерям работодателя.

Переход с бумажного на электронный документооборот требует тщательной подготовки и последовательного выполнения ряда шагов, включающих в себя оформление необходимых документов, выбор технической платформы, настройку бизнес-процессов, обучение сотрудников и поэтапное внедрение системы.

Рассмотрим, какие шаги необходимо предпринять работодателю, чтоб перевести документооборот в электронный вид.

Шаг 1. Подготовить «дорожную карту».

В данном случае важно определить:

лиц, ответственных за переход на электронный документооборот,
В такую рабочую группу могут войти, например, специалисты IT- отдела, представители HR-отдела, юристы, руководители подразделений.
цели, сроки перехода на КЭДО,
перечень действий, которые необходимо предпринять для перехода с бумажного документооборота на электронный.

Шаг 2. Провести аудит текущего документооборота.

Важно проанализировать:

какие кадровые документы используются в организации,
какие процессы используются для создания, согласования и хранения документов,
объем документооборота.

Исходя из такого анализа, можно будет сделать выводы:

какие документы ведутся в организации,
от каких, возможно, можно отказаться,
какие документы необходимо оставить на бумажном носителе (например, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажей по охране труда), а какие возможно перевести в электронный документооборот.

Шаг 3. Выбрать информационную систему, через которую будет осуществляться электронный документооборот в организации.

Для ведения электронного документооборота могут использоваться (ч. 4 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ):

платформа «Работа в России»,
собственная платформа работодателя,
сторонняя информационная система (например, HRlink, 1С:Кабинет сотрудника).

При выборе информационной системы рекомендуем учитывать:

1. функциональность системы (ее возможность поддерживать нужные виды электронных подписей, наличие шаблонов документов, интеграция с другими программами и т.д.),

2. безопасность баз данных, где буду храниться кадровые документы:
- соответствие требованиям ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»;
- шифрование данных при передаче и хранении;
- желательно наличие двухфакторной аутентификации;
- наличие защиты от несанкционированного доступа и взлома.

3. качество технической поддержки:
- оперативность реагирования на обращения;
- наличие нескольких способов связи (например, телефон, электронная почта, чат);
- наличие базы знаний, инструкций и обучающих материалов.

4. опыт провайдера в обслуживании систем КЭДО и отзывы других клиентов.

Шаг 4. Разработать локальные нормативные акты.

1. Издать решение (распоряжение, приказ) о внедрении КЭДО.
В таком приказе указываются (часть 2 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ):

собственно решение о введении в организации КЭДО;
сроки о дате введения КЭДО в организации.

Сроки определяет работодатель самостоятельно, но желательно заложить время на уведомление работников организации, а также на оформление согласий работников на взаимодействие посредством электронного документооборота;

сроки уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Такой срок определяется работодателем самостоятельно;

поручение о разработке локального нормативного акта о КЭДО, а также сроки разработки такого документа;
перечень электронных документов, в отношении которых будет применяться КЭДО, а также перечень работников, на которых будет распространяться электронный документооборот;
информационная система, с помощью которой будет осуществляться электронный документооборот в организации.

2. Разработать локальный нормативный акт о КЭДО.
В таком локальном нормативном акте должны быть следующие условия (часть 3 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ):

сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;
виды электронных подписей, которые применяются в организации;
перечень электронных документов, в отношении которых будет применяться КЭДО, а также перечень работников, на которых будет распространяться электронный документооборот;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов и в электронном виде, и на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости);
целесообразно определить:

- что понимается под «ознакомлением» работника и под «получением» документа;
- что является фактом подтверждения ознакомления работника;
- сроки ознакомления работника с таким документом;
- последствия неознакомления работника с таким документом.

Шаг 5. Уведомить работников о введении электронного документооборота и получить согласия работников о переходе на КЭДО.

Уведомить работников о введении электронного документооборота следует в сроки, которые установлены в решении о введении КЭДО.
Форму такого уведомления работодатель разрабатывает самостоятельно, поскольку конкретных требований в ТК РФ не установлено.

В таком уведомлении целесообразно указать:

о переходе на электронный документооборот при взаимодействии с работодателем,
о праве сотрудника согласиться на переход на КЭДО или отказаться (отказаться могут сотрудники, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года имеется трудовой стаж).

Оформить согласие или отказ работника можно как в виде отдельного документа, так и в самой форме уведомления о переходе на КЭДО.
Если сотрудник откажется от перехода на КЭДО, то в отношении такого работника сохранится бумажный документооборот.

Важно

Рекомендуется форму уведомления о введении электронного документооборота и (или) форму согласия/отказа работника о переходе на электронный документооборот утвердить в качестве приложения к локальному нормативному акту о КЭДО.

Шаг 6. Обеспечить сотрудников электронными подписями.

Работодателю необходимо решить вопрос, какие электронные подписи будут использоваться в КЭДО. Возможны следующие виды электронных подписей:

усиленная квалифицированная электронная подпись,
усиленная неквалифицированная подпись,
простая электронная подпись.

Возможно уточнить у работников, имеется ли у них уже электронная подпись. Если такая подпись у работника есть, то ее возможно использовать (ч. 13 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ).
Если же у работника электронной подписи нет, то необходимо создать работникам соответствующую электронную подпись.

Шаг 7. Обеспечить интеграцию кадрового электронного документооборота с другими системами организации (например, бухгалтерскими программами, учётными системами и электронным архивом, чтобы избежать ручного дублирования данных).

Шаг 8. Провести обучение работников.

Необходимо провести инструктаж для сотрудников и кадровиков, объяснить преимущества КЭДО, показать интерфейс системы и основные функции. Обучение лучше проводить поэтапно: сначала для кадрового отдела, затем для остальных сотрудников.

Шаг 9. Рекомендуется предусмотреть тестовый период по введению электронного документооборота.

Это позволит доработать некоторые процессы в организации и обеспечить далее бесперебойную работу.

Шаг 10. Ввести полностью электронный документооборот в организации.

После тестирования важно продолжать осуществлять сбор обратной информации от работников организации о возможных сбоях в программе, технических недочетах для внесения необходимых изменений и корректировок.

Таким образом, введение электронного документооборота требует соблюдения определенных этапов, а также принятия решений как организационного, так и технического характера.

Только последовательный алгоритм действий поможет снизить возможные риски при переходе на электронный документооборот, а также обеспечить максимальный потенциал КЭДО.