Кадровый электронный документооборот: основные положения.

17 марта 2026

Активное внедрение автоматизированных процессов и технологий привело к изменению и кадрового документооборота. Так, в 2021 году в Трудовом кодексе РФ появились новые нормы, устанавливающие порядок электронного документооборота между работником и работодателем.

В настоящей статье рассмотрим базовые вопросы: что такое электронный документооборот (КЭДО или ЭКДО), какими нормами регулируются отношения в части электронного документооборота, каковы основные цели и принципы КЭДО.

Содержание:

Что такое кадровый электронный документооборот?
Правовое регулирование электронного документооборота в трудовых отношениях.
Основные цели и принципы КЭДО.
На какие документы может распространяться КЭДО, а на какие - нет?

1. Что такое кадровый электронный документооборот?

Легальное понятие кадрового электронного документооборота (далее – КЭДО) закреплено частью 1 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ.

Так, под электронным документооборотом понимается создание, подписание и использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Иными словами, КЭДО – это способ ведения кадрового документооборота в электронном виде.

Если раньше почти любое кадровое решение оформлялось на бумажном носителе, то после введения работодателем системы КЭДО, бумажное оформление таких документов не требуется.
Обмен такими документами осуществляется посредством специальных информационных систем, а подпись документов осуществляется путем проставления электронной подписи.

Участниками кадрового электронного документооборота являются:

работодатель,
работник,
лицо, поступающее на работу.

Важно

Обращаем внимание, что документы, оформленные и подписанные в системе КЭДО с соблюдением установленных требований, имеют такую же юридическую силу, как и документы на бумажном носителе, подписанные собственноручной подписью.

2. Правовое регулирование электронного документооборота в трудовых отношениях.

Внедрение и применение кадрового электронного документооборота осуществляется комплексом нормативно-правовых актов, включая Трудовой кодекс РФ, федеральные законы, а также подзаконные акты Правительства РФ и приказы Минтруда России.
Рассмотрим их подробнее.

1. Трудовой кодекс РФ.
Основной нормативно-правовой акт в части регулирования КЭДО. Регулированию КЭДО посвящены статьи 22.1-22.3.

Названные статьи регулируют понятие электронного документооборота в трудовых отношениях, способы и порядок осуществления КЭДО, порядок использования электронной подписи, особенности взаимодействия работника и работодателя посредством КЭДО.

Положения о применении КЭДО были внесены Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ.

2. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Данный закон регулирует вопросы подписания электронных документов и определяется порядок использования всех видов электронных подписей, которые используются в КЭДО - усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП), простая электронная подпись (ПЭП).

3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Данный нормативно-правовой акт устанавливает основные требования для электронного документооборота в России.
В частности, указанным законом определяются:

понятие электронного документа,
требования к электронному документу,
требования к защите информации.

Указанные положения применяются и к электронному документообороту в трудовых отношениях.

4. Постановления Правительства РФ от 01.07.2022 № 1192 «Об утверждении Правил взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, и федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».
Положения указанного постановления регулируют порядок взаимодействия информационной системы работодателя и единого портала.

5. Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».
Названный приказ устанавливает технические требования к формату документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

3. Основные цели и принципы КЭДО.

Можно выделить следующие цели КЭДО:

ускорение бизнес-процессов - КЭДО позволяет сократить время обработки кадровых документов, поскольку процессы оформления, передачи и подписания документы автоматизированы;
снижение затрат - КЭДО позволяет сократить расходы на бумагу, канцтовары, печать, услуги почтовой связи, поскольку документ оформляется в электронном виде;
обеспечение сохранности документов - электронные документы хранятся в электронных архивах, что способствует минимизации риска потери или порчи документов;
упрощенное взаимодействие с работниками – все кадровые документы видны работнику и работодателю в специальной программе. Через такую программу и работник, и работодатель могут видеть, в каком статусе находится документ, подписан ли он работником и т.д.

Среди основных принципов КЭДО можно выделить следующие:

1. Добровольность.
Работодатели самостоятельно принимают решение о введении КЭДО (ч. 1 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ).

Кроме того, работники имеют право отказаться от применения в отношении их кадровый электронный документооборот, но при одном условии – если по состоянию на 31 декабря 2021 года у работника есть трудовой стаж (ч. 5, 6 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ).

2. Доступность.
У сотрудников появляется постоянный доступ к кадровым документам через личный кабинет, что упрощает взаимодействие работников с кадровой службой.

3. Прозрачность кадрового документооборота.
КЭДО позволяет зафиксировать весь процесс разработки документа от его оформления до подписания, а также любые действия, которые были осуществлены с документом.
Такая система позволяет отслеживать статусы документов и оперативно принимать дальнейшие решения для минимизации возможных рисков.

4. На какие документы может распространяться КЭДО, а на какие - нет?

Действующее трудовое законодательство прямо определяет, на какие документы распространяется КЭДО, а на какие – нет.

Итак, КЭДО применяется к документам, в отношении которых трудовым законодательством иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись (ч. 2 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ).

Это, например:

трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам,
приказы о приеме на работу, переводе (если они предусмотрены локальными нормативными актами), о наложении дисциплинарного взыскания и т.д.,
заявления работников,
уведомления,
графики отпусков, штатное расписание, табели учета рабочего времени, должностные инструкции, локальные нормативные акты и т.д.

Таким образом, в КЭДО допускается оформлять почти все документы, которые оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников знакомят под подпись.
Конкретный перечень документов определяется специальным локальным нормативным актом.

Однако КЭДО не может применяться в отношении:

трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников,
акта о несчастном случае на производстве по установленной форме,
приказа (распоряжения) об увольнении работника,
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Это правило прямо определено частью 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ.
Перечисленные документы могут оформляться только на бумажном носителе.