Как составить и соблюдать график отпусков: ответы на главные вопросы работодателей
11 сентября 2026
Планирование и предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков - один из самых трудоемких процессов в кадровом делопроизводстве. Работодатели регулярно сталкиваются с вопросами: как учесть «хвосты» отпусков за прошлые годы, как оформить документ при переходе части штата на электронный документооборот, чем заменить стандартное уведомление о начале отдыха и что будет, если сотрудники будут уходить в отпуск просто по заявлениям, игнорируя утвержденный график. В этой статье мы разберем самые частые проблемы, связанные с графиком отпусков, и расскажем, как минимизировать риски при проверках Государственной инспекции труда.
Оглавление:
1. Нужно ли включать в график отпусков остатки дней за прошлые годы?
2. Как оформить график отпусков при смешанном документообороте, если только часть сотрудников перешла на КЭДО?
3. Можно ли совместить ознакомление с графиком и уведомление о начале отпуска?
4. Какие риски несет несоблюдение графика отпусков?
5. Вопрос-ответ.
1. Нужно ли включать в график отпусков остатки дней за прошлые годы?
При составлении графика отпусков работодатель обязан отражать ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и все предоставляемые работнику ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Это следует из логики статей 114, 116 и 123 Трудового кодекса РФ, так как дополнительные отпуска также относятся к видам ежегодного оплачиваемого отпуска.Однако трудовое законодательство не устанавливает обязанности отражать в графике отпусков остатки неиспользованных дней за предыдущие рабочие периоды. Несмотря на это, на практике инспекторы труда могут обращать внимание на наличие задолженности по отпускам. В отдельных случаях, особенно при значительном накоплении неиспользованных дней отпуска, контролирующие органы могут требовать их отражения в графике.
Чтобы избежать споров и систематизировать кадровый учет, работодателям, использующим собственную форму графика, целесообразно предусмотреть в ней отдельную графу для остатков неиспользованных дней:
| Критерий учета | Требования законодательства | Практика и рекомендации для работодателя |
|---|---|---|
| Основной и дополнительный отпуск | Обязательно включать в график отпусков | Планировать предоставление в установленном порядке |
| Остатки дней за прошлые годы | Законодательство не требует отражения | Инспекторы ГИТ могут потребовать отражения при большой задолженности |
| Форма документа | Допускается использование собственной формы | Целесообразно добавить колонку для учета задолженности по отпускам |
2. Как оформить график отпусков при смешанном документообороте, если только часть сотрудников перешла на КЭДО?
Законодательство не устанавливает специального порядка оформления графика отпусков в ситуации, когда в организации одновременно применяются разные форматы кадрового документооборота.Если в вашей компании есть и сотрудники, перешедшие на электронный документооборот, и те, кто остался на бумажном варианте, вы можете предусмотреть в локальном нормативном акте (например, в Положении о КЭДО) сразу два варианта оформления графика отпусков:
- В электронном виде - для работников, охваченных системой КЭДО.
- На бумажном носителе - для остальных сотрудников.
3. Можно ли совместить ознакомление с графиком и уведомление о начале отпуска?
Согласно ч. 8 ст. 123 Трудового кодекса РФ, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.Трудовое законодательство не устанавливает жесткий способ ознакомления и не запрещает совмещать процедуру ознакомления с самим графиком отпусков и уведомлением о дате начала отдыха в одном документе. Если при ознакомлении с графиком (или отдельным листом ознакомления) работник получает информацию о конкретной дате начала отпуска и подтверждает это своей подписью, такое действие рассматривается как надлежащее извещение. Это не противоречит закону, поскольку соблюдается крайний срок - не позднее чем за две недели.
4. Какие риски несет несоблюдение графика отпусков?
График отпусков является обязательным кадровым документом как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ).Предоставление отпусков в сроки, отличающиеся от установленных графиком, без надлежащего оформления переноса создает серьезный риск. Заявление работника о предоставлении отпуска в иной период не является предусмотренным ст. 124 Трудового кодекса РФ основанием для переноса отпуска.
Игнорирование графика и оформление отпусков исключительно по заявлениям без документов о переносе может привести к привлечению работодателя к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Риск выявления нарушения высок при проверках ГИТ, так как соблюдение графика отпусков входит в предмет проверки согласно Приложению 7 к Приказу Роструда от 01.02.2022 № 20 «Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
Как минимизировать риски?
Необходимо предусмотреть в локальном нормативном акте возможность изменения сроков предоставления отпуска (переноса) по соглашению сторон. Статья 124 Трудового кодекса РФ допускает перенос отпуска в случаях, предусмотренных локальными нормативными актами.
Пример порядка: если работник хочет использовать отпуск в период, отличный от графика, он вправе обратиться с письменным заявлением не позднее чем за три недели до предполагаемого отдыха. Перенос срока осуществляется по соглашению сторон.
5. Вопрос-ответ
Вопрос 1. Обязан ли работодатель включать в график отпусков неиспользованные дни сотрудников за прошлые годы?Ответ: Нет, трудовое законодательство не устанавливает такой обязанности. В графике обязательно отражаются основной (28 дней) и дополнительные отпуска текущего периода. Однако на практике инспекторы ГИТ могут рекомендовать или требовать учета задолженности, поэтому работодателям рекомендуется использовать собственные формы графика с отдельной графой для остатков дней.
Вопрос 2. Можно ли не делать отдельное уведомление о начале отпуска, а просто дать сотруднику подписать лист ознакомления с графиком?
Ответ: Да, можно. Закон не запрещает совмещать ознакомление с графиком отпусков и уведомление о дате начала отдыха в одном документе. Главное условие - работник должен быть ознакомлен с конкретной датой начала отпуска под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Этот порядок следует закрепить в локальном нормативном акте компании.
Вопрос 3. Чем грозит работодателю предоставление отпуска по заявлению работника в даты, не совпадающие с утвержденным графиком отпусков?
Ответ. График отпусков обязателен для обеих сторон. Простое заявление работника не является законным основанием для переноса отпуска. Предоставление отдыха вне графика без надлежащего оформления переноса нарушает требования трудового законодательства и грозит штрафом по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Чтобы избежать штрафа, необходимо прописать в локальном акте процедуру переноса отпуска по соглашению сторон.
Если вы столкнулись со сложностями при составлении графика отпусков, оформлении переносов или внедрении КЭДО, эксперты компании «Митрофанова и партнеры» готовы предоставить полную правовую поддержку.
Свяжитесь с нами!
Мы готовы помочь вам разработать безопасные процедуры и минимизировать риски:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
