Отпуск в КЭДО

17 марта 2026

Нас спрашивают:

«Планируем оптимизировать процесс отпусков в КЭДО. Для сотрудников будет выпущена усиленная неквалифицированная электронная подпись.
Насколько корректны описанные процессы:

1. Оформление отпуска.
Для оформления отпуска (ежегодного и дополнительного вне графика, без сохранения заработной платы) работник будет входить в личный кабинет, оформлять и подписывать заявление УНЭП, непосредственный руководитель согласовывает данный отпуск, далее издается приказ о предоставлении отпуска по своей форме, работодатель подписывает УКЭП, подпись сотрудника не требуется. Подписанный со стороны работодателя приказ отправляется в личный кабинет работнику.

2. Перенос или продление отпуска.
Если во время отпуска сотрудник заболел, то он оформляет заявление на перенос отпуска или его продление, подписывает УНЭП, непосредственный руководитель согласовывает данный факт. Работодатель оформляет приказ о предоставлении отпуска с учетом новых дат, а не приказ о переносе или продлении отпуска.

3. Отзыв из отпуска.
Если по инициативе работодателя требуется отозвать сотрудника из отпуска, то руководитель готовит служебную записку и подписывает ее, кадровая служба готовит уведомление работнику для получения его согласия, далее если работник соглашается, то оформляется приказ на отзыв из отпуска. Приказ на отзыв из отпуска подписывается только со стороны Работодателя и отправляется в личный кабинет сотруднику.»

Наш ответ:

Рассмотрим корректность описанных процессов.

1. Оформление отпуска.
В данном случае риски не усматриваются, но необходимо обратить внимание на следующие обстоятельства:

для использования работником усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) должно быть подписано письменное соглашение о признании признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью (ч. 2 ст. 6 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписи.

соглашение об использовании УНЭП будет распространяться только на участников электронного документооборота (то есть на работника и работодателя).

Для третьих лиц (например, суд, прокуратура, ГИТ) документ, подписанный УНЭП, может быть признан неподписанным.

2. Оформление переноса или продление отпуска.
В описанном процессе усматриваются риски:

в части неясности направления работодателю заявления на перенос отпуска или его продление.

Важно определить, может ли работник технически направить свое заявление, если болезнь наступила во время отпуска и у работника нет доступа к рабочим программам.
Например, если работник работает в офисе, то необходимо проверить, есть ли у него доступ к такой программе, кроме доступа на рабочем компьютере.

Рекомендуется предусмотреть дополнительные способы направления заявления работника на перенос или продление отпуска (например, путем направления по электронной почте, почтовой корреспонденцией и т.д.).

рекомендуем оформлять все-таки приказ о переносе или продлении отпуска работнику, а не новый приказ о предоставлении отпуска.

Несмотря на то, что действующим трудовым законодательством данная процедура прямо не урегулирована, рекомендуем все-таки оформлять специальный приказ.

3. Оформление отзыва из отпуска.
Описанный алгоритм действий содержит риски, поскольку не отражено, как именно получается согласие работника на отзыв из отпуска (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Рекомендуется закрепить, как именно будет фиксироваться согласие работника на отзыв из отпуска.
Например, согласие работника на отзыв из отпуска может быть оформлено в виде отдельного документа, который работник подпишет и отправит в КЭДО (но для это необходимо будет убедиться в наличии у работника доступа к программе), или в виде ответа на электронную корпоративную почту и т.д.

Если согласие работника не будет зафиксировано, то возможны риски привлечения к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.