Как уничтожить персональные данные при возврате кадрового учета от сторонней организации
10 сентября 2026
Когда организация принимает решение вернуть кадровое администрирование и бухгалтерию от внешнего подрядчика обратно внутрь компании, возникает главный вопрос, который беспокоит и собственников, и сотрудников: что именно произойдет с личными данными, накопленными за годы работы? Останутся ли они у исполнителя, будут ли удалены или продолжат использоваться? В этом материале мы подробно разберем, как правильно прекратить обработку персональных данных у третьего лица, какие документы подлежат возврату, а какие - уничтожению.
Оглавление:
1. Как регулируется уничтожение персональных данных при расторжении договора с исполнителем?
2. Почему требование об уничтожении персональных данных должен направлять именно оператор, а не работники?
3. Какие документы при возврате кадрового учета нужно вернуть, а какие уничтожить?
4. Как организовать возврат и уничтожение персональных данных: пошаговый алгоритм действий.
5. Как правильно подтвердить уничтожение персональных данных: акт и выгрузка из журнала.
6. Что делать, если уничтожение персональных данных технически невозможно в установленный срок?
7. Вопрос-ответ.
1. Как регулируется уничтожение персональных данных при расторжении договора с исполнителем?
Главный нормативный акт в этой ситуации - Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон № 152-ФЗ). В ч. 4 ст. 21 закреплено четкое правило: когда цель обработки достигнута (в данном случае - договор оказания услуг прекращен), оператор обязан немедленно прекратить обработку и уничтожить персональные данные (ПД).Если же обработку вел сторонний исполнитель по поручению оператора, именно оператор несет ответственность за то, чтобы это уничтожение состоялось. Исключение составляют только документы, которые другие федеральные законы предписывают хранить - их оригиналы подлежат возврату оператору, но не уничтожению.
2. Почему требование об уничтожении персональных данных должен направлять именно оператор, а не работники?
Этот вопрос возникает каждый раз, когда сотрудники начинают паниковать и хотят самостоятельно написать запрос в аутсорсинговую компанию. Однако, требование о прекращении обработки и уничтожении персональных данных направляется исключительно оператором. Работники не являются стороной по договору с исполнителем и не имеют права требовать от него каких-либо действий напрямую.Более того, в соответствии с ч. 5 ст. 6 Закона № 152-ФЗ, именно оператор (работодатель) отвечает перед субъектами данных за все действия третьего лица. Поэтому все коммуникации по возврату учета ведутся только между оператором и подрядчиком.
3. Какие документы при возврате кадрового учета нужно вернуть, а какие уничтожить?
Здесь действует принцип жесткого разделения. Все документы, которые закон обязывает хранить определенный срок, возвращаются оператору в оригинале. А все их копии, дубликаты, рабочие распечатки и электронные версии, созданные исполнителем, подлежат полному уничтожению.К возвращаемым оригиналам относятся:
- Кадровая документация (трудовые договоры, личные карточки, приказы по личному составу, личные дела, табели учета рабочего времени, графики отпусков). Срок хранения — от 50 до 75 лет согласно Перечню, утвержденному Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
- Бухгалтерские и налоговые документы (первичные учетные документы, налоговые декларации, регистры бухгалтерского учета, расчетные ведомости и др.). Их надлежит хранить не менее 5 лет в силу ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
4. Как организовать возврат и уничтожение персональных данных: пошаговый алгоритм действий
Чтобы процесс прошел без нарушений и штрафов, используйте эту четкую пошаговую таблицу, которая объединяет все требования законодательства:| Шаг | Действие оператора | Что важно учесть | Норма права |
|---|---|---|---|
| 1 | Направить исполнителю письменное требование о прекращении обработки и уничтожении ПД | Требование оформляется от имени оператора. В нем обязательно указываются: дата прекращения договора, перечень документов к возврату, срок уничтожения (30 дней), а также требование предоставить акт об уничтожении и/или выписку из журнала событий | ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ |
| 2 | Организовать прием оригиналов документов, подлежащих хранению | Передача оформляется двусторонним актом приема-передачи. К возврату идут: трудовые договоры, личные дела, приказы, табели, первичные бухгалтерские документы, регистры, декларации | Приказ Росархива № 236; ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ |
| 3 | Проконтролировать уничтожение всех остальных данных и получить подтверждение | Исполнитель обязан уничтожить все копии переданных документов, рабочие материалы, выгрузки из баз, временные файлы и резервные копии. В зависимости от формата подтверждением служат: акт об уничтожении (для бумаги) и/или выгрузка из журнала событий (для электронных систем) | Приказ Роскомнадзора № 179; ч. 6 ст. 21 Закона № 152-ФЗ |
| 4 | Актуализировать внутренние документы и уведомить Роскомнадзор (при необходимости) | Нужно внести изменения в Политику обработки ПД, проверить согласия работников на обработку ПД. Если в ранее поданном уведомлении (по ч. 1 и 3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ) были сведения о передаче данных третьим лицам, подайте уведомление об изменении в течение 15 рабочих дней | ч. 7 ст. 22 Закона № 152-ФЗ |
5. Как правильно подтвердить уничтожение персональных данных: акт и выгрузка из журнала
Уничтожение должно быть зафиксировано документально, иначе оно юридически не состоялось. Перечень подтверждающих документов зависит от способа обработки данных.Все требования к оформлению установлены Приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных» (далее - Требования):
| Способ обработки | Подтверждающий документ | Что должен содержать документ | Норма права |
|---|---|---|---|
| Бумажные носители | Акт об уничтожении |
|
п. 3 Требований |
| Автоматизированная обработка | Выгрузка из журнала регистрации событий в ИСПДн |
|
п. 5 Требований |
|
Смешанный способ (одновременно с автоматизацией и без нее) |
И акт об уничтожении, и выгрузка из журнала | Оба документа оформляются по правилам, указанным выше | п. 7 Требований |
6. Что делать, если уничтожение персональных данных технически невозможно в установленный срок?
На практике бывает возникает ситуация, когда исполнитель не может физически удалить отдельные массивы данных в течение 30 дней. Это касается, например, резервных копий, которые хранятся на лентах или в системах длительного архивного хранения.В таких случаях применяется ч. 6 ст. 21 Закона № 152-ФЗ: аутсорсер обязан заблокировать такие данные и обеспечить их уничтожение в срок не более шести месяцев. Факт блокировки и последующего уничтожения также должен быть отражен в акте об уничтожении или в отдельном документе. Это единственное законное исключение из общего 30-дневного срока, и оно требует отдельного документального подтверждения.
7. Вопрос-ответ
Вопрос 1. Может ли сторонняя организация оставить у себя копии документов, если оператор не против?Ответ: Нет, это прямое нарушение ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ. При достижении цели обработки (прекращение договора) все данные подлежат уничтожению, и письменное согласие оператора не является основанием для хранения копий у третьего лица, если иное не прописано в договоре или не получено отдельное согласие самого субъекта персональных данных.
Вопрос 2. Как быть, если исполнитель не успевает уничтожить данные за 30 дней (например, из-за технических особенностей резервных копий)?
Ответ: В этом случае действует ч. 6 ст. 21 Закона № 152-ФЗ. Исполнитель обязан немедленно заблокировать такие данные и обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий шести месяцев. Факт блокировки и последующего удаления должен быть зафиксирован в акте или отдельном официальном документе.
Вопрос 3. Нужно ли получать новые согласия от работников при возврате учета обратно в компанию?
Ответ: Нет, если цели, объем и способы обработки персональных данных остаются прежними. Если же планируется использовать данные для новых целей или расширяете их перечень, то на это потребуется новое письменное согласие работников в соответствии с ч. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ.
Нужна помощь в юридическом сопровождении кадровых процессов? Чтобы исключить любые риски для вашей организации, вы можете обратиться в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты помогут составить безупречные документы.
Свяжитесь с нами!
Мы поможем корректно оценить риски и избежать негативных последствий:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
