Как восстановить утерянную по вине работодателя трудовую книжку
ВОПРОС:
-
Как с точки зрения законодательства выглядит процесс восстановления утерянной трудовой книжки по вине работодателя?
-
Какие именно действия должен совершить работодатель, утерявший трудовую книжку, каковы его обязанности, ответственность работодателя в таких кейсах?
-
Какие согласия на обработку персональных данных и кому должен предоставить работник, чью трудовую книжку утеряли?
-
Какие заявления должен написать работник?
-
Что означает содействие работодателя в получении сведений с прошлых мест работы?
ОТВЕТ
Закон не регламентирует процесс восстановления утерянной трудовой книжки по вине работодателя. Данную ситуацию можно рассмотреть по аналогии с массовой утратой работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.
Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки. Перед этим рекомендуется зафиксировать факт утери трудовой книжки — например, составить акт с подписью не менее чем 3 свидетелей. В акте нужно указать, кем и когда выявлена утрата, а также ответственных лиц. Кроме того, рекомендуется провести расследование по факту утраты и выявить виновных.
Для оформления дубликата трудовой книжки необходимы документы, подтверждающие стаж работы сотрудника у предыдущих работодателей:
- письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, актуальным на день возникновения соответствующих правоотношений;
- справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами;
- выписки из приказов;
- лицевые счета;
- ведомости на выдачу заработной платы и др.
Законодательство РФ не устанавливает, каким образом работодатель должен содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы до поступления на работу к данному работодателю. В связи с этим считаем, что работодатель должен помочь работнику составить необходимые заявления для предыдущих работодателей о выдаче заверенных копий документов (трудовой договор, приказ о приеме на работу, приказы о переводах на другую работу, приказ об увольнении с работы).
Также возможна помощь в поиске адресов и телефонов предыдущих работодателей.
Работодатель не обязан вместо работника обращаться к предыдущим работодателям за получением документов, подтверждающих периоды работы сотрудника. Работник может самостоятельно получить необходимые заверенные копии документов у предыдущих работодателей на основании ст. 62 ТК РФ. Например, он вправе подать заявление предыдущему работодателю со следующей формулировкой:
В соответствии со ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой:
– приказа о приеме на работу;
- приказов о переводах на другую работу;
- приказа об увольнении с работы.
Указанные копии прошу направить мне по адресу…/ передать лично в руки» (указать иные способы передачи документов)
Если же планируется, что организация-работодатель будет обращаться к предыдущим работодателям для оказания работнику содействия в получении этих документов, потребуется доверенность от работника и его письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.
В согласии необходимо указать, кому, какие данные и для каких целей будут передаваться. Без получения такого согласия организация не сможет запрашивать данные у бывших работодателей. Кроме того, такое согласие необходимо будет дать и бывшим работодателям. Без него они будут не вправе предоставить данные.
