Ознакомление с должностной инструкцией через простую электронную подпись

ВОПРОС:

Можем ли мы подписать должностную инструкцию простой электронной подписью (ПЭП)?

ОТВЕТ:

Да, ознакомление с должностной инструкцией путем проставления простой электронной подписи (далее - ПЭП) работника возможно с соблюдением следующих условий:

  1. такой способ ознакомления предусмотрен локальным актом;
  2. лист ознакомления создан в электронной форме;
  3. подпись работника имеет визуализацию, 
  4. между работником и работодателем заключено соглашение, предусматривающее:

  • правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
  • обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
Это следует из ст. 6, 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи"

РЕКОМЕНДАЦИЯ

Рекомендуем рассмотреть вопрос использования ПЭП как пара "логин-пароль" и технически предусмотреть ее формирование именно в момент подписания документа, а не такой способ, чтобы ПЭП всегда формировалась как подпись, если работник вошел в систему. То есть ПЭП входа в систему и ПЭП как подпись на документе должны быть разведены по времени, и в журналах регистрации действий в системе должно быть выделено отдельное действие, что работник подписал документ (ПЭП сформирована)

ВАЖНО

Важно, чтобы работодатель мог подтвердить фактическое ознакомление с текстом документа, а не только наличие такой подписи. Такой порядок складывается в судебной практике независимо от того, какой вид документооборота использует компания - электронный или бумажный

На практике используются, например, такие варианты:

  1. Лист ознакомления с активной ссылкой на размещенный документ,
  2. Лист ознакомления, в котором указан электронный адрес, где выложен документ,
  3. Электронная "связка" текста документа с листом ознакомления (работник сначала загружает текст документа, а потом в отдельно открывшемся окне он подтверждает ознакомление с этим документом).
Могут быть и другие варианты.
Команда опытных экспертов компании "Митрофанова и партнеры" поможет реализовать задачи вашего бизнеса  - от аудита и разработки необходимых ЛНА до проверки или оптимизации существующей системы электронного документооборота до услуги консалтинговой поддержки по переходу на КЭДО
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Виды электронных подписей для приказов и распоряжений

Подробнее

СПРОСИТЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОНСУЛЬТАНТА
Персональный консультант по трудовому праву знает, как правильно перейти на электронный кадровый документооборот, как оформить нужные документы, как подтверждать определенные документы нужными видами электронных подписей
Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"
Поделиться материалом
Скопировать ссылку