Ознакомление с должностной инструкцией через простую электронную подпись
ВОПРОС:
Можем ли мы подписать должностную инструкцию простой электронной подписью (ПЭП)?
ОТВЕТ:
Да, ознакомление с должностной инструкцией путем проставления простой электронной подписи (далее - ПЭП) работника возможно с соблюдением следующих условий:
- такой способ ознакомления предусмотрен локальным актом;
- лист ознакомления создан в электронной форме;
- подпись работника имеет визуализацию,
- между работником и работодателем заключено соглашение, предусматривающее:
- правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
- обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.
ВАЖНО
Важно, чтобы работодатель мог подтвердить фактическое ознакомление с текстом документа, а не только наличие такой подписи. Такой порядок складывается в судебной практике независимо от того, какой вид документооборота использует компания - электронный или бумажный
- Лист ознакомления с активной ссылкой на размещенный документ,
- Лист ознакомления, в котором указан электронный адрес, где выложен документ,
- Электронная "связка" текста документа с листом ознакомления (работник сначала загружает текст документа, а потом в отдельно открывшемся окне он подтверждает ознакомление с этим документом).
Команда опытных экспертов компании "Митрофанова и партнеры" поможет реализовать задачи вашего бизнеса - от аудита и разработки необходимых ЛНА до проверки или оптимизации существующей системы электронного документооборота до услуги консалтинговой поддержки по переходу на КЭДО
СПРОСИТЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОНСУЛЬТАНТА
Персональный консультант по трудовому праву знает, как правильно перейти на электронный кадровый документооборот, как оформить нужные документы, как подтверждать определенные документы нужными видами электронных подписей