Виды электронных подписей для приказов и распоряжений

При разработке и определении модели электронного документооборота в компании (далее – ЭДО) возникают вопросы о применении к документам различных видов электронных подписей (далее – ЭП). В статье мы обсудим:

виды возможных ЭП работодателя и работника на издаваемых в ЭДО приказах и распоряжениях по основной деятельности;
правила их легализации;
порядок внедрения кадрового электронного документооборота в компании (далее – КЭДО).

Какие кадровые документы могут быть подписаны только «живой» подписью, разъяснит персональный консультант по трудовому праву

ПОМОЖЕМ ПЕРЕЙТИ НА КЭДО

		 Оказать методическое сопровождение вашей компании при переходе на КЭДО всегда готовы наши опытные эксперты. Мы не только предложим алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, но и предоставим экспертные заключения с рекомендациями по каждой кадровой процедуре, а также – разработаем формы необходимых кадровых документов
	

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах

Подробнее

Виды ЭЦП на документе
Виды ЭЦП для издания приказов и ознакомления с ними
Порядок перехода на КЭДО

Виды ЭЦП на документе

Определите вид ЭП работника и работодателя, установив правила подписания приказов и распоряжений по основной деятельности (далее – приказы) и порядок ознакомления с ними. Для начала распределите эти документы на два вида:

обязательные приказы – издание и порядок ознакомления работника с ними предусмотрены нормами законодательства (например, приказ о прекращении трудового договора);
необязательные приказы – их издание нормами законодательства не установлено.

НАШИ КЕЙСЫ

Внедрение ЭДО помогло снизить расходы компании до 40%

Подробнее

Порядок участия приказов в электронном кадровом документообороте (далее – КЭДО) регламентируют нормы статей 22.1–22.3 Трудового кодекса.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если внутренними документами компании предусмотрены порядок издания приказов для оформления кадровых процедур и требования об ознакомлении с ними, то правила работы с такими приказами в электронном виде подчиняются статьям 22.1–22.3 Трудового кодекса

СПРАВКА

Виды подписи электронных документов в зависимости от издаваемого в ЭДО приказа

Используемые сокращения в таблице:

УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
УНЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
УНЭП-ИЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
ПЭП – простая электронная подпись

Вид приказа	Обязательность по закону	Возможность ведения в форме электронного документа	Вид ЭП работника	Вид ЭП работодателя
Приказ о дисциплинарном взыскании	Да, – ст. 193 ТК РФ	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП	УКЭП
Приказ о прекращении трудового договора	Да, – ст. 84.1. ТК РФ	Нет, только бумажная форма (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ)	Только личная, «живая» подпись	Только личная, «живая» подпись
Приказ о привлечении к работе в выходной или нерабочий праздничный день	Да, – ст. 113 ТК РФ	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УУКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Приказ о направлении в командировку	Да, – ст. 166 ТК РФ	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Приказ о процентной надбавке за стаж работы в структурных подразделениях по защите информации, составляющей государственную тайну	Да, – Приказ Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2011 № 408н	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Приказ о ежемесячной процентной надбавке гражданам, допущенным к государственной тайне	Да, – Приказ Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2011 № 408н	Да, – нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Приказ о предоставлении дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом	Да, – п. 2 ПП РФ от 13.10.2014 № 1048	Да, – нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Иные приказы, распоряжения по основной деятельности	Нет. Если же издание приказа заложено на уровне ЛНА или предусмотрено ознакомление с ним, то они будут обязательными для компании	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП
Локальные нормативные акты как распоряжения работодателя	Обязательные, если требование об их наличии у работодателя установлено законом (например, ПВТР, ЛНА о квотировании и пр.)	Да, нет требования к изданию только в бумажной форме, если иное не установлено законом	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП	УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП

Виды ЭЦП для издания приказов и ознакомления с ними

Если работодатель подписывает приказы ЭЦП (создание, подписание, использование и хранение электронного документа), а работник с ними знакомится также с помощью ЭЦП (создание, подписание и использование электронного документа), такие отношения и кадровое взаимодействие являются ЭДО в сфере трудовых отношений (ч. 1 и 2 ст. 22.1 ТК РФ).

ВАЖНО!

Введение и применение ЭДО регламентируется нормами статьи 22.2 Трудового кодекса

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Ошибки при внедрении ЭДО

Подробнее

НАШИ КЕЙСЫ

Сотрудники против ЭДО - выбирайте электронное взаимодействие

Подробнее

Порядок перехода на КЭДО

Перевод документов в электронный формат способствует оптимизации документооборота в компании. Чтобы осуществить переход на КЭДО, следуйте нашему алгоритму действий.

Действие 1: примите решения о введении ЭДО в компании. Решение о введении ЭДО работодатель принимает на основании локального нормативного акта (далее – ЛНА), разработанного с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ).

ЛНА о введении ЭДО должен содержать:

сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭДО;
порядок доступа работодателя к этой системе (при необходимости);
перечни электронных документов и категорий сотрудников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, а также – сведения о дате его введения, которая устанавливается не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Действие 2: оформите порядок ввода КЭДО в организации. Работодатель должен принять и утвердить порядок осуществления ЭДО. Это возможно также с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ). Документ о порядке осуществления ЭДО может предусматривать:

сроки подписания сотрудником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО (при необходимости);
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных Трудовым кодексом, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

РЕКОМЕНДАЦИЯ

Утвердите один ЛНА – закрепляющий и решение о введении КЭДО, и сам порядок его ввода. Закон не запрещает указывать эти два действия в одном документе. Разработайте единый ЛНА со сведениями по требованиям статьи 22.2 Трудового кодекса

Действие 3: уведомите работников о переходе на КЭДО (ч. 4 ст. 22.2 ТК РФ). Работодатель должен уведомить каждого работника в срок, установленный ЛНА о введении КЭДО:

о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
о праве работника дать согласие на на взаимодействие посредством ЭДО.

ВАЖНО!

Не требуйте согласия на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО от сотрудников, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж

Переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО осуществляется с письменного согласия работника. Следовательно, его отсутствие признается отказом работника от ЭДО. За работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если сотрудники вашей компании против ЭДО по Трудовому кодексу, перейдите на электронное взаимодействие по Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Сделайте это самостоятельно либо с помощью экспертов

Если какая-то часть работников не даст согласия на оформление документов о трудовой деятельности в электронном виде, продолжите для них ведение бумажного документооборота.

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"