Как перевести бумажные ЛНА в КЭДО и можно ли использовать ПЭП для ознакомления работников
14 сентября 2026
Время прочтения:
5 мин.
Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) неизбежно сталкивает работодателей с рядом практических и юридических вопросов. Как быть с локальными нормативными актами (ЛНА), которые уже утверждены «на бумаге»: нужно ли переутверждать их заново или достаточно подписать скан электронной подписью директора? И как обстоят дела с простой электронной подписью (ПЭП): можно ли ее использовать для ознакомления сотрудников с документами, какое соглашение нужно заключить и как правильно визуализировать подпись? Разбираем нюансы трудового законодательства и правила применения электронных подписей в рамках кадрового делопроизводства.
Оглавление:
1. Как перенести бумажные ЛНА в КЭДО и нужно ли их переутверждать?
2. Можно ли ознакомить работников с ЛНА с помощью ПЭП и как заключить соглашение?
3. Чем ПЭП отличается от УНЭП и почему для ЛНА рекомендуют усиленную подпись?
4. Вопрос-ответ.
1. Как перенести бумажные ЛНА в КЭДО и нужно ли их переутверждать?
Многие компании сталкиваются с дилеммой: как перевести уже действующие бумажные ЛНА в электронный вид. Хорошая новость: заново утверждать их текущей датой не требуется.Алгоритм переноса документов в КЭДО выглядит следующим образом:
- Сканирование. Бумажный документ с собственноручной подписью переводится в электронную форму. Важно понимать, что с юридической точки зрения такой скан является копией.
- Заверение копии. Чтобы ознакомить работников с легитимной электронной копией, ее необходимо заверить. Отсканированный документ заверяется электронной подписью лица, уполномоченного на заверение копий (как правило, это руководитель или уполномоченный сотрудник).
- Ознакомление. После заверения с ней можно знакомить работников под их электронные подписи.
2. Можно ли ознакомить работников с ЛНА с помощью ПЭП и как заключить соглашение?
Использование ПЭП для ознакомления с локальными нормативными актами не запрещено законом, однако возможно только при соблюдении ряда условий. Чтобы документ, подписанный ПЭП, имел юридическую силу и был приравнен к бумажному документу с живой подписью, необходимо выполнить три ключевых требования:1. Закрепить порядок в ЛНА.
Порядок ознакомления с использованием ПЭП должен быть прямо предусмотрен локальным нормативным актом компании, устанавливающим правила использования КЭДО.
2. Заключить специальное соглашение.
Между работником и работодателем должно быть заключено отдельное письменное соглашение об использовании ПЭП в соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
- Обязательные условия: согласно ч. 5 ст. 22.3 Трудового кодекса РФ и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», соглашение обязательно должно предусматривать правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП, а также обязанность лица соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи.
- Рекомендуемые условия: в соглашение стоит добавить порядок признания юридической силы (это защитит от претензий работника, если он попытается оспорить документ, утверждая, что он оформлен не на бумаге) и срок действия соглашения. Обычно действие прекращается в момент увольнения, чтобы бывший сотрудник не смог войти в систему и подписать документ.
Согласно ч.1 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», документ считается подписанным ПЭП только при ее визуализации в самом электронном документе.
Отметка об электронной подписи должна строго соответствовать п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст):
- место размещения отметки должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном бумажном документе.
- Элементы отметки должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере.
- Элементы отметки не должны перекрываться или накладываться друг на друга.
- Элементы отметки не должны перекрывать элементы текста и другие реквизиты документа.
3. Чем ПЭП отличается от УНЭП и почему для ЛНА рекомендуют усиленную подпись?
Главное отличие видов электронных подписей заключается в их надежности и функционале. Согласно ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», разграничение происходит по следующим критериям:| Характеристика | Простая электронная подпись (ПЭП) | Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) |
|---|---|---|
| Суть технологии | Подтверждает факт формирования подписи определенным лицом (через коды, пароли, логин) | Получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи |
| Что позволяет | Идентифицировать факт действия конкретного лица |
1. Определить лицо, подписавшее документ. 2. Обнаружить факт внесения изменений в документ после момента его подписания |
| Рекомендация для КЭДО | Требует обязательного заключения отдельного соглашения и настройки системы | Рекомендуется для ознакомления с ЛНА, так как позволяет доказать факт подписания конкретным работником и неизменность документа |
Хотя использование ПЭП и не запрещено, для ознакомления с локальными нормативными актами рекомендуется использовать УНЭП (или УКЭП). В таком случае работодатель сможет однозначно доказать, что конкретный работник поставил подпись, а в сам текст документа после подписания не были внесены изменения.
4. Вопрос-ответ
Вопрос 1. Нужно ли заново утверждать и подписывать бумажные ЛНА при переходе на КЭДО?Ответ: Нет, заново утверждать документы не нужно. Достаточно отсканировать бумажный оригинал и заверить полученную электронную копию электронной подписью уполномоченного лица. После этого с такой заверенной копией можно ознакомить работников под их электронные подписи.
Вопрос 2. Обязательно ли перечислять в соглашении о ПЭП все виды документов, которые работник будет подписывать?
Ответ: Нет, законодательство не содержит требования перечислять конкретные виды документов в соглашении об использовании ПЭП. Достаточно прописать правила идентификации лица и требования к конфиденциальности ключа подписи.
Вопрос 3. Можно ли считать вход работника в личный кабинет автоматическим подписанием всех документов?
Ответ: Технически и юридически это не рекомендуется. ПЭП входа в систему и ПЭП как факт подписания конкретного документа должны быть разведены по времени. В системе должно фиксироваться отдельное действие - формирование ПЭП именно в момент подписания документа, что отражается в журналах регистрации действий.
Настройка КЭДО с нуля, перевод бумажного архива и разработка юридически грамотных соглашений о ПЭП требуют глубокого понимания трудового права. Если у вас возникли сложности с внедрением электронного документооборота или вы хотите минимизировать правовые риски при ознакомлении сотрудников с ЛНА, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты проведут аудит ваших процессов и подготовят необходимые документы.
Свяжитесь с нами!
Мы предоставим полную правовую поддержку:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
