Ознакомление с документами в КЭДО
Компании активно внедряют кадровый электронный документооборот (КЭДО), чтобы ускорить согласование и подписание бумаг. Но на практике рабочие процессы требуют ознакомления сотрудников с документами, которые не имеют прямого отношения к трудовым отношениям (например, общекорпоративные регламенты или положения).
Возникает закономерный вопрос: можно ли использовать систему КЭДО и усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) для таких целей, если эти документы прямо не поименованы в локальном нормативном акте о КЭДО?
Разбираем правовые основы, риски и алгоритм действий.
Можно ли подписывать некадровые документы в КЭДО?
Да, можно. Важно понимать разницу в подходах:
- Кадровые документы (приказы, договоры) регулируются Трудовым кодексом РФ (ст. 22.1–22.3 Трудового кодекса РФ).
- Общекорпоративные ЛНА (не кадровые, не связанные с трудовой функцией работника) подпадают под общегражданские нормы (Гражданский кодекс РФ) и Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Документ, подписанный УНЭП, юридически равен бумажному с живой подписью, если это прямо предусмотрено соглашением между сторонами. Именно это соглашение становится основанием для законного подписания листа ознакомления с некадровыми документами через КЭДО.
Нужно ли менять Положение о КЭДО?
Издавать отдельный приказ на каждую рассылку нового документа не нужно. Достаточно соблюдать маршрут рассылки, уже настроенный в вашей системе КЭДО.
ОДНАКО внести изменения в Положение о КЭДО необходимо.
По закону (ч. 2 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ) локальный акт о введении КЭДО должен содержать перечень электронных документов. Если вы отправляете документ, которого там нет, вы формально нарушаете собственный регламент.
Актуализируя Положение о КЭДО, не забудьте заодно прописать в нем процессы увольнения. Подробный разбор обязательных пунктов для ЛНА вы найдете в статье «Увольнение через КЭДО».
Шпаргалка: 4 главных отличия в процессах
| Этап / Действие | Кадровые документы (связанные с работой) | Общекорпоративные ЛНА (не кадровые) |
|---|---|---|
| 1. Согласие сотрудника | Обязательно получить письменное согласие на переход в КЭДО | Не требуется. Достаточно общего Соглашения об использовании УНЭП |
| 2. Где прописать в ЛНА | В основном перечне документов в Положении о КЭДО | В дополнительном перечне документов, не требующих согласия работника |
Можно ли ознакомить сотрудника со скан-копией бумажного локального акта?
Направить отсканированную версию бумажного ЛНА и попросить сотрудника подписать электронный лист ознакомления с помощью УНЭП - законно. Но здесь кроются два главных риска:
- риск оспаривания факта ознакомления. Если ваше Положение о КЭДО содержит закрытый перечень и не допускает работу со сканами, сотрудник при трудовом споре может сослаться на нарушение работодателем собственного локального порядка.
- Риск недействительности УНЭП. В Соглашении об использовании УНЭП (или в самом Положении о КЭДО) должно быть четко прописано, что УНЭП применяется в том числе для подтверждения ознакомления с электронными образами (сканами) бумажных документов и общекорпоративными ЛНА. Без этой фразы суд может не принять лист ознакомления как доказательство.
Как минимизировать риски? Следуйте простому алгоритму:
- Заверьте скан-копию. Уполномоченное лицо работодателя должно подписать скан своей электронной подписью до того, как загрузит файл в систему КЭДО. Это докажет, что документ не меняли и сотрудникам направлен именно утвержденный вариант.
- Настройте систему. Убедитесь, что ваша платформа КЭДО четко фиксирует дату, время ознакомления, однозначно идентифицирует работника и гарантирует целостность подписанного листа.
- Обновите Положение о КЭДО (однократно): внесите изменения в перечень документов.
- Проверьте Соглашение об УНЭП: убедитесь, что в Соглашении об УНЭП указано, что УНЭП используется для подтверждения ознакомления со всеми ЛНА и документами компании, пересылаемыми через КЭДО.
Если вы столкнулись со сложностями при внедрении или использовании КЭДО, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты помогут привести кадровое делопроизводство в полное соответствие с законом.
Мы предоставим полную правовую поддержку:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Достаточно ли загрузить скан бумажного ЛНА в КЭДО, чтобы считать работника ознакомленным?
Ответ: Нет, одной загрузки файла недостаточно. Чтобы ознакомление считалось состоявшимся, работник должен поставить под листом ознакомления свою УНЭП - то есть подписать электронный документ, в котором указано, что он с этим ЛНА ознакомлен. При этом должны выполняться три условия: скан заверен электронной подписью уполномоченного лица работодателя, сам документ включен в перечень Положения о КЭДО, а в Соглашении об УНЭП прямо предусмотрена возможность подтверждать ознакомление с электронными образами бумажных документов.
Вопрос 2. Какое критически важное условие должно быть прописано в Соглашении об использовании УНЭП?
Ответ: В соглашении должно быть прямо указано, что стороны признают УНЭП равнозначной собственноручной подписи, в том числе для подтверждения факта ознакомления с электронными образами (скан-копиями) бумажных документов и локальными нормативными актами общекорпоративного характера. Без этой формулировки суд может не принять такой лист ознакомления как доказательство.
Вопрос 3. Кто должен подписывать скан-копию бумажного ЛНА перед его отправкой сотрудникам?
Ответ: Сканированную копию документа должна заверить своей электронной подписью уполномоченное лицо работодателя до момента загрузки файла в систему КЭДО. Это обеспечит неизменность документа и подтвердит, что сотрудникам направлен именно утвержденный вариант акта.
