Увольнение через КЭДО

Увольнение сотрудника в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО) всегда вызывает множество вопросов у работодателей. Когда именно нужно отключать доступ к личному кабинету, чтобы не нарушить права работника? Сохраняется ли у уволенного доступ к электронному архиву? Кто должен отзывать электронную подпись и как правильно закрепить эти процессы в локальных нормативных актах? 

В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя при прекращении трудовых отношений в цифровой среде, опираясь на действующие нормы Трудового кодекса РФ и правила кадрового делопроизводства.

Когда блокировать доступ к личному кабинету в КЭДО?

Законодательство не устанавливает порядка и сроков аннулирования доступа к личному кабинету (ЛК) в системе КЭДО. Однако рекомендуется блокировать доступ после окончания календарных суток, на которые пришелся последний рабочий день.

Почему это важно? В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ день прекращения трудового договора является последним днем работы. В этот день работник должен иметь возможность ознакомиться со всеми кадровыми документами, связанными с увольнением. Более того, согласно ч. 4 ст. 80 Трудового кодекса РФ, до истечения срока предупреждения работник вправе в любое время отозвать свое заявление об увольнении по собственному желанию.

Если заблокировать доступ до окончания последнего рабочего дня, сотрудник лишится возможности подать электронное заявление об отзыве через КЭДО. Это создаст прямой риск оспаривания действий работодателя в суде. Блокировку учетной записи лучше выполнять автоматически системой КЭДО или уполномоченным специалистом IT-подразделения на основании уведомления кадровой службы.

Что делать с доступом к электронному архиву после увольнения?

Действующее законодательство не обязывает работодателя сохранять за уволенным работником доступ к электронному архиву. Порядок прекращения доступа также законодательно не урегулирован. Рекомендуется в локальном акте закрепить положение, что доступ бывшего сотрудника прекращается одновременно с блокировкой учетной записи в системе КЭДО.

При этом обязанность работодателя по обеспечению сохранности самих электронных документов сохраняется. Согласно п. 132 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, электронные архивные документы должны храниться в системе хранения электронных документов или на физически обособленных носителях. Сроки хранения составляют 50 лет (для документов после 1 января 2003 года) и 75 лет (для более ранних документов) в соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Вместе с тем любые операции с этими данными на протяжении всего их жизненного цикла, включая их безопасное уничтожение, должны соответствовать 152-ФЗ (подробнее о процедурах уничтожения, в том числе при возврате кадрового учета от сторонней организации, читайте в статье «Как уничтожить персональные данные при возврате кадрового учета от сторонней организации»).

ЭЦП при увольнении

Порядок работы с электронной подписью (ЭЦП) напрямую зависит от ее вида. Работодатель не всегда может отозвать подпись самостоятельно.

Что предусмотреть в локальных актах для увольнения в КЭДО?

Чтобы минимизировать риски, все описанные процедуры необходимо закрепить в локальных нормативных актах (ЛНА). В соответствии с ч. 2 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ, порядок доступа к информационной системе устанавливается именно в ЛНА:

1. Положение о КЭДО. Основной документ. Здесь фиксируются сроки и основания блокировки ЛК, правила доступа к архиву, порядок отзыва МЧД и блокировки ПЭП.
2. Положение об электронном документообороте. Целесообразно закрепить общие принципы работы с ЭЦП, требования к информационной безопасности и ответственность работников.
3. Политика информационной безопасности. В этом акте прописывается порядок управления учетными записями (создание, блокировка, удаление), сроки отключения доступов при увольнении и порядок периодической сверки активных учетных записей с фактическим кадровым составом.

Настройка процессов КЭДО и разработка локальных актов требуют глубоких знаний трудового права. Чтобы избежать штрафов и судебных споров, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты окажут квалифицированную помощь.

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Можно ли заблокировать доступ к КЭДО в последний рабочий день до ухода сотрудника?

Ответ: Нет, это не рекомендуется. Согласно ст. 80 Трудового кодекса РФ, работник имеет право отозвать заявление об увольнении до конца последнего рабочего дня. Преждевременная блокировка лишит его этого права и создаст риски для работодателя. Доступ нужно отключать после окончания календарных суток последнего рабочего дня.

Вопрос 2. Обязан ли работодатель оставлять уволенному сотруднику доступ к его электронному архиву в КЭДО?

Ответ: Нет, не обязан. Законодательство не возлагает такой обязанности. Доступ прекращается одновременно с блокировкой учетной записи. Если сотруднику нужны копии документов, он может запросить их у работодателя в письменном виде, и компания обязана их выдать в течение трех рабочих дней согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ.

Вопрос 3. Может ли работодатель самостоятельно отозвать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) уволенного сотрудника?

Ответ: Нет, работодатель не вправе самостоятельно инициировать отзыв сертификата УКЭП. Это может сделать только владелец сертификата (сотрудник), подав заявление в удостоверяющий центр. Задача работодателя заключается в отзыве машиночитаемой доверенности (МЧД) и технической блокировке доступа сотрудника к корпоративным системам.