Управление правовыми рисками в области трудового законодательства

Правовые риски – это тот аргумент, который мы часто используем в своей профессиональной деятельности при обсуждении важных вопросов, в том числе – связанных с увольнениями работников. Вроде бы все правильно: нужно предотвращать потенциальные риски наступления негативных последствий для компании, которые связаны с принятием тех или иных решений. Однако есть одно «но»: этот аргумент слишком часто используют не по делу, и это перестало кого-то пугать, как в сказке про мальчика, который кричал про волков. Выясним, как управлять правовыми рисками в области трудового права.

Почему уже сейчас нужно подготовиться к проверке по листам Роструда, разъяснит консультант по трудовому праву.

Содержание   Правовые риски организации Какие правовые риски волнуют руководителя Правовые риски предприятия в основном функционале при проверке ГИТ Правовые риски в трудовых обязанностях с позиции Роструда

Для размышлений Многих руководителей беспокоит, когда мы говорим про риски обращения работника в инспекцию, в суд, восстановления на работе. Однако их заботит не само обсуждение рисков, а то, что говорят только про них, не учитывая задачи бизнеса, не оценивая реальности наступления этих рисков, не оценивая их значимости, и не предлагая вариантов решить поставленную задачу и исключить наступление этих рисков (или хотя бы минимизировать их).

Правовые риски организации

Важно понять, что каждый руководитель организации априори живет в зоне постоянного риска – не только наступления некой призрачной административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, но гораздо более критичной: налоговой, гражданской, уголовной.

Почему я говорю «призрачной», ведь применение административных штрафов к компании и руководителю организации является вполне реальным риском?

Конечно, он реален. Мне ли об этом не знать. Я работаю в сфере сопровождения конфликтов. Каждый день на практике мы видим эти риски и их реальные последствия. Но для вашего руководителя данный риск (не всегда, но часто) является призрачным. Наши государственные контролирующие органы работают так, что замотивировать работодателя соблюдать требования трудового законодательства они, к сожалению, не могут.

Но проблема в том, что с профессиональной точки зрения молчать об этих рисках мы тоже не можем. Если такой риск все же настанет и компанию и / или ее руководителя привлекут к административной ответственности, мы точно останемся крайними, потому что: «не предупредили», «не предотвратили», «допустили нарушение», «плохо объяснили риски» и т.д.

Так что же делать? С одной стороны, вероятность наступления таких рисков все еще не очень высока, с другой, с 2018 года она становится реальнее. Ситуация в стране меняется с 2018 года с введением риск-ориентированного подхода. Кроме того, с 2020 года началась реформа государственного контроля, которая связана с профилактикой нарушений, в том числе в области трудового законодательства.

Для руководителя ситуация изменится только тогда, когда либо что-то произойдет конкретно в вашей организации, либо таких случаев будет достаточно много и они станут публично известны.

Однако ждать, когда что-то произойдет и руководитель наконец поймет, как мы были правы, не надо. Это может плохо сказаться на вашей профессиональной карьере.

В такой ситуации я рекомендую:

1. Спокойно обсудить (информировать) руководителя обо всех новых рисках, которые возникают в нашей сфере.

2. Расставить возможные риски по приоритету: для бизнеса и лично для руководителя организации.

3. Предложить первоочередные шаги по исключению этих рисков.

Вы должны показать, что:

• знаете требования законодательства;

• заботитесь о благополучии: компании и лично руководителя;

• можете расставить первоочередные приоритеты.

Освоение этой компетенции заставит вас посмотреть на свою работу с позиции бизнеса. Скорее всего, вы поймете: сегодняшняя работа является чисто технической и ничего стратегически опасного, что предоставляет значимые риски для бизнеса, вы не делаете.

Хорошая новость: вы можете это освоить и удивить руководителя критическим взглядом на свою функцию и оценку сегодняшней и потенциальной роли в компании.

Для размышлений Выполняя эту компетенцию, вы с удивлением узнаете, что: то, что вы делаете большую часть своего времени, не несет существенных рисков для компании; то, что несет существенные риски для компании, вы, как правило, не делаете.

Затраты времени на выполнение обязанностей кадровыми специалистами Техническое оформление документов, отнесенных к зоне высокого риска (в среднем от 3 до 5 процентов). Техническое оформление документов, не отнесенных к зоне высокого риска (в среднем от 40 до 60 процентов). Сопровождение движения документов: напечатать, зарегистрировать, доставить документы подписантам, возвратить их, подшить (в среднем от 20 до 30 процентов). Повышение своей квалификации, изучение изменений законодательства, профессиональной литературы (в среднем от 0 до 0,5 процентов). Контроль (взаимодействие с другими функциональными подразделениями) по вопросам соблюдения трудового законодательства и предотвращения правовых рисков (от 0 до 1 процента). Анализ, аудит, корректировка документов к потенциальной инспекционной проверке ГИТ (при отсутствии информации о такой проверке) (от 0 до 0,5 процентов). Примечание: от 5 до 7 процентов продуктивного времени специалист по кадровому делопроизводству тратит на работу, которая несет риски для компании. Вся остальная деятельность относится к мало- и нерискованной.

Какие правовые риски волнуют руководителя

Стандартные аргументы с позиции рисков выглядят следующим образом: при проведении инспекционной проверки к компании могут применить административные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ или дисквалификации. Если же руководитель начнет задавать вопросы о размерах штрафов, то, боюсь, 50 000 рублей на юридическое лицо или 5000 рублей на виновное лицо его не сильно воодушевят. На устранение этих рисков нужно потратить большие ресурсы, время и т.д.

Вот почему кадровые работники однозначно «попали под раздачу» в сегодняшнем тренде на сокращение персонала. Роль нашей функции для бизнеса не ясна. Риски, которые мы предотвращаем, не понятны и мизерны.

Сравнивая затраты на содержание нашей функции и потенциальные потери в виде штрафов, любой руководитель понимает, что проще заплатить 50 000 рублей, чем каждый месяц содержать кадровую службу.

Конечно, есть практика применения:

• многомиллионных штрафов за нарушение трудового законодательства при проведении проверок;

• принципа «умножения» штрафов за каждое нарушение;

• дисквалификаций;

• приостановок организаций до 90 суток.

Однако количество случаев в практике, тем более широко известных, слишком незначительное, чтобы вызвать существенные опасения у бизнеса. Это волнует только тех руководителей, которые столкнулись с этим на практике. Остальные спокойно относятся к риску таких последствий.

Давайте разберем, что делает большинство кадровых служб и насколько это критично для бизнеса. В частности, они:

• ведут трудовые книжки, соответствующие журналы;

• оформляют трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним при изменениях условий договора;

• оформляют проекты кадровых приказов, приносят на подпись, знакомят с ними работников;

• ведут карточки Т-2 (причем не в бумажном виде, как требует форма, а электронно в используемой программе);

• разрабатывают график отпусков, собирая у работников пожелания, уведомляют сотрудников о начале отпуска, оформляют переносы по просьбе работника;

• регистрируют документы в системе регистрации, принятой в компании (хорошо, если в электронной, но многие еще ведут журналы регистрации, которые не требуются по законодательству);

• оформляют личные дела или подшивают документы в отдельные папки (дела) – в зависимости от принятой в компании системы;

• выдают работникам справки и копии документов;

• принимают от работников заявления, передают их на подпись и т.д.

Конечно, это не весь перечень обязанностей, но суть здесь изложена. В некоторых компаниях кадровики также оформляют документы для пенсий, наград, подают статистическую отчетность, ведут воинский, табельный учет, оформляют гарантии и льготы по коллективному договору и т.д.

Правовые риски предприятия в основном функционале при проверке ГИТ

Проанализируем с точки зрения правовых рисков основной функционал.

Какие же из обязанностей несут для компании значительные риски при проведении инспекционной проверки ГИТ?

Ответ на этот вопрос прост – только трудовой договор.

Только то, что связано с трудовым договором может привести к административным штрафам по отдельно выделенному основанию пункта 4 статьи 5.27 КоАП Р: от 50000 до 100000 рублей.

Теоретически есть риск применения этого штрафа к каждому трудовому договору. Тогда он будет значительно серьезнее. Однако:

• во-первых, с этим можно спорить (практика сейчас складывается достаточно успешно);

• а во-вторых, кадровые работники мало внимания уделяют содержанию трудового договора. Это не самая сильная компетенция, чтобы ее «вынести» вперед как флаг того, какие риски мы закрываем, работая с трудовыми договорами.

Чаще всего кадровый работник вносит необходимую информацию в типовую форму (который разработал юрист), подписывает договор у работодателя и работника и выдает второй экземпляр на руки. И все. То есть даже в этой серьезной области риска оформление трудового договора у кадровиков – чисто техническая функция.

За остальные нарушения, которые могут быть выявлены при оформлении кадровых документов можно применить административный штраф до 50000 рублей на юрлицо и до 5000 рублей на виновное должностное лицо (по тому же п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Следовательно, размер штрафов при проведении инспекционной проверки точно не возвышает работу кадрового специалиста с позиции риска для бизнеса.

Конечно, здесь можно привести много разных дополнительных аргументов: работники обратятся в суд, СФР откажет им в назначении пенсии и т.д. Такого рода ситуации наша команда сопровождает более 20 лет, поэтому риски могут быть более значительными.

Выявите нарушения Трудового кодекса в компании всего за семь шагов.

Потенциальных рисков у руководителя организации – огромное количество. При этом риски со стороны налоговой, пожарной инспекции, риски лишения лицензии и специальных прав, его пугают гораздо больше, чем потенциальное обращение работника в суд. Большей частью, это неприятно репутационно и с точки зрения реализации управленческих решений, чем потери денег.

Для размышлений Рассказывая руководителю компании о рисках в области трудового законодательства, постарайтесь понять, что для него является аргументом, а что нет. Поймите, что 50 000 рублей административного штрафа при проведении проверки ГИТ для него – не аргумент.

Ищите другие аргументы для руководителя организации. А именно риски:

отстранения от работы сотрудников с сохранением среднего заработка, что и значительно «ударит» по деньгам, повлияет на нормальный ход производственного процесса и репутацию работодателя;

дисквалификации руководителя при повторном нарушении. Вопрос не в размере штрафа, а в том, чтобы на него лично не был вынесен первый административный штраф и не возникли риски выявления повторных нарушений;

приостановки деятельности организации до 90 суток при повторном нарушении по охране труда. Поэтому при первой проверке важно, чтобы не было выявлено нарушений по охране труда;

восстановления сотрудника на работе, при котором придется оплатить вынужденный прогул и возникнут репутационные риски и т.д.

Важно! Любому руководителю нужно, чтобы производственный процесс шел без сбоев. Анализируйте, что может привести к рискам такого сбоя (отстранения от работы, приостановка деятельности).

Обратите внимание! Руководителя интересуют значительные финансовые потери. Анализируйте не штрафы, а иные сопутствующие риски потери денег: требование что-то выплатить работникам за последние три года, оплата вынужденного прогула и т.д.

Совет Поставьте себя на место руководителя и посмотрите на свою функцию его глазами. Так вы поймете, что для него в ваших обязанностях важно, значимо и рискованно, а что нет.

Правовые риски в трудовых обязанностях с позиции Роструда

Рассмотрим, как основные обязанности оценивает Роструд с точки зрения градации рисков, которые выявляют при проведении инспекционной проверки.

Узнайте три ключевых аргумента для самопроверки по листам Роструда.

Роструд выделил 78 нарушений в области трудового законодательства и охраны труда, которые выявляют при проведении инспекционных проверок ГИТ. Каждому из них присвоен балл от 1 до 10, где:

• с 7 до 10 баллов – нарушения высокого риска, которые наносят максимальный вред и являются критически важными как для выявления при проверке, так и для их устранения;

• с 4 до 6 баллов – нарушения среднего риска;

• с 1 до 3 – нарушения низкого риска.

В наших основных обязанностях только несколько нарушений отнесены к этому списку из 78 пунктов. Рассмотрим их ниже в таблице.

Категории рисков при инспекционных проверках кадровых процедур

Кадровая процедура	Нарушение требований трудового законодательства	Статьи Трудового кодекса, содержащие требования	Категория нарушения в зависимости от негативных последствий для работника (в баллах)
Заключение трудового договора (прием на работу)	Ненадлежащее оформление трудового договора (за исключением условий оплаты труда)	67	Средний риск (6 баллов)
	Нарушение установленной процедуры оформления трудового договора	57	Низкий риск (3 балла)
	Нарушение Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек	65, 66, 309	Низкий риск (1 балл)
Прекращение трудового договора (увольнение)	Нарушения процедуры увольнения работника по инициативе работодателя в случаях: ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем; сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя	81	Высокий риск (10 баллов)
Время отдыха (отпуск)	Нарушение порядка предоставления отпуска	114	Средний риск (6 баллов)
	Неутверждение (нарушение сроков и/или порядка утверждения) работодателем графика предоставления ежегодных отпусков	120	Низкий риск (2 балла)
Оплата труда	Сроки выплаты заработной платы не установлены	136	Средний риск (6 баллов)
	Невыдача расчетного листка работнику	136	Низкий риск (1 балл)
Ответственность сторон трудового договора (дисциплинарное взыскание)	Нарушение процедуры наложения дисциплинарного взыскания	193	Средний риск (6 баллов)

Таким образом, из 78 нарушений, выделенных Рострудом, только 9 непосредственно связаны с оформлением кадровых документов. Причем из высокого риска только процедура ликвидации, сокращения численности или штата.

Все остальные наши потенциальные нарушения в области:

• некорректного ведения трудовых книжек;

• сроков утверждения графика отпусков;

• не выдачи расчетного листа на руки.

Они отнесены к низкой категории риска. То есть нарушения в этой области оказывают низкое влияние на наступление негативных последствий для работника, и, соответственно, для бизнеса. За нарушения в этих вопросах компании не грозят значительные административные штрафы.

К среднему риску отнесены такие нарушения:

• ненадлежащее оформление трудового договора;

• нарушение порядка предоставления отпусков;

• неустановление сроков выплаты заработной платы;

• нарушение процедуры вынесения дисциплинарного взыскания.

Если посмотреть на практику инспекционных проверок, нашу практику проведения аудитов, можно увидеть парадоксальную связь:

1. Кадровики уделяют основное внимание всему, что касается низкой области риска: ведению трудовых книжек, утверждению графика отпусков. А также тому, что вообще не вошло в указанный список Роструда: ведению карточек Т-2, приказов, журналов регистрации и т.д.

2. В том, что отнесено к средней категории риска, выявляют определенные недоработки. В частности, по тому же трудовому договору могу сказать, что практически во всех компаниях есть нарушения, связанные с содержанием трудового договора и указанием его обязательных условий, трудовой функции, оплаты труда, гарантий и компенсации (но это тема отдельного разговора) (сейчас многие кадровики скажут что это обязанность юристов, а не их).

3. То, что отнесено к нарушениям высокого риска по наступлению негативных последствий для работника (а значит и для бизнеса), а также в принципе подавляющее большинство важных нарушений (67 в рейтинге Роструда), вообще не входят в обязанности многих кадровых специалистов.

В чьи же обязанности входят те области нарушений, которые Роструд включил в свой список 78 нарушений?

Кто отвечает за:

• организацию допуска к работе и назначение уполномоченных лиц за допуск;

• проверку рисков признания гражданско-правового договора трудовым;

• разработку графиков работы в пределах нормы;

• контроль за часами переработки;

• контроль за предоставлением необходимого времени отдыха;

• контроль за порядком привлечения к работе в выходные, сверхурочной работе разных льготных категорий;

• режимом труда и отдыха водителей;

• своевременную оплату труда и оплату отпускных;

• соблюдение критических вопросов в области охраны труда;

• допуск сотрудника к работе без медицинских осмотров, психиатрических освидетельствований, обучения по охране труда и т.д.

Кто отвечает за все то, что относится к области трудового законодательства и отнесено Рострудом к более тяжелым нарушениям? Сейчас многие скажут: охрана труда, юристы, бухгалтера и т.д. А реально ли отвечают? Реально ли знают, насколько эти вопросы критичны для бизнеса и предотвращают его правовые риски?

Конечно, вы имеете полное право сказать, что это не ваши обязанности, что есть руководитель отдела, директор по персоналу, юристы, генеральный директор. Конечно, вы имеете на это право. Но тогда нам надо смириться со своей ролью – ролью технического работника, который «бумажки перекладывает».

Я вас, наверное, сейчас удивлю, но большинство руководителей считает, что за трудовое законодательство отвечают кадры и это они: знают, умеют и выстраивают. Если при проведении инспекционной проверки возникают проблемы в этих вопросах, то виноваты будут кадры, по крайней мере, в глазах руководителя компании.

Хорошо, если в вашей компании точно есть люди, которые за это отвечают. Если у них это прописано в должностных обязанностях, если они это контролируют.

А что, если нет? Если все остальные считают, что это же трудовое законодательство – а значит, обязанность кадровиков?

Даже при выявлении нарушений, связанных с оплатой труда, многие бухгалтера говорят, что этот вопрос регулирует Трудовой кодекс. Значит, это ответственность кадровиков. В Налоговом кодексе об этом ничего не сказано.

Поэтому вам самим надо выбрать «красную или синюю таблетку» вы будете «есть», кадровые Нео.

Выбор № 1: «синяя таблетка»: «есть те, кто должен позаботиться о распределении обязанностей, и это точно не я».

Выбор № 2: «красная таблетка»: «это моя зона ответственности, и я должен, как минимум, проговорить с руководителем и включить основные требования трудового законодательства, за нарушение которых могут наступить критические последствия для компании и руководителя организации, в регламенты, локальные акты других должностных лиц». Либо: «это реально моя зона ответственности, в том числе в части контроля за соблюдением таких требований, а значит, мне нужны на это полномочия».

Почему выбор № 2 – это «красная таблетка»? Потому что это опасный путь. Это путь ответственности. «Синяя таблетка» проще, спокойнее, знакомее. Так что подумайте, что выбрать.

Как предотвратить риски Роструда Шаг № 1. Определите максимальные риски, которые возникают у компании при выявлении того или иного нарушения. Их надо определять объективно, оценивая, где риски только административного штрафа, а где – наступления иной, более тяжелой ответственности (уголовной, материальной и т.д.). Шаг № 2. Определите, кто за это отвечает в организации, Шаг № 3. Выделите области, которые «выпали» из чьей-то зоны ответственности. Шаг № 4. Проверьте, насколько во внутренних документах компании (регламентах, положениях должностных инструкциях) прописана ответственность за эти области. Шаг № 5. Разработайте на основании проведенного анализа план необходимых корректировок и обсудите его с руководителем.

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, управляющий партнер компании «Митрофанова и Партнеры».

Закажите аудит ключевых рисков бизнеса при проверках ГИТ. В отчете вы получите: общую оценку областей риска, описание рисков компании при выявлении нарушений инспекционными органами план приоритетных действий по их исправлению.

Заказать аудит