Компенсация аренды жилья сотрудникам

Компенсация аренды жилья – один из способов заботы работодателя о своих сотрудниках и привлечения высококвалифицированных специалистов.

Существует несколько вариантов такой компенсации:

  • денежная компенсация вне рамок системы оплаты труда,
  • включение компенсации в систему оплаты труда,
  • прямая оплата аренды жилья работодателем и предоставление этого жилья сотруднику,
  • трехсторонний договор с арендодателем жилья.
Каждый вид компенсации имеет свои нюансы, как с точки зрения оформления, так и налогообложения. В статье мы рассмотрим слабые и сильные стороны каждой формы оплаты, что позволит выбрать наиболее оптимальный вариант для вашей компании.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Компенсация неиспользованного отпуска при сокращении штата

Подробнее

Денежная компенсация вне рамок системы оплаты труда

Это самый выгодный вариант для компании. При выборе данного способа компания в локальных актах по системе оплаты труда и в трудовых договорах не предусматривает компенсацию аренды жилья.

Вместе с тем, необходимо принять локальный акт, в котором установить право работодателя выплачивать денежную компенсацию за найм жилья своим сотрудникам, поскольку такие расходы связаны с интересами производства, необходимы для нормального функционирования компании и ведения хозяйственной деятельности.

Расходы по компенсации в данном случае организация учитывает как «иные расходы» (п. 25 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Натурального дохода у сотрудника в этом случае не образуется, соответственно на сумму компенсации не надо начислять НДФЛ и страховые взносы, а также учитывать при исчислении среднего заработка.

Включение расходов по компенсации в составе расходов организации при исчислении налога на прибыль также является обоснованным.

Однако при выборе такого способа компенсации компания должна быть готова отстаивать свои интересы перед налоговыми и иными надзорными органами, которые наиболее часто относят компенсацию аренды жилья к натуральным доходам сотрудника.
Разработать необходимые локальные акты, внедрить описанный способ компенсации в организации и подготовить правовое обоснование для контролирующих органов помогут наши опытные эксперты

Включение компенсации в систему оплаты труда

Работодатель вправе предусмотреть в локальном нормативном акте (Положении об оплате труда), коллективном или трудовом договоре компенсацию аренды (найма) жилья сотрудником. 

В этом случае работник самостоятельно подыскивает жилье, оформляет необходимые документы (договор найма жилого помещения) на свое имя и оплачивает жилье самостоятельно. Работодатель выплачивает сумму возмещения непосредственно в составе заработной платы.

Для этого в коллективном договоре, трудовом договоре или в ином локальном нормативном акте организации, регулирующем вопросы оплаты труда, необходимо установить порядок и размеры компенсации, в частности:

  • основания для возмещения расходов (предоставление договора найма, аренды), 
  • размер компенсации, (возможно установить как частичную компенсацию, так и полную, исходя из фактических расходов, а также можно предусмотреть компенсацию как в твердой денежной сумме, так и в процентном соотношении),
  • срок выплаты компенсации (ежемесячно в составе заработной платы),
  • способы перечисления денег (наличная, безналичная форма). 

Такого вида компенсация будет считаться частью заработной платы, выраженной в натуральной форме, и соответственно, в силу ст. 131 ТК РФ она не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы

Сумма оплаты организацией аренды жилого помещения, которое предоставляют работнику, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Из очевидных плюсов такого варианта компенсации –возможность включения сумм компенсаций в расходы организации, которые рассчитывают для целей налогообложения прибыли.
ВЫПИСКА

Письмо Минфина России от 14.01.2019 № 03-04-06/1153

«Таким образом, если расходы организации на оплату найма жилья для размещения работников являются формой системы оплаты труда и условием в трудовом договоре, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов как заработная плата, выраженная в натуральной форме.

В случае, если расходы организации на оплату найма жилья для работников не являются формой системы оплаты труда и носят социальный характер, то, по мнению Департамента, такие расходы не могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет»

Есть и минус – суммы компенсации будут включаться в расчет среднего заработка работника (при расчете отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности, родам и уходу за ребенком и т. д.).

Включение компенсации в расчет среднего заработка может увеличить расходы организации, которые планируются к выделению на оплату найма жилья. Поэтому при выборе этого варианта рекомендуем обдумать частоту выплат среднего заработка в организации с возможным налоговым послаблением и принять взвешенное решение. 

Прямая оплата аренды жилья собственнику

Компания вправе сама арендовать жилье и в последующем предоставить его своему сотруднику для проживания. В этом случае плату за аренду жилья организация будет перечислять непосредственно собственнику жилого помещения.

После заключения договора аренды юридическое лицо с согласия арендодателя может передать квартиру своему работнику, в частности, по договору безвозмездного пользования (п. 2 ст. 615, ст. 689 ГК РФ). 
РЕКОМЕНДАЦИЯ

Работодателю следует включить в договор обязательства работника уплачивать коммунальные платежи и нести иные расходы, связанные с текущим и капитальным ремонтом, а также иные обязательные расходы по поддержанию жилья в надлежащем состоянии

Возможность предоставления жилья работнику для этого варианта компенсации достаточно закрепить в локальном нормативном акте организации или коллективном договоре. 

Решение о предоставлении работнику для проживания жилого помещения на время действия трудового договора работодатель оформляет приказом, передачу квартиры работнику - актом приема-передачи.

Оплата производится по коду 2510 «Оплата за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика».

Плюс такого варианта компенсации – работодателю не нужно рассчитывать средний заработок работника с учетом сумм, затраченных на аренду жилья (п. 3 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Однако есть и минусы: 

  • расходы по оплате аренды жилья нельзя включать в состав расходов организации при исчислении налога на прибыль;
  • квартира может простаивать, если работник откажется в нее вселяться,;
  • бремя отношений и достижения договоренностей с собственником квартиры ложится на работодателя;
  • в зависимости от условий договора есть риск возмещения ущерба, причиненного собственнику жилья.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Компенсация основного ежегодного и дополнительного отпусков

Подробнее

Трехсторонний договор по аренде жилья

Для некоторых компаний оптимальным станет вариант заключить трехсторонний договор аренды – между работодателем, работником и собственником жилья, когда часть платы за аренду вносит компания, а часть – сотрудник.

Такую возможность также достаточно предусмотреть в коллективном договоре или в локальном акте, а реализовывать по усмотрению работодателя. В этом случае поиски подходящего жилья и всю договорную работу с арендодателем можно возложить на работника, предварительно обговорив с ним размер компенсации со стороны работодателя.

Имея плюсы второго варианта, работодатель в этом случае освобождается от трудозатрат по поиску жилья и не несет риски оплаты расходов по его содержанию, если нет работника, которому это жилье может понадобиться.

Выбирая вариант компенсации аренды жилья сотрудникам, необходимо соотнести возможные расходы и частоту выплат среднего заработка (2 вариант) в компании с расходами по оплате жилья из чистой прибыли организации (3, 4 вариант).

Наиболее же выгодным вариантом компенсации будет 1 вариант, который обеспечит как интересы работника по компенсации, так и организации – по учету расходов при расчете налога на прибыль и отсутствию необходимости несения дополнительных расходов на уплату НДФЛ и страховых взносов

Независимо от выбранной компанией формы компенсации аренды жилья своим сотрудникам сам факт ее предоставления будет являться хорошим стимулом для привлечения потенциальных высококвалифицированных работников. 
ЗАТРУДНЯЕТЕСЬ С РАСЧЕТОМ КОМПЕНСАЦИИ?
С расчетом и оформлением любых видов компенсаций вам помогут наши опытные эксперты. Попробуйте сервис "Персональный консультант" прямо сейчас!
Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании «Митрофанова и партнеры»
Поделиться материалом
Скопировать ссылку