Создание кадровых документов, позволяющих реализовывать задачи бизнеса

Умение разрабатывать правовые документы, на которых будут выстраиваться эффективные управленческие процессы – особое искусство.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Любой кадровый документ, который использует компания, может выполнять следующие задачи:

  1. Документировать какой-то юридический факт (операцию);
  2. Подтверждать трудовой стаж работника и иные значимые для работника факты, влияющие на предоставление ему прав и гарантий со стороны государства;
  3. Сокращать риски компании в случае прохождения инспекционной проверки (или не сокращать их);
  4. Защищать интересы работодателя в трудовых правоотношениях с работником и помогать реализовывать управленческие решения компании
Первые три задачи любая кадровая служба должна реализовывать в силу своих прямых обязанностей. А вот последняя задача, если вы ее освоите, позволит вам использовать кадровые документы как реальный ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ персоналом. Вот об этой задаче и практических инструментах мы и поговорим подробнее ниже.

Какие кадровые документы позволяют защищать интересы компании и помогают ей реализовывать свои управленческие решения? Практически любые. Но мы поговорим о базовых документах: локальных нормативных актах организации (ЛНА) и трудовом договоре.

Начнем рассмотрение этих документов с честного признания: «В большинстве компаний эти документы носят чисто формальный характер».

В правилах внутреннего трудового распорядка, трудовом договоре большая часть их содержания – просто переписанные нормы из Трудового кодекса.
СОДЕРЖАНИЕ ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

  • Нормы, прописанные в законодательстве (в среднем от 60 до 80%)
  • Особенности организации работы в компании, которые должны быть прописаны в локальном нормативном акте по закону (в среднем от 5 до 10%)
  • Внутренние правила взаимодействия в компании и решения тех или иных вопросов, полномочий (от 0 до 15%)
  • Нормы, регламентирующие особенности организации работы в компании, направленные на защиту ее управленческих интересов (в среднем от 0 до 5%).

От 85 до 95% содержания локальных нормативных актов составляют нормы, не дающие никаких дополнительных возможностей компании использовать данные акты как инструменты управления (пустой, формальный текст)!

А ведь именно локальные нормативные акты должны содержать все установленные в компании:

1. корпоративные правила работы и этики внутренних и внешних взаимодействий;
2. фактические графики работы, а также иные вопросы управления рабочим временем, например:

  • причины, по которым работники могут привлекаться к работе за пределами нормы;
  • порядок такого привлечения
  • назначение должностных лиц;
  • ответственных за контроль переработок;
  • определение того, какое отсутствие работника будет считаться опозданием;
  • определение того, может ли работник остаться на работе по окончании рабочего дня и будет ли это считаться сверхурочной работой;
  • и др.
3. правила поведения сотрудников в коллективе, на рабочем месте, во время отдыха, которое работник проводит на рабочем месте, возможность решения личных вопросов в рабочее время;
4. правила представления отпусков, в том числе:
5. порядок предоставления отпуска по просьбе работника;
6. причины, по которым работодатель может отказать в предоставлении такого отпуска;
7. периоды, в которые отпуска не предоставляются в связи со спецификой производственного процесса компании;
8. как можно делить отпуск на части, например, можно ли или нельзя брать отпуск на 1-2 дня;
9. может ли работник во время отпуска выйти на работу;
10. порядок подачи жалоб, обращений, заявлений работников (кому, в каком порядке);
11. и др.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

С чего начать кадровый аудит?

Подробнее

Например, если работник хочет уволиться, то что будет являться датой уведомления работодателя? Подача заявления кому? Непосредственному руководителю? В отдел кадров? Генеральному директору?

На этом вопросе проходит проигрыш большого количества трудовых споров, а также то, что мы не учитываем вовлечение иных работников в решение вопроса с увольнением):

  • порядок выдачи распорядительных требований работникам (устный, письменный, по электронной почте), действия работника при получении таких распоряжений, действия работника в случае невозможности выполнить распоряжение или выполнить его в установленный срок,
  • порядок замены отсутствующих сотрудников,
  • и т.д.
Где у кого в какой компании прописаны все операционные вопросы, с которыми сталкивается ежедневно каждый работник?

Вот и получается, что если работодатель не регламентирует эти и другие важнейшие операционные вопросы, то они складываются просто стихийно, по мере понимания самих работников, по мере понимания руководителей подразделений. Именно из за этого возникают недопонимания и недовольства руководителя и самих работников друг другом. Просто потому, что правила игры не были определены.
ВАЖНО!

Чем четче в компании прописаны правила, тем четче и слаженнее складывается игра, тем меньше недовольств у сторон друг другом, и тем проще проводить увольнения, которые не вписываются в правила работы компании

Какие решения может принять бизнес и должны быть оперативно и, самое главное, грамотно с правовой точки зрения реализованы со стороны кадровой службы:

  • Решение об увольнении конкретного работника (здесь и сейчас);
  • Решение об изменении обязанностей работника;
  • Решение об изменении системы оплаты труда;
  • Решение о смене подчинения работника;
  • Решение о привлечении к дисциплинарной ответственности;
  • Требование возмещения материального вреда;
  • Требование отработать в компании определенный период времени после обучения;
  • Требование изменения рабочего места (подразделения, адреса рабочего места и т.д.);
  • и т.д.
ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ 

Я ответственно заявляю, что все эти и многие другие решения кадровая служба МОЖЕТ успешно реализовывать, управляя кадровыми документами и локальными нормативными актами

НАШИ КЕЙСЫ

Кому нужен ПВТР: как документ поможет в случае судебного разбирательства?

Подробнее


Вебинар 29.03.2023 «Управление официальными коммуникациями» (спикер - В. Митрофанова)


ЗАКАЖИТЕ ЭКСПЕРТНЫЙ АУДИТ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Важно, чтобы кадровые документы вашей организации содержали формулировки для различных категорий персонала и отражали все ситуации, которые есть в компании. Кадровые документы могут как помочь вашей компании выиграть трудовой спор в суде, так и стать объектом пристального внимания инспектора ГИТ. Эксперты нашей компании проведут для вас профессиональный кадровый аудит или разработают типовые формы обязательных кадровых документов индивидуально для ваших потребностей

Материал подготовила Валентина Митрофанова,
эксперт по трудовому праву,
управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры»
Поделиться материалом
Скопировать ссылку