С чего начать кадровый аудит: устав организации и доверенность уполномоченного лица

При проведении кадрового аудита в первую очередь нужно обратить внимание на два вида правоустанавливающих документов:

  • устав организации;
  • доверенности уполномоченных лиц.
На практике корректно проверить все кадровые документы, не проанализировав правоустанавливающие, нельзя. Однако при профессиональном аудите запрос таких документов вызывает у многих компаний непонимание, удивление и даже отрицание в необходимости их анализа.

Эксперты, предоставляющие услуги по кадровому аудиту, при взаимодействии с представителями кадровой службы заказчика часто слышат один и тот же вопрос: «Зачем проверять правоустанавливающие документы, раз они не относятся к кадровым и входят в компетенцию корпоративных юристов?»

Ответ на этот вопрос, а также практические рекомендации по аудиту устава и доверенностей, дадим в статье.
Каковы обязательные реквизиты доверенности и срок ее действия, разъяснит персональный консультант по трудовому праву
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Какие кадровые документы обязательны в компании с практической точки зрения

Подробнее


Устав организации и доверенность на уполномоченное лицо: зачем нужна проверка

Проверка правоустанавливающих документов нужна для уточнения важной информации для будущего аудита кадровых документов. В частности, она помогает ответить на вопросы:

  • Каково корректное наименование организации, кадровые документы которой проверяют?
  • Какие органы управления в этой организации?
  • Каковы полномочия каждого из них?
  • Где определено место хранения документов, которые являются обязательными по законодательству?
  • Какие полномочия есть у лиц, действующих от имени проверяемой компании?
Уточнив указанные сведения в ходе анализа учредительных и правоустанавливающих документов, можно приступить к проверке кадровых.
ВАЖНО!

Аудит корпоративных документов определяет права и полномочия подписантов кадровых документов, а также условия и порядок их хранения

Устав: аудит содержания

Юридические лица, кроме хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждают их учредители (участники) (ст. 52 ГК РФ). Исключение – юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом (ч. 2 ст. 52 ГК РФ).
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Аудит кадровых документов для безопасного ведения бизнеса

Подробнее

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

С чего начать аудит локальных нормативных актов

Подробнее

Сведения о том, что организация действует по типовому уставу, который утвержден уполномоченным государственным органом, указаны в едином государственном реестре юридических лиц.

Если устав юридического лица утвержден его учредителями (участниками), в нем обязательно указывают сведения:

  • о наименовании организации в уставе;
  • о ее организационно-правовой форме;
  • о месте нахождения юридического лица;
  • о порядке управления его деятельностью;
  • иные сведения, предусмотренные законом для юридических лиц, которые соответствуют организационно-правовой форме и виду.
Мы проанализировали, на что обратить внимание при анализе устава юридического лица, и привели рекомендации в таблице ниже.
ВЫПИСКА

Гражданский кодекс Российской Федерации, статья 52 (извлечение):

«1. Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ и государственных корпораций, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками), за исключением случая, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи.

Хозяйственное товарищество действует на основании учредительного договора, который заключается его учредителями (участниками) и к которому применяются правила настоящего Кодекса об уставе юридического лица.

Государственная корпорация действует на основании федерального закона о такой государственной корпорации.

2. Юридические лица могут действовать на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом. Сведения о том, что юридическое лицо действует на основании типового устава, утвержденного уполномоченным государственным органом, указываются в едином государственном реестре юридических лиц.

Типовой устав, утвержденный уполномоченным государственным органом, не содержит сведений о наименовании, фирменном наименовании, месте нахождения и размере уставного капитала юридического лица. Такие сведения указываются в едином государственном реестре юридических лиц.

3. В случаях, предусмотренных законом, учреждение может действовать на основании единого типового устава, утвержденного его учредителем или уполномоченным им органом для учреждений, созданных для осуществления деятельности в определенных сферах.

4. Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, должен содержать сведения о наименовании юридического лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным.

5. Учредители (участники) юридического лица, а в случаях, предусмотренных законом, также органы юридического лица (пункт 1 статьи 53) вправе утвердить регулирующие корпоративные отношения (пункт 1 статьи 2) и не являющиеся учредительными документами внутренний регламент и иные внутренние документы юридического лица.

Во внутреннем регламенте и в иных внутренних документах юридического лица могут содержаться положения, не противоречащие учредительному документу юридического лица…»

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Аудит по трудовому законодательству: как научиться проведению аудита

Подробнее


На что обратить внимание при аудите устава организации

N п/п
  Что проверяем Зачем проверяем

1

Точное наименование компании (полное и краткое)

Для проверки:

  • корректности названия во всех кадровых документах;

  • внесения записи в трудовую книжку

2

Каковы органы управления компании

Для понимания легитимности действий органа управления

3

Какие полномочия у каждого органа управления

Для проверки полномочий лиц, которые имеют право:

  • осуществлять прием на работу;

  • увольнение;

  • выносить дисциплинарных взысканий;

  • подписывать трудовые договоры;

  • утверждать локальные акты компании;

  • утверждать штатное расписание; принимать решение по премированию,

  • утверждать график отпусков и др.

4

Где определено место хранения документов, которые являются обязательными по законодательству

  • для проверки законности нахождения документов по определенному адресу;

  • для анализа рисков требования документов при проведении инспекционных проверок

 
РЕКОМЕНДАЦИЯ

Дополнительно проанализируйте трудовой договор генерального директора на предмет его прав (в том числе и исключительных) и обязанностей, если в уставе приведены спорные формулировки о его полномочиях

Доверенность уполномоченного представителя юридического лица: что проверить

Доверенность – это письменное уполномочие, которое одно лиц выдает другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). Соответственно, при кадровом аудите важно понимать, какие именно права на подписание каких документов были переданы должностным лицам (если в компании есть такая практика).

Наши эксперты изучили, что проанализировать в доверенностях юридического лица на подписание кадровых документов, и привели подробный отчет в таблице ниже.

На что обратить внимание при анализе доверенностей на подписание кадровых документов

N п/п
  Что проверяем Зачем проверяем

1

Полномочия лица, которое выдало доверенность, а также – право передоверия

Проверить вероятность установления Уставом или иным документом исключительной компетенции на какие-либо действия без права передоверия

2

Сроки доверенности

Установить начало и окончание полномочий должностного лица на подписание кадровых документов. Если срок действия не указан, она действует один год со дня выдачи

3

Какие именно права передаются

Конкретизировать перечень передаваемых полномочий.

Доверенность может быть выдана на подписание/издание не всех видов кадровых документов/процессов

4

Дата выдачи доверенности

Определить дату ее выдачи. Если сделать это невозможно, доверенность ничтожна

Выявите нарушения трудового законодательства по новым проверочным листам. Сделайте это своими силами или заключите договор на аудит с экспертной компанией. Эксперты компании "Митрофанова и партнеры" не просто выявят допущенные нарушения, но и дадут практические рекомендации по их устранению с учетом опыта успешного прохождения проверок

Скачайте нашу презентацию внизу статьи. Мы с удовольствием ответим на ваши дополнительные вопросы
Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"

Поделиться материалом
Скопировать ссылку