Сверхурочная работа и работа в выходные: как оформить корректировку часов

Привлечение к работе в выходной день или сверхурочная работа часто планируются заранее, при этом в приказах указывают точную продолжительность работы. Но на практике количество отработанных часов может измениться. 

Разбираемся, как грамотно оформить корректировку отработанных часов без рисков для работодателя.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни

Правовое регулирование этих двух видов работы различается.

Согласно ст. 113 Трудового кодекса РФ, привлечение к работе в выходной и нерабочий праздничный день производится по письменному распоряжению работодателя. При этом для сверхурочной работы издание отдельного распоряжения непосредственно ст. 99 Трудового кодекса РФ не предусмотрено - работодатель вправе оформлять его для единообразия документооборота и фиксации своей инициативы.

Общее правило для обоих случаев: работодатель обязан вести точный учет фактически отработанного каждым работником времени (ст. 91 Трудового кодекса РФ), а также обеспечивать точный учет продолжительности сверхурочной работы (ст. 99 Трудового кодекса РФ). Именно отработанные часы, зафиксированные в табеле, учитываются при расчете оплаты (ст. 91, 152, 153 Трудового кодекса РФ).

Трудовое законодательство не устанавливает унифицированных форм документов и жестко регламентированного порядка оформления распоряжения о привлечении к работе в выходной и внесения корректировки в ранее изданные документы. Поэтому работодатель вправе самостоятельно разработать формы документов и порядок внесения изменений в них.

Как внести изменения в количество отработанных часов?

При расчете оплаты учитываются именно фактические отработанные часы, зафиксированные в табеле учета рабочего времени (ст. 91, 152, 153 Трудового кодекса РФ).

Если первоначальное распоряжение уже издано с указанием точного количества часов работы в выходной день или сверхурочно, чтобы внести изменение в части количества отработанных часов для корректной оплаты, рекомендуется оформлять соответствующий распорядительный документ. В качестве основания для подготовки распорядительного документа о внесении изменений в первоначальное распоряжение может являться служебная записка.

Рекомендуемый порядок оформления корректировки часов:

1. Фиксация в табеле. Отработанные часы фиксируются в табеле учета рабочего времени (ст. 91 Трудового кодекса РФ).
2. Составление основания. На основании табеля оформляется служебная записка или справка-корректировка с указанием причин расхождения между первоначально установленной и фактической продолжительностью работы.
3. Издание распоряжения. На основании служебной записки издается распорядительный документ о внесении изменений в первоначальное распоряжение.

Сравнение порядка оформления

Нужно ли знакомить работника с корректировкой?

Обязанности знакомить работника со служебной запиской трудовое законодательство не предусматривает. Аналогично ст. 113 Трудового кодекса РФ не устанавливает обязанности знакомить работника под подпись с распоряжением о привлечении к работе в выходной - следовательно, не возникает и обязанности знакомить с последующей корректировкой такого распоряжения.

Вместе с тем целесообразно ознакомить работника с распорядительным документом о внесении изменений в первоначальное распоряжение, чтобы уведомить его об изменении времени работы. Это снижает риск споров.

Совет для оптимизации документооборота

Поскольку фактическая продолжительность работы в выходные или сверхурочной работы заранее может быть неизвестна, работодатель вправе предусмотреть в распоряжении графы с указанием предполагаемого времени начала и окончания работы либо предполагаемой продолжительности работы.

Полезно включить в распоряжение оговорку о том, что количество отработанных часов является плановым и может быть скорректировано исходя из фактически отработанного времени, а фактическая продолжительность работы определяется по отработанным часам и подлежит отражению в табеле учета рабочего времени.

Такая формулировка позволяет зафиксировать планируемый период работы, не устанавливая его в качестве окончательной фактической продолжительности, и помогает избежать споров с работником, если он будет ссылаться на привлечение строго на определенное количество отработанных часов.

Рекомендации по оформлению корректировки

Обязательную унифицированную форму документа для оформления корректировки трудовое законодательство не устанавливает.

Рекомендуем учитывать следующее:

1. Не указывайте жесткие рамки. Указывать предполагаемое время окончания работы (продолжительность работы) либо не указывать его вовсе - это позволит избежать необходимости оформлять корректировку часов, когда фактическая продолжительность отличается от запланированной.
2. Учитывать переход работы через полночь: если работа начинается в один календарный день и продолжается на следующий, в документе следует отдельно указывать дату начала и дату окончания работы, чтобы однозначно определить календарные дни ее выполнения.
3. Опирайтесь на табель. Передавайте итоговые сведения об отработанных часах для отражения в табеле учета рабочего времени - именно эти данные учитываются при расчете оплаты за работу в выходные и сверхурочную работу (ст. 91, 152, 153 Трудового кодекса РФ).

Особенно строгий учет нужен, если смена выпадает на ночное время или нерабочие праздники - такие часы оплачиваются по особым правилам. Подробнее об этом читайте в нашей статье «Оплата ночных часов в праздничные дни».

Если вам нужна помощь в разработке форм распоряжений, служебных записок и справок-корректировок, а также в оценке рисков при привлечении к работе в выходной или сверхурочной работе, обратитесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты готовы оказать полную юридическую поддержку.

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Нужно ли получать повторное письменное согласие работника, если фактическое время работы в выходной день увеличилось по сравнению с плановым?

Ответ: Если согласие на сам факт работы в выходной день уже получено, а в распоряжении есть оговорка о плановом характере часов, повторное согласие на увеличение часов не требуется. Итоговая продолжительность определяется табелем учета рабочего времени.

Вопрос 2. Можно ли вообще не указывать количество часов в первоначальном распоряжении о привлечении к работе в выходной день?

Ответ: Да, трудовое законодательство не содержит жестких требований к форме распоряжения. Вы можете указать только дату привлечения и суть задачи, а фактическую продолжительность определять исключительно на основании данных табеля учета рабочего времени (ст. 91 Трудового кодекса РФ).

Вопрос 3. Какие отработанные часы учитываются при расчете оплаты, если фактическая продолжительность работы отличалась от плановой?

Ответ: При расчете оплаты за работу в выходные и сверхурочную работу учитываются отработанные часы, зафиксированные в табеле учета рабочего времени (ст. 91, 152, 153 Трудового кодекса РФ).