Как изменить паспортные данные в трудовом договоре
Замена паспорта влечет за собой необходимость срочной актуализации кадровых документов. У специалистов по кадрам и бухгалтеров сразу возникает масса вопросов: достаточно ли устного уведомления, нужна ли копия паспорта и как грамотно оформить изменение паспортных данных в трудовом договоре, чтобы не нарушить закон.
В статье разберем пошаговый алгоритм действий со ссылками на актуальные нормы права.
Как оформить изменение паспортных данных?
Многие работодатели по старой привычке требуют, чтобы сотрудник написал заявление. Однако спешим успокоить: заявление - это не обязательный документ, который предусматривает изменение паспортных данных.
Работодатель вправе внести правки в учетную систему на основании информации, полученной от работника любым удобным способом.
Это может быть:
- сообщение с новыми сведениями, направленное по корпоративной электронной почте;
- размещение информации в личном кабинете в системе КЭДО;
- предъявление работником оригинала нового паспорта сотрудникам управления персонала для визуального подтверждения и актуализации данных в учетной системе.
Прямая обязанность работника сообщать об обновлении сведений Трудовым кодексом РФ не установлена, однако актуализация таких данных критически необходима работодателю для корректного ведения кадрового учета, формирования отчетности и ведения воинского учета.
Точность паспортных данных критична на всех этапах работы с сотрудником. Если ошибка выявляется изначально, а не при замене документа, это требует особого подхода. Узнать нюансы трудоустройства в такой ситуации вы можете из нашей статьи «Как принять на работу при ошибке в паспорте».
Можно ли хранить копию паспорта работника?
Одна из самых частых ошибок компаний - требование, чтобы была предоставлена и хранилась копия паспорта в личном деле или в системе КЭДО. Делать это крайне не рекомендуется.
Получение и хранение, которые предусматривает копия паспорта, должны быть обоснованы самостоятельной целью обработки. Поскольку трудовое законодательство не содержит норм, которые регулирует копия паспорта, такие действия возможны только при наличии отдельного, конкретизированного согласия субъекта в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
Более того, наличие согласия не исключает риск претензий со стороны Роскомнадзора. Контрольный орган может признать такую обработку избыточной. В соответствии с ч. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки и не быть избыточными по отношению к ним.
Как внести изменения в трудовой договор при замене паспорта?
Сведения о документах, удостоверяющих личность работника, - это обязательные реквизиты, которые содержит трудовой договор (абз. 3 ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса РФ). В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо обязано предъявить паспорт, на основании которого работодатель вносит соответствующие сведения в кадровые документы.
Порядок, которым оформляется внесение изменений в трудовой договор, законодательно не детализирован. Однако способ, которым оформляется изменение паспортных данных, напрямую зависит от того, где именно в договоре указаны эти сведения:
| Где указаны сведения, которые содержит трудовой договор | Какой документ оформить | Правовое обоснование |
|---|---|---|
| В преамбуле договора (например: «Гражданин РФ Иванов И.И., паспорт...») | Дополнительное соглашение, которым оформляется внесение изменений в трудовой договор | Преамбула является неотъемлемой частью. В соответствии со ст. 72 Трудового кодекса РФ изменение определенных сторонами условий допускается только по соглашению сторон в письменной форме |
| Только в реквизитах сторон (в конце договора в блоке «Адрес и паспортные данные») | Приложение (одностороннее дополнение) | Раздел «Реквизиты» не является существенным условием. Его актуализация рассматривается как техническая корректировка, которую допускает трудовой договор |
Если вы сомневаетесь в правильности оформления кадровых документов, хотите провести аудит кадрового учета, обратитесь в компанию «Митрофанова и партнеры» за помощью. Наши юристы помогут выстроить безопасные процессы и минимизировать риски штрафов.
Мы поможем привести кадровое делопроизводство в соответствие с требованиями законодательства:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Нужно ли издавать приказ, которым оформляется изменение паспортных данных сотрудника?
Ответ: Трудовое законодательство не содержит требования об обязательном издании приказа. Достаточно актуализировать личную карточку работника (если она ведется), учетную систему и оформить соответствующее дополнительное соглашение или приложение к договору. Однако издание такого приказа не нарушит законодательство, если это предусмотрено локальными актами в рамках сложившейся внутренней традиции для фиксации даты получения новых сведений.
Вопрос 2. Что делать, если работник отказывается сообщать новые сведения, которые содержит трудовой договор и кадровые документы?
Ответ: Хотя прямая обязанность уведомлять об обновлении паспорта в Трудовом кодексе РФ не прописана, работник обязан предъявлять документы, необходимые для исполнения работодателем своих обязанностей (в том числе для ведения воинского учета и сдачи отчетности). Работодатель может предусмотреть в локальном нормативном акте обязанность работников уведомлять об обновлении персональных данных в определенный срок, и применять меры дисциплинарного воздействия в случае неисполнения внутренних правил компании.
Вопрос 3. Можно ли зачеркнуть старые сведения, которые содержит трудовой договор, и вписать новые, заверив подписью «Исправленному верить»?
Ответ: Нет, такой способ не соответствует правилам делопроизводства и ст. 72 Трудового кодекса РФ. Любые правки преамбулы требуют составления отдельного документа, который является неотъемлемой частью. Зачеркивания в самом тексте договора могут быть расценены проверяющими органами как порча документа.
