Как принять на работу при ошибке в паспорте

При оформлении нового сотрудника кадровик может обнаружить техническую ошибку в его главном документе. Можно ли брать такого человека в штат, грозит ли компании судебный спор и как правильно внести данные в трудовой договор? 

Разбираем ситуацию с точки зрения трудового законодательства.

Можно ли оформить прием на работу при ошибке в паспорте?

Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет паспорт. Паспорт гражданина РФ является основным документом, удостоверяющим личность (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 28.04.2023 № 138-ФЗ «О гражданстве Российской Федерации»).

Техническая ошибка (технический брак и (или) опечатка) сама по себе не аннулирует документ. Работодатель не наделен полномочиями самостоятельно признавать паспорт недействительным. Если паспорт при приеме на работу позволяет установить личность и в базе нет официальных сведений о его недействительности, принять работника на работу можно.

Когда паспорт недействителен?

Перечень оснований недействительности паспорта строго ограничен ч. 8 ст. 9 Федерального закона от 28.04.2023 № 138-ФЗ «О гражданстве Российской Федерации». Паспорт становится недействительным только со дня установления факта уполномоченным органом (МВД России или ФСБ России).

Изъятие недействительного паспорта производится должностными лицами МВД (п. 45, 46 Постановления Правительства Российской Федерации от 23.12.2023 № 2267 «Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца и описания бланка паспорта гражданина Российской Федерации»).

Обнаружение кадровым работником ошибки в паспорте нельзя автоматически приравнивать к установленному факту внесения недостоверных сведений. Ошибка в паспорте - это лишь основание для проверки, а не для отказа.

Отказать в приеме на работу или принять: риски

1. Если отказать в приеме на работу.
Если отказ будет основан только на наличии технической ошибки, существует риск признания отказа необоснованным по ст. 64 Трудового кодекса РФ. Кандидат может обратиться в суд, а работодатель не сможет сослаться на недействительность паспорта, так как не уполномочен ее устанавливать.

2. Если принять на работу.
Существенных рисков для работодателя нет, если паспорт фактически действителен. Данные паспорта необходимо внести в кадровые документы в точном соответствии с предъявленным документом, не исправляя ошибку самостоятельно. Это поможет избежать расхождений с оригиналом и претензий проверяющих органов.

Если кандидат с технической опечаткой в документе является иностранным гражданином, риски многократно возрастают. Любое расхождение в данных может привести к проблемам с миграционным учетом. О том, как заполнить новое уведомление МВД о приеме иностранца и избежать штрафов, читайте в статье «Как заполнить новое уведомление МВД о приеме иностранца с 1 сентября 2026 года».

Как исправить ошибку в паспорте?

Порядок исправления ошибки в паспорте регулируется п. 232 Административного регламента МВД, утв. Приказом МВД России от 16.11.2020 № 773 (далее - Регламент).

Работнику необходимо:

1. Обратиться в подразделение по вопросам миграции с заявлением об исправлении допущенных опечаток и (или) ошибок в паспорте.
2. Получить справку о приеме заявления в день обращения (п. 233 Регламента).
3. Дождаться решения начальника подразделения об оформлении нового паспорта. Если ошибка допущена по вине МВД, паспорт заменят без повторного предоставления заявления и уплаты госпошлины (п. 234.1 Регламента).

Кадровое делопроизводство требует безупречной точности, но ошибки в документах и технические сбои государственных систем встречаются регулярно. Для безопасного аудита документов и сопровождения процедуры приема обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты помогут правильно оформить трудовые отношения и избежать споров с сотрудниками.

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Нужно ли работодателю уведомлять МВД о том, что в паспорте нового сотрудника обнаружена ошибка?

Ответ: Нет, такой обязанности у работодателя нет. Работодатель не является субъектом, уполномоченным инициировать проверку паспорта или признавать его недействительным. Работодатель лишь фиксирует данные документа в кадровых документах в том виде, в каком они в нём указаны.

Вопрос 2. Что делать, если ошибка в паспорте обнаружена уже после подписания трудового договора?

Ответ: Этот факт не является основанием для расторжения трудового договора. Если паспорт фактически действителен и позволяет идентифицировать личность, приём остаётся законным.

Работодателю следует:

1. Зафиксировать факт обнаружения ошибки (например, докладной запиской или актом).
2. Рекомендовать работнику обратиться в подразделение по вопросам миграции для исправления ошибки.
3. Внести данные в кадровые документы строго в соответствии с предъявленным паспортом, не исправляя ошибку самостоятельно.
4. Если впоследствии МВД признает паспорт недействительным, решить вопрос о дальнейшем оформлении трудовых отношений с учётом нового, корректного документа, который работник обязан будет предоставить после замены.

Вопрос 3. Грозит ли кадровику ответственность за то, что он внёс в трудовой договор данные паспорта с ошибкой?

Ответ: Нет, если данные внесены точно так, как указано в предъявленном паспорте. Обязанность работодателя - отразить сведения в соответствии с документом, а не исправлять его. Ответственность может возникнуть лишь в случае, если кадровик самовольно исправил или исказил сведения паспорта.