Как принять на работу, если в выписке из электронной трудовой нет стажа

С обновлением форм Социального фонда России кадровики столкнулись с новой проблемой: в выписках перестал отображаться стаж за прошлые периоды и отметки о выборе формата ведения трудовой книжки. 

Разберемся, как принимать таких работников, не нарушая закон, и куда обращаться за подтверждением сведений о трудовом стаже.

Почему в новой выписке из электронной трудовой книжки отсутствует стаж за прошлые периоды?

Электронный учет трудовой деятельности в обязательном порядке велся работодателями только с момента введения соответствующих правил. Предыдущие периоды работы изначально вносились исключительно в бумажные документы. Отсутствие сведений о стаже за прошлые периоды в текущих выписках связано с изменениями формы документа СФР, внесенными Приказом Минтруда России от 08.08.2025 № 489н. Из приложения исключен блок со сведениями о трудовой деятельности зарегистрированного лица за периоды до начала обязательного электронного учета.

Чтобы прошлый стаж появился в выписке о стаже, работник должен самостоятельно подать в Социальный фонд России заявление о внесении изменений в свой лицевой счет (Приказ Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации от 11.07.2023 № 1363 «Об утверждении Порядка осуществления корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесения уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет», ч. 2 ст. 12 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»).

Как узнать, бумажная или электронная трудовая книжка у работника?

Юридически значимым фактом перехода на электронную трудовую является наличие подтвержденных сведений: отметки в выписке из электронной трудовой или соответствующей записи в бумажной трудовой книжке (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Если в выписке из электронной трудовой книжки по обновленной форме дата подачи заявления отсутствует, а в бумажной трудовой книжке нет завершающих записей предыдущего работодателя и записи о переходе, формально за работником сохраняется бумажная трудовая.

Что делать работодателю при утрате бумажной трудовой книжки?

Если у поступающего сотрудника нет бумажной трудовой книжки из-за ее утраты, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ).

В новую книжку вносится только запись о приеме в вашу компанию. Вносить записи о прошлых местах работы со слов сотрудника или на основании выписок законодательство запрещает (Приказ Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»).

Как подтвердить сведения о трудовом стаже для расчета больничного листа?

Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, утв. Приказом Минтруда России от 09.09.2020 № 585н, если в выписке из электронной трудовой стаж отражен не полностью, для расчета пособия по временной нетрудоспособности используйте один из источников:

Особые нюансы возникают при подтверждении периодов военной службы, участия в СВО или пребывания в добровольческих формированиях. Подробный разбор всех нюансов, перечня документов и алгоритма взаимодействия с СФР вы найдете в статье «Военная служба в страховом стаже».

Как оформить переход на электронную трудовую при приеме?

Если работник принес бумажную трудовую книжку без записи о переходе, но хочет вести сведения в электронном виде, возьмите с него письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

На основании заявления внесите в имеющуюся бумажную трудовую книжку запись о подаче заявления (п. 35 Порядка № 320н), выдайте книжку работнику на руки под роспись. С этого момента ведите сведения о трудовом стаже только в электронном виде. Если работник не подает заявление - бумажная трудовая остается и хранится у работодателя.

Если у вас возникли сложности с оформлением приема сотрудников, проверкой выписки из электронной трудовой книжки или расчетом стажа для больничных листов, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши юристы помогут корректно оформить кадровые документы в соответствии с последними изменениями законодательства.

Вопрос-ответ

Вопрос 1. Может ли новый работодатель внести записи о прошлой работе в бумажную трудовую книжку на основании выписки из электронной трудовой?

Ответ: Нет, не может. Новый работодатель не имеет права вносить в бумажную трудовую книжку записи о периодах работы у предыдущих работодателей или исправлять за них пропущенные блоки. Вносить записи за прежнего работодателя разрешено только при оформлении дубликата трудовой книжки на основании официальных документов-первоисточников.

Вопрос 2. Кто обязан восстанавливать недостающие сведения о стаже за прошлые периоды в Социальном фонде России?

Ответ: Работник восстанавливает свой стаж в лицевом счете Социального фонда России самостоятельно. Законодательство не обязывает нового работодателя собирать и подавать в фонд сведения о трудовом стаже за прошлую трудовую деятельность сотрудника.

Вопрос 3. Что делать, если работник утверждает, что перешел на электронную трудовую книжку, но в выписке из электронной трудовой нет даты заявления?

Ответ: Ориентироваться на устные слова нельзя. Работодателю необходимо предложить работнику выбрать способ ведения трудовой книжки и подать письменное заявление. Если работник подтверждает выбор электронной формы, работодатель вносит запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку и выдает ее на руки. Если работник отказывается писать заявление, работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую.