Как вносится запись о награждении в трудовую книжку
Получение грамоты от различных органов власти - это приятный момент, но для кадровика он означает необходимость разобраться с документальным оформлением. Не каждые сведения о награждении подлежат занесению в трудовую книжку.
Разберемся, какие награды требуют обязательной записи, какие документы служат основанием и как избежать ошибок при заполнении.
Какие сведения о награждении вносятся в трудовую книжку?
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в работе. Однако не любое поощрение подлежит внесению. Перечень таких сведений строго ограничен п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н).
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
- О награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений.
- О награждении наградами Президента РФ и Правительства РФ, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов).
- О награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями.
- О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.
Таким образом, если грамота учреждена как награда федерального или регионального органа власти, она подпадает под действие п. 25 Порядка № 320н, и запись в трудовую книжку вносится обязательно.
Если же грамота носит характер простого поощрения и не является наградой органа власти, запись вносится только в том случае, если такое обязательство закреплено в нормативном акте, утверждающем порядок награждения.
Какой документ является основанием для записи в трудовую?
Основанием для внесения записи является документ о награждении.
Порядок действий зависит от того, кем была вручена награда:
- Награды от государственных органов. Если грамота выдана органами государственной власти или местного самоуправления, издание приказа работодателя для заполнения трудовой книжки не требуется. Закон не устанавливает такой обязанности. Достаточно внести запись на основании полученного документа - самой грамоты, указа или постановления.
- Награды от работодателя. Если поощрение производится самой организацией, основанием является распоряжение работодателя о поощрении (приказ или иное распоряжение). Законодательных требований к его форме нет.
Законодательство не требует издания отдельного приказа для внесения записи в трудовую книжку. Однако для внутреннего учета рекомендуется издать приказ (распоряжение) о внесении записи в трудовую книжку конкретного работника с указанием реквизитов документа-основания.
Порядок заполнения трудовой книжки
Порядок внесения сведений о награждении строго регламентирован п. 26 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.
Все данные заносятся в раздел «Сведения о награждении» по следующей схеме:
| Графа | Что указывается |
|---|---|
| Графа 3 (заголовок) | Полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии) |
| Графа 1 | Порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника) |
| Графа 2 | Дата награждения |
| Графа 3 | Кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой |
| Графа 4 | Наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер |
Вносится ли запись о награждении в электронную трудовую книжку?
Запись о награждении в электронную трудовую книжку не вносится.
Это связано с тем, что перечень сведений, включаемых в электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности), является закрытым. Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже работника и представляет ее в Социальный фонд России. В эти сведения входят:
- информация о работнике;
- место работы;
- трудовая функция;
- переводы на другую постоянную работу;
- увольнение с указанием основания и причины прекращения трудового договора;
- другая информация, предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом.
Награждения и поощрения в этом перечне отсутствуют.
Кроме того, перечень кадровых событий, по которым работодатель подает подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд России, также строго ограничен. К ним относятся (п. 4, п. 43 Приказа СФР от 17.11.2025 № 1462):
- прием на работу;
- перевод на другую постоянную работу;
- увольнение;
- установление (изменение) квалификации;
- переименование работодателя;
- приостановление и возобновление трудового договора;
- лишение права занимать определённую должность по приговору суда.
Награждения и поощрения в этом перечне тоже отсутствуют. Соответственно, работодатель не подает по ним отчетность, и в выписке из электронной трудовой книжки (СТД-СФР) эти сведения не отражаются. Единственное место, где работодатель может зафиксировать такое награждение, - личная карточка работника (если она ведётся) или личное дело.
Чтобы четко понимать, какие именно кадровые события подлежат обязательному отражению в форме ЕФС-1, а какие остаются во внутренних документах, изучите статью «Какие кадровые документы обязательны для работодателя».
Таким образом, если у работника электронная трудовая книжка, запись о награждении в нее не вносится, даже если награда подпадает под перечень, установленный п. 25 Порядка № 320н. Все сведения о награждении в этом случае фиксируются во внутренних документах работодателя.
Кадровое делопроизводство требует безупречной точности, ведь ошибка в формулировке или неверная трактовка правового статуса грамоты могут привести к необходимости исправлений и штрафам. Если вы сомневаетесь в статусе полученной работником награды или не знаете, как корректно сформулировать запись, обращайтесь в компанию «Митрофанова и партнеры» - наши эксперты готовы вам помочь.
Мы поможем грамотно оформить кадровые документы и защитить ваши интересы:
- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru
- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60
Вопрос-ответ
Вопрос 1. Вносятся ли в трудовую книжку сведения о дисциплинарных взысканиях?
Ответ: Нет, не вносятся. Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Единственное исключение - если дисциплинарным взысканием является увольнение.
Вопрос 2. Как должна вестись нумерация записей в разделе о награждениях при смене места работы?
Ответ: Нумерация в графе 1 раздела «Сведения о награждении» ставится нарастающая. Как указано в п. 26 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, нумерация записи является нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника. Она не начинается заново при переходе работника к новому работодателю, а продолжается в течение всего периода трудовой деятельности работника.
Вопрос 3. Может ли работник потребовать внести в трудовую книжку запись о награждении, если работодатель этого не сделал?
Ответ: Работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о внесении записи, если награда подпадает под перечень, установленный п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. При отказе работник может обратиться в государственную инспекцию труда или в суд.
