Памятка для работодателей по порядку хранения кадровых документов в организации

14 апреля 2026

Памятка по хранению документов отличается в зависимости от вида носителя (бумажный или электронный).

Для документов на бумажном носителе можно выделить следующие правила хранения:

1. Архивные документы на бумажном носителе подлежат размещению в коробках, папках, конвертах. Допускается хранение в связках при условии их упаковки в бумагу (п. 83 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77).

2. На первичном средстве хранения архивных документов указываются номер и название фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, размещенных в нем (п. 84 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77).

3. В локальных нормативных актах необходимо урегулировать охранный режим архивохранилища (п. 86 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77).

4. Документы необходимо хранить в темноте, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа (п. 87 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77). Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.

5. Необходимо соблюдать температурный режим - 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха 50 - 55% (п. 88 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77).

6. Стеллажи и шкафы должны быть пронумерованы в каждом архивохранилище в порядке слева направо от входной двери, полки на стеллажах должны быть пронумерованы по шкафам в порядке - слева направо, сверху вниз (п. 94 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77).

7. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см (п. 51 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77).

8. При нумерации листов в делах соблюдаются следующие требования (п. 52 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77):

нумерация производится арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором с водостойкой штемпельной краской;
номера листов проставляются в правом верхнем углу листа документа;
фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист;
листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно;
листы чертежей нумеруются в порядке, установленном пунктом 126 Правил НТД;
конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются в следующем порядке - вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте;
подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;
листы больших форматов подшиваются за один край и нумеруются как один лист;
все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.

9. Не реже одного раза в 10 лет необходимо проводить проверку архивных документов на предмет их фактического наличия и физического состояния (п. 97 Приказа Росархива от 31.07.2023 N 77).

10. Доступ к таким документам должен быть у специально уполномоченного на это лица (абз. 6 ст. 88 Трудового кодекса РФ).

11. Необходимо соблюдать сроки хранения документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Для электронных кадровых документов можно выделить следующие правила хранения:

1. Хранение электронных архивных документов должно осуществляться в системе хранения электронных документов (СХЭД) и (или) физически обособленных носителях (если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно) (п. 133, 143 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях») (далее – Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77).

2. Электронный архив должен выполнять определенные функции, предусмотренные Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77).
Например, должны быть следующие функции:

прием электронных документов на архивное хранение в порядке, установленном п. 147, 148, 150 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77;
хранение электронных документов вместе с их метаданными;
учет электронных документов (п. 150 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77);
формирование описей электронных документов (п. 146, 152 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77);
наличие резервного копирования и восстановления цифровых данных (пп. «д» п. 137 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77);
проверка наличия и состояния ЭАД в порядке, предусмотренном п. 152, 153 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77;
создание (копирование) и включение в СХЭД экземпляров электронных архивных документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;
формирование проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
формирование уведомлений об истечении сроков хранения электронных архивных документов, удаление включенных в СХЭД электронных архивных документов, в том числе их резервных экземпляров, в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (пп. «л» п. 137 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77).

3. Хранение на физически обособленных носителях должно соответствовать следующим требованиям:

должны применяться носители, технические характеристики которых позволяют обеспечить долговременное хранение информации (пп. «а» п. 151 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77а);
должно быть организовано раздельное хранение физически обособленных носителей электронных документов и документов на иных видах носителей (пп. «б» п. 151 Приказа Росархива от 31.07.2023 № 77а);
для хранения физически обособленных носителей электронных документов металлические стеллажи, шкафы и контейнеры с магнитным рабочим слоем используются только при условии их размагничивания и заземления.

4. В течение всего срока хранения документов необходимо обеспечить прочтение электронных документов, воспроизведение и проверку подлинности электронной подписи, которой подписан документ.

5. Необходимо соблюдать общие правила обработки персональных данных, содержащихся в документах. В частности, доступ к таким данным должен быть у специально уполномоченного на это лица (абз. 6 ст. 88 Трудового кодекса РФ).

6. Сроки хранения электронных документов такие же, как и для хранения бумажных версий документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».