Аудит титульного листа трудовой книжки

Аудит титульного листа трудовой книжки

Некорректно заполненный титульный лист трудовой книжки – одно из часто выявляемых нарушений при аудитах трудового законодательства. Казалось бы, ничего сложного в его заполнении нет, но неточности выявляют регулярно.

  • Как действовать работодателю при обнаружении ошибок на титульном листе трудовой книжки?

  • Можно ли их исправлять?

  • Какие рекомендации в этом случае дать работнику-владельцу?

Вопросы о порядке заполнения, а также – внесения изменений, дополнений и исправлений на титульном листе трудовой книжке, рассмотрим в статье.

Содержание

 

Заполнение титульного листа трудовой книжки: распространенные ошибки

Трудовая книжка недействительна: как действовать работодателю и работнику

Заполнение титульного листа трудовой книжки: распространенные ошибки

При аудите трудовых книжек руководствуйтесь теми нормативными правовыми актами о ее заполнении, которые актуальны на дату внесения сведений.

Так, с 01.09.2021 правила заполнения всех трудовых книжек регулирует Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н). При этом новая форма трудовой книжки по Приказу № 320н будет применяться только с 01.01.2023.

До вступления в силу Порядка, утвержденного Приказом № 320н, действовали Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69) и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены ПП РФ от 16.04.2003 № 225).

На основании указанных документов, при заполнении титульного листа трудовой книжки чаще всего допускают такие нарушения:

  • внесена неправильная фамилия в трудовой книжке: неверно вписаны фамилия, имя и отчество работника (даже если не совпадает всего одна буква);

  • нет подписи работника, ответственного за заполнение и выдачу трудовой книжки;

  • отсутствует печать на титульном листе трудовой книжки: имеется в виду печать организации на образцах 1974 и 2003 годов;

  • не совпадает фактическая дата рождения сотрудника-владельца с датой, указанной в документе, удостоверяющем его личность;

  • внесена неверная дата на титульном листе трудовой книжки: не указана дата, когда трудовая книжка была заведена, либо она некорректна (например, ранее, чем был выпущен бланк).

СПРАВКА

Что должно быть обязательно указано в титульном листе трудовой книжки

  • фамилия, имя, отчество работника в соответствии с его паспортом или иным документом, удостоверяющего личность;

  • дата рождения;

  • дата заполнения;

  • образование;

  • профессия, специальность;

  • читаемая печать в образцах 1974 и 2003 года;

  • подпись работника-владельца;

  • наличие подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек;

  • отметка о выдаче вкладыша, проставление его номера (если он выдавался);

  • скрепление вкладыша и трудовой книжки (если он был выдан; однако это требование уже отсутствует в Приказе № 320н);

  • корректное внесение изменений Ф.И.О. и дополнений сведений об образовании, профессии и специальности (если такие изменения и дополнения были).

 

Обратите внимание! Исправления на титульном листе трудовой книжки по общему правилу не допустимы. При выявлении ошибки либо аннулируется бланк трудовой книжки и оформляется новый, либо – выдается ее дубликат по причине «утраты». Однако на практике встречаются случаи исправления данных о ФИО работника по аналогии с правилами их изменения.

 

Совет

Проверьте, чтобы все данные, которые внесены в титульный лист трудовой книжки соответствовали сведениям, указанным в подтверждающих документах. Иначе могут возникнуть сомнения в том, что трудовая книжка действительно принадлежит работнику.

 

В каком порядке оформить дубликат трудовой книжки, вам разъяснит консультант по трудовому праву.

Убедитесь, что трудовую книжку нельзя вести в ЭДО. Уточните список иных документов, на которых распространяется это ограничение.

Трудовая книжка недействительна: как действовать работодателю и работнику

Уведомите работника, что при выявлении ошибок на титульном листе его трудовая книжка признается недействительной. В этом случае вы как работодатель не сможете ее принять. Как вариант, предложите сотруднику написать вам заявление об оформлении новой трудовой книжки.

Если потребуется подтвердить стаж работы сотрудника, попросите его предоставить документы, его подтверждающие. Среди них:

  • справки со всех предыдущих мест работы;

  • письменные трудовые договоры;

  • справки, выдаваемые соответствующими государственными (муниципальными) органами;

  • выписки из приказов;

  • лицевые счета;

  • ведомости на выдачу заработной платы.

АЛГОРИТМ

Действия работодателя при обнаружении ошибки в трудовой книжке после внесения записи о приеме на работу

1. Зафиксируйте документально сам факт обнаружения ошибки. Фиксация может быть в свободной форме: акт или докладная записка.

2. Издайте приказ об устранении нарушений. Основание в приказе – докладная записка или акт об обнаружении нарушений. Если есть необходимость вернуть трудовую книжку работнику – указать это в приказе вместо со сведениями об оформлении новой трудовой книжки. С приказом нужно ознакомить работника.

3. Верните недействительную трудовую книжку работнику. Рекомендуем сделать это под роспись, например, в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним (журнале, ином учетном документе), если вы ее ведете.

4. Оформите работнику новую трудовую книжку, внеся в нее только запись о работе по основному месту.

 

АЛГОРИТМ

Действия работодателя при выявлении ошибки в трудовой книжке в ФИО работника (примечание: вносите исправления как в случае изменения ФИО по п. 7 Порядка, утвержденного Приказом № 320н)

1. Снять копию с трудовой книжки и документа, удостоверяющего личность.

2. Написать письмо работодателю, который впервые оформил трудовую книжку, с просьбами:

  • подтвердить допущенную им ошибку в ФИО работника при заполнении титульного листа трудовой книжки;

  • дать разрешение на ее исправление.

3. К письму приложить копии трудовой книжки и паспорта работника и отправить их его первому работодателю заказным письмо (либо передать через работника).

4. При получении официального письма работодателя, допустившего ошибку, о подтверждении ошибки и разрешении на ее исправление, внести сведения на титульном листе трудовой книжки, а именно:

  • зачеркнуть неверно указанные сведения, например имя.

  • рядом написать имя согласно паспорту или иному документа, удостоверяющего личность;

  • на развороте титульного листа трудовой книжки указать: «Сведения о фамилии были скорректированы на основании официального разрешения (указать наименование первой организации) от (дата) № (указать номер письма при его наличии)»;

  • далее указать должность, подпись, расшифровка подписи должностного лица, сделавшего запись;

  • проставить печать организации (если ваша компания ее использует печать).

Материал подготовлен департаментом трудового права компании «Митрофанова и партнеры»

Команда наших профессионалов поможет оптимизировать систему кадрового делопроизводства в вашей компании. Мы не только снизим количество кадровых документов, но и повысим эффективность кадровых процессов, а при необходимости – окажем консультационную и методологическую поддержку для перехода на ЭДО.

Поделиться материалом
Скопировать ссылку
Все статьи