Преимущества электронного документооборота

Перевод документов в электронный формат – один из наиболее эффективных вариантов оптимизации документооборота. Переход на электронный документооборот затрагивает многие сферы общественной жизни. Поэтому с каждым годом все больше услуг могут быть получены в электронном виде.

В настоящее время общество и бизнес признают преимущества перехода на ЭДО, постепенно отходят от привычного всем бумажного документооборота и делают выбор в пользу электронного. Тем самым они экономят как материальные, так и временные ресурсы, связанные с ежедневным оформлением документов. В статье обсудим преимущества кадрового электронного документооборота.

Какие кадровые документы можно вести в электронной форме, подскажет персональный консультант по трудовому праву

Основные преимущества электронного документооборота

Внедрение электронного кадрового документооборота наглядно демонстрирует преимущества ЭДО перед привычными бумажными документами.

Основными преимуществами ЭДО являются:

  • сокращение ошибок из-за человеческого фактора благодаря применению технических средств контроля;
  • возможность использовать электронные документы (как и бумажные) при прохождении инспекционных проверок для подтверждения определенных юридических фактов и предъявления в качестве доказательств при возникновении трудового спора;
  • прозрачность согласования, утверждения и ознакомления с документом при ЭДО, сокращение времени на указанные процедуры.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Ошибки при внедрении ЭДО

Подробнее

Это особенно важно, когда документ должны согласовать сразу нескольких должностных лиц, чтобы он по каким-то причинам не «застрял» на любой из стадий, а также для повышения сохранности данных, минимизации риска подделки документа.

Такой эффект достигается за счет того, что электронные документы подписывают электронными подписями, которые имеют нужный уровень защиты, отсутствует необходимость распечатывать, подписывать, подшивать и хранить бумажные документы при переходе на ЭДО.

Как следствие, сокращаются не только трудозатраты на все эти операции, но и расходы на бумагу, содержание принтеров, исчезает необходимости хранить большой объем бумажных документов, сокращается количество времени, необходимого на поиск необходимого документа.

 Система позволяет найти нужный электронный документ за секунды, в то время как на поиск нужного бумажного документа требуется гораздо больше времени и др.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Благодаря ЭДО трудозатраты на сопровождение кадрового документооборота в среднем сокращаются до 60%

СПРАВКА

Документы, которые нельзя вести в электронном виде:

  • трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ);
  • акт о несчастном случае на производстве (ст.  230 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 24.10.2002 № 73 (включен в перечень исключений – Постановление Правительства №2467);
  • приказ об увольнении работника (ст. 84.1 ТК РФ);
  • документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые

Примеры перехода на электронный кадровый документооборот

Многие компании в кадровом делопроизводстве постепенно отказываются от привычных бумажных документов в пользу их электронных аналогов в силу требований закона.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах

Подробнее

В частности, уже сейчас произошел переход:

  • от бумажных листов нетрудоспособности на электронные больничные листы
  • от получения СНИЛС в бумажном варианте к подтверждению в электронном виде регистрации в системе персонифицированного пенсионного учета
  • от бумажных трудовых книжек – к сведениям о трудовой деятельности, которые ведут в единой базе Пенсионного фонда России (бумажные трудовые теперь ведут только по желанию работника – ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)
ВАЖНО!

Изменения в Трудовом кодекс в ноябре 2021 года (новые статьи 22.1 – 22.3) – это очередной этап при переходе на ЭДО. Следовательно, переход на электронные формы документов в кадровых службах компаний – это лишь вопрос времени, поэтому рекомендуем «погружаться» в его тонкости уже сейчас

АЛГОРИТМ

Порядок введения ЭДО (ст. 22.2 ТК РФ)

Для работающих сотрудников:

  • работодатель принимает решение (приказ, распоряжение) об ЭДО;
  • утверждается локальный нормативный акт (далее – ЛНА) об ЭДО вместе с Порядком осуществления ЭДО (с учетом мнения ППО в порядке ст. 372 ТК РФ);
  • работодатель уведомляет сотрудников в срок, установленный в ЛНА, о переходе на ЭДО и о праве дать на него свое согласие;
  • работодатель получает согласие от сотрудника на ЭДО (отсутствие согласия считается отказом).
Для кандидатов: необходимо информирование об использовании ЭДО (уведомление или ознакомление с ЛНА)
ПОМОЖЕМ ПЕРЕЙТИ НА КЭДО
Опытные эксперты компании "Митрофанова и партнеры" окажут методическое сопровождение вашей организации при переходе на КЭДО. Вы получите не только готовый алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, но и экспертные заключения с рекомендациями по каждой кадровой процедуре и разработанные формы кадровых документов
НАШИ КЕЙСЫ

Сотрудники против ЭДО - выбирайте электронное взаимодействие

Подробнее

Материал подготовила Валентина Митрофанова,
эксперт по трудовому праву,
управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры»

Поделиться материалом
Скопировать ссылку