Преимущества электронного документооборота
Перевод документов в электронный формат – один из наиболее эффективных вариантов оптимизации документооборота. Переход на электронный документооборот затрагивает многие сферы общественной жизни. Поэтому с каждым годом все больше услуг могут быть получены в электронном виде.
В настоящее время общество и бизнес признают преимущества перехода на ЭДО, постепенно отходят от привычного всем бумажного документооборота и делают выбор в пользу электронного. Тем самым они экономят как материальные, так и временные ресурсы, связанные с ежедневным оформлением документов. В статье обсудим преимущества кадрового электронного документооборота.
- Основные преимущества электронного документооборота
- Примеры перехода на электронный кадровый документооборот
Какие кадровые документы можно вести в электронной форме, подскажет персональный консультант по трудовому праву
Основные преимущества электронного документооборота
Внедрение электронного кадрового документооборота наглядно демонстрирует преимущества ЭДО перед привычными бумажными документами.Основными преимуществами ЭДО являются:
- сокращение ошибок из-за человеческого фактора благодаря применению технических средств контроля;
- возможность использовать электронные документы (как и бумажные) при прохождении инспекционных проверок для подтверждения определенных юридических фактов и предъявления в качестве доказательств при возникновении трудового спора;
- прозрачность согласования, утверждения и ознакомления с документом при ЭДО, сокращение времени на указанные процедуры.
Такой эффект достигается за счет того, что электронные документы подписывают электронными подписями, которые имеют нужный уровень защиты, отсутствует необходимость распечатывать, подписывать, подшивать и хранить бумажные документы при переходе на ЭДО.
Как следствие, сокращаются не только трудозатраты на все эти операции, но и расходы на бумагу, содержание принтеров, исчезает необходимости хранить большой объем бумажных документов, сокращается количество времени, необходимого на поиск необходимого документа.
Система позволяет найти нужный электронный документ за секунды, в то время как на поиск нужного бумажного документа требуется гораздо больше времени и др.
СПРАВКА
Документы, которые нельзя вести в электронном виде:
- трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ);
- акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 24.10.2002 № 73 (включен в перечень исключений – Постановление Правительства №2467);
- приказ об увольнении работника (ст. 84.1 ТК РФ);
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые
Примеры перехода на электронный кадровый документооборот
Многие компании в кадровом делопроизводстве постепенно отказываются от привычных бумажных документов в пользу их электронных аналогов в силу требований закона.В частности, уже сейчас произошел переход:
- от бумажных листов нетрудоспособности на электронные больничные листы
- от получения СНИЛС в бумажном варианте к подтверждению в электронном виде регистрации в системе персонифицированного пенсионного учета
- от бумажных трудовых книжек – к сведениям о трудовой деятельности, которые ведут в единой базе Пенсионного фонда России (бумажные трудовые теперь ведут только по желанию работника – ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)
АЛГОРИТМ
Порядок введения ЭДО (ст. 22.2 ТК РФ)
Для работающих сотрудников:
- работодатель принимает решение (приказ, распоряжение) об ЭДО;
- утверждается локальный нормативный акт (далее – ЛНА) об ЭДО вместе с Порядком осуществления ЭДО (с учетом мнения ППО в порядке ст. 372 ТК РФ);
- работодатель уведомляет сотрудников в срок, установленный в ЛНА, о переходе на ЭДО и о праве дать на него свое согласие;
- работодатель получает согласие от сотрудника на ЭДО (отсутствие согласия считается отказом).
ПОМОЖЕМ ПЕРЕЙТИ НА КЭДО
Опытные эксперты компании "Митрофанова и партнеры" окажут методическое сопровождение вашей организации при переходе на КЭДО. Вы получите не только готовый алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, но и экспертные заключения с рекомендациями по каждой кадровой процедуре и разработанные формы кадровых документов
эксперт по трудовому праву,
управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры»