Преимущества электронного документооборота

Перевод документов в электронный формат – один из наиболее эффективных вариантов оптимизации документооборота. Переход на электронный документооборот затрагивает многие сферы общественной жизни. Поэтому с каждым годом все больше услуг могут быть получены в электронном виде.

В настоящее время общество и бизнес признают преимущества перехода на ЭДО, постепенно отходят от привычного всем бумажного документооборота и делают выбор в пользу электронного. Тем самым они экономят как материальные, так и временные ресурсы, связанные с ежедневным оформлением документов. В статье обсудим преимущества кадрового электронного документооборота.

Какие кадровые документы можно вести в электронной форме, подскажет ваш персональный консультант по трудовому праву.

Основные преимущества электронного документооборота

Внедрение электронного кадрового документооборота наглядно демонстрирует преимущества ЭДО перед привычными бумажными документами.

Основными преимуществами ЭДО:

сокращение ошибок из-за человеческого фактора благодаря применению технических средств контроля;
возможность использовать электронные документы (также, как и бумажные) при прохождении инспекционных проверок для подтверждения определенных юридических фактов и предъявления в качестве доказательств при возникновении трудового спора;
прозрачность согласования, утверждения и ознакомления с документом при ЭДО, сокращение времени на указанные процедуры.

Это особенно важно, когда документ должны согласовать сразу нескольких должностных лиц, чтобы он по каким-то причинам не «застрял» на любой из стадий;

повышение сохранности данных, минимизация риска подделки документа.

Такой эффект достигается за счет того, что электронные документы подписывают электронными подписями, которые имеют нужный уровень защиты;

отсутствие необходимости распечатывать, подписывать, подшивать и хранить бумажные документы при переходе на ЭДО.

Как следствие, сокращаются не только трудозатраты на все эти операции, но и расходы на бумагу, содержание принтеров, исчезает необходимости хранить большой объем бумажных документов;

сокращение количества времени, необходимого на поиск необходимого документа.

Система позволяет найти нужный электронный документ за секунды, в то время как на поиск нужного бумажного документа требует гораздо больше времени и др.

Обратите внимание! Благодаря ЭДО трудозатраты на сопровождение кадрового документооборота в среднем сокращаются до 60 процентов.

Об основных ошибках при внедрении ЭДО, об этапах оптимизации документооборота, а также об альтернативном способе внедрения ЭДО – электронном взаимодействии, вы узнаете на нашем сайте.

СПРАВКА

Документы, которые нельзя вести в электронном виде:

трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ);
акт о несчастном случае на производстве (ст. 230 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 24.10.2002 № 73 (включен в перечень исключений – Постановление Правительства №2467);
приказ об увольнении работника (ст. 84.1 ТК РФ);

документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемые.

Примеры перехода на электронный кадровый документооборот

Многие компании в кадровом делопроизводстве постепенно отказываются от привычных бумажных документов в пользу их электронных аналогов в силу требований закона.

В частности, уже сейчас произошел переход:

от бумажных листов нетрудоспособности на электронные больничные листы;
от получения СНИЛС в бумажном варианте к подтверждению в электронном виде регистрации в системе персонифицированного пенсионного учета.
от бумажных трудовых книжек – к сведениям о трудовой деятельности, которые ведут в единой базе Пенсионного фонда России (бумажные трудовые теперь ведут только по желанию работника – ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ).

Важно! Изменения в Трудовом кодекс в ноябре 2021 года (новые статьи 22.1 – 22.3) – это очередной этап при переходе на ЭДО. Следовательно, переход на электронные формы документов в кадровых службах компаний – это лишь вопрос времени. Поэтому рекомендуем «погружаться» в его тонкости уже сейчас.

АЛГОРИТМ

Порядок введения ЭДО (ст. 22.2 ТК РФ)

Для работающих сотрудников:

работодатель принимает решение (приказ, распоряжение) об ЭДО;
утверждается локальный нормативный акт (далее – ЛНА) об ЭДО вместе с Порядком осуществления ЭДО (с учетом мнения ППО в порядке ст. 372 ТК РФ);
работодатель уведомляет сотрудников в срок, установленный в ЛНА, о переходе на ЭДО и о праве дать на него свое согласие;
работодатель получает согласие от сотрудника на ЭДО (отсутствие согласия считается отказом).

Для кандидатов: необходимо информирование об использовании ЭДО (уведомление или ознакомление с ЛНА).

Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор

Наши опытные специалисты окажут методическое сопровождение вашей компании при переходе на КЭДО. Вы получите не только готовый алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, но и экспертные заключения с рекомендациями по каждой кадровой процедуре и разработанные формы кадровых документов.