Оптимизация процесса документооборота необходима каждой компании. Практика показывает, что в любой организации есть достаточные резервы, чтобы оптимизация кадрового делопроизводства была проведена. Более того – в большинстве организаций на сегодняшний день эти резервы просто огромны. А эффективность от проведенных процедур – поражает. Для наглядности приведем цифры. Цифры, которые удивят любого руководителя. Поэтому продемонстрируйте ему их раньше специалистов «со стороны». Таблицу с цифрами по оптимизации найдете в конце статьи.
|
Какие кадровые документы не обязательны в компании и могут быть оптимизированы, вам подскажут наши опытные консультанты в течение 24 часов с момента вашего обращения.
|
Оптимизация кадрового делопроизводства: цели
Для начала важно определить, для чего нужно оптимизировать кадровое делопроизводство в компании. Это может быть необходимо для достижения нескольких целей:
1. Повышения эффективности кадровых процессов.
2. Увеличения производительности труда кадровых специалистов.
3. Повышения скорости операций по кадровому администрированию.
4. Снижения (исключения):
-
риска ошибок «человеческого фактора» – при непрофессионализме сотрудников;
-
затрат времени на низкоквалифицированные работы по администрированию бумажных документов;
-
расходов на содержание административного персонала;
-
расходов на обеспечение и сопровождение «бумажного» процесса (канцтовары, офисная мебель и т.д.).
Для каждой цели выбирают свои способы оптимизации кадрового документооборота и этапы их внедрения. Следовательно, от выбора цели и будут зависеть плановые показатели оптимизации и достигнутые результаты.
|
Обратите внимание! Мы не преследуем цели внедрить в вашей компании сокращение бумажного документооборота и устроить тем самым «революцию». Отказаться от лишних кадровых документов или использовать другие способы оптимизации – это ваше решение. Наша задача – дать знания, что сокращение документооборота возможно и эффективно.
|
Оптимизация кадрового делопроизводства: цели
В каждой организации можно выделить такие способы оптимизации в зависимости от логического этапа их внедрения:
-
количества кадровых документов (этап 1);
-
кадровых процессов (этап 2);
-
перевода части кадровых документов (процедур) в электронное взаимодействие (этап 3);
-
перевода обязательных кадровых документов в электронный вид с использованием электронных подписей (этап 4);
-
использования элементов НОТ (научной организации труда) для организации кадрового делопроизводства (этап 5).
Именно эта последовательность действий дает ожидаемый эффект в 95–97 процентов. Рассмотрим некоторые способы оптимизации кадрового документооборота подробно.
Сокращение количества кадровых документов и оптимизация их содержания. Этот способ подразумевает исключение:
-
избыточных кадровых документов (в частности, кадровых документов, не требуемых по законодательству);
-
избыточного текста из документов.
Оптимизация администрирования кадровых процессов (и реквизитов в кадровых документах). Такой способ исключает избыточные:
-
согласования документа;
-
ознакомления с документами;
-
регистрации документов;
-
утверждения документов;
-
реквизиты документов;
-
этапы процессов, не требуемых по законодательству.
Оптимизация форм документов, использование электронных кадровых документов (далее – КЭДО). Он подразумевает исключение:
-
избыточных бумажных форм кадровых документов;
-
избыточных электронных форм кадровых документов;
-
бумажных и электронных форм документов, не требуемых по законодательству и др.
Сокращение документооборота: эффективность
Каждый из указанных способов дает свою эффективность. Ее показатели, зависят от того, насколько «запущенна» или, наоборот, «продвинута» в конкретной компании ситуация.
Только сочетание всех способов оптимизации даст максимальный эффект. Однако применение даже одного из них покажет значительные результаты, если подходить к его использованию разумно и без излишних страхов. Для этого нужно четко проанализировать все решения через призму таких вопросов:
1. Является ли это решение обязательным по закону.
2. Какую роль (функцию) оно выполняет.
3. Насколько высокий риск (и какой) будет у компании при отказе от него.
4. Какова вероятность наступления риска при его применении.
Например, если компания без применения каких-либо других способов просто переведет свое «бумажное» кадровое делопроизводство в электронный документооборот – эффект уже будет значительным. В среднем при базовом классическом делопроизводстве он составит 72 процента.
Примерно такого же результата можно достичь вообще без автоматизации. В частности, при применении способа 1 – исключив избыточные, не требуемые по законодательству кадровые документы. Резервы для оптимизации документооборота есть в каждой компании, однако при классическом избыточном бумажном делопроизводстве они просто огромны. Так, в отдельных компаниях с классическим, сложившимся годами бумажным делопроизводством, применение только одного этого способа экономит от 40 до 80 процентов.
Помимо перевода кадрового делопроизводства из бумажного в электронный формат, эффективно применять и другие способы оптимизации. В частности, убрать лишние документы, сократить: процедуры, оформление реквизитов, текст документов. В этом случае эффект в среднем будет гораздо более значительным – до 6,6 процентов.
Конкретный же эффект оптимизации зависит от базы, с которой начинается расчет (высокой оптимизированной или низкой оптимизированной). Иногда от одного – двух способов он достигает сразу 90 – 95 процентов (если в компании низкая оптимизированная база).
|
Современная статистика по применению компаниями электронного документооборота
|
Сложности при внедрении электронного делопроизводства (КЭДО)
Компании при внедрении КЭДО сталкиваются с проблемой оптимизации кадрового делопроизводства, так как используют внешние (приобретенные) информационные системы, в которых уже есть заданные шаблоны кадровых процессов и кадровых документов. Это приводит к тому, что вносить какие-то коррективы в заданные параметры – сложно или очень дорого. Например, менять формы документов, убирать какие-то реквизиты, исключать некоторые документы из цепочек процессов и т.д. – для компании оказывается экономически невыгодно (или невозможно).
В этом случае в выигрышном положении оказываются компании, которые используют собственные информационные системы и могут устанавливать необходимые настройки, а также менять их в процессе применения. Эффект от перевода бумажного делопроизводства в электронное при использовании типовых внешних информационных систем может быть значительно ниже, если такие программы не позволяют оперативно и экономно их изменять под свое видение оптимальной системы кадрового делопроизводства.
Если же компания использует на этом этапе смешанный вариант (когда часть кадровых документов переводится в электронный формат, а часть – остается в бумажном), то к бумажному документообороту ничего не мешает применять иные способы оптимизации. Поэтому параллельно с переводим кадровых документов в электронный формат нужно использовать и другие способы повышения эффективности.
Если в вашей компании в настоящее время внедрить электронное делопроизводство невозможно (нет необходимой информационной системы, специалистов ИТ, производственной и психологической готовности работодателя и сотрудников и др.), то использование даже первых двух (трех) этапов сократит трудозатраты на 60 – 70 процентов.
Что такое электронное взаимодействие, как внедрить его в компании, а также – исключить эксплуатационные расходы на его установку и обслуживание на 100 процентов и снизить траты на создание, хранение и логистику кадровых документов на 60 процентов, узнайте в нашем кейсе.
Оптимизация работы с документами: человеческий фактор
Если оптимизация кадрового документооборота так эффективна, почему же специалисты отдела кадров не спешат ее проводить? Фактических причин несколько и все они носят субъективный характер. То есть, отказ от оптимизации кадрового делопроизводства часто обусловлен профессиональными и личными качествами конкретных специалистов вашей компании. Среди них выделяют следующие причины:
-
недостаток необходимых знаний;
-
отсутствие желания (чаще – вследствие страхов потерять работу, статус, значимость и др.);
-
недостаточная готовность внедрять (инициировать) изменения.
|
Важно! Разъясните вашему руководителю и сотрудникам, что электронный кадровый документооборот способен в 8 раз увеличить скорость кадровой работы, в 4 раза снизить нагрузку на кадровую службу, в 2 раза увеличить охват сотрудников при коммуникации и уменьшить риск потери документов до 0. |
Любой кадровик – это человек, для которого априори значимы все кадровые документы. Поэтому оптимизация документов – попытка их «забрать» – задача непростая.
Количество «лишних» кадровых документов влияет на эффективность всех инструментов оптимизации. Поэтому рекомендуем использовать следующий эффективный тандем: применить сокращение количества кадровых документов одновременно с еще одним управленческим решением по их оптимизации.
«Цифры» при потенциальной оптимизации кадрового документооборота (резервы оптимизации трудозатрат)
|
Управленческое решение |
Средний процент сокращения трудозатрат кадровых специалистов |
|
Использование инструментов НОТ (научной организации труда) |
20% |
|
Оптимизация процессов кадрового делопроизводства (цепочки лиц, участвующих в процессе) |
25% |
|
Оптимизация количества документов |
60% |
|
Перевод кадровых документов в электронный вид |
70% |
|
Использование электронного взаимодействия вместо электронного документооборота (без использования электронных подписей) |
80% |
Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор компании «Митрофанова и партнеры»
|
Команда наших профессионалов готова оказать методическое сопровождение для оперативной и эффективной оптимизации кадровых документов, в том числе для внедрения системы ЭДО в вашей компании.
|