Сверху под шапкой
+7 (800) 350-51-32
Войти
119002, город Москва, переулок Калошин, дом 4, строение 1, этаж 1, помещение I, комната 31
Mip-expert.ru
Услуги
Эксперты
Кейсы и статьи
Компания
  • О компании
  • Эксперты
  • Реквизиты
  • Клиенты
  • Отзывы клиентов
Производительность труда
Контакты
ИПК
    Mip-expert.ru
    Услуги
    Эксперты
    Кейсы и статьи
    Компания
    • О компании
    • Эксперты
    • Реквизиты
    • Клиенты
    • Отзывы клиентов
    Производительность труда
    Контакты
    ИПК
      Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах
      • Услуги
      • Эксперты
      • Кейсы и статьи
      • Компания
        • Назад
        • Компания
        • О компании
        • Эксперты
        • Реквизиты
        • Клиенты
        • Отзывы клиентов
      • Производительность труда
      • Контакты
      • ИПК
      • Мой кабинет
      • +7 (800) 350-51-32
      119002, город Москва, переулок Калошин, дом 4, строение 1, этаж 1, помещение I, комната 31
      mip@mip-expert.ru
      Все кейсы
      Аудиты
      Аудиты

      Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах

      • Главная
      • Кейсы
      • Аудиты
      • Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах

      Оптимизация процесса документооборота необходима каждой компании. Практика показывает, что в любой организации есть достаточные резервы, чтобы оптимизация кадрового делопроизводства была проведена. Более того – в большинстве организаций на сегодняшний день эти резервы просто огромны. А эффективность от проведенных процедур – поражает. Для наглядности в статье привели цифры. Цифры, которые удивят любого руководителя. Поэтому продемонстрируйте ему их раньше специалистов «со стороны». Таблицу с цифрами по оптимизации найдете в конце статьи.

      Содержание
      • Оптимизация документооборота в организации: этапы
      • Оптимизация работы с документами: человеческий фактор

      Оптимизация документооборота в организации: этапы

      В каждой организации можно выделить следующие способы оптимизации в зависимости от логического этапа их внедрения:

      • количества кадровых документов (этап 1);
      • кадровых процессов (этап 2);
      • перевода части кадровых документов (процедур) в электронное взаимодействие (этап 3);
      • перевода обязательных кадровых документов в электронный вид с использованием электронных подписей (этап 4);
      • использования элементов НОТ для организации кадрового делопроизводства (этап 5).

      Именно такая последовательность действий даст ожидаемый эффект в 95–97 процентов.

      Если в вашей компании в настоящее время внедрить электронное делопроизводство невозможно (нет необходимой информационной системы, специалистов ИТ, производственной и психологической готовности работодателя и сотрудников и др.), то использование даже первых двух (трех) этапов сократит трудозатраты на 60–70 процентов.

      Обратите внимание! Мы не преследуем цель внедрить в вашей компании сокращение бумажного документооборота и устроить тем самым «революцию». Отказаться от лишних кадровых документов или использовать другие способы оптимизации – это ваше решение. Наша задача – дать знания, что сокращение документооборота возможно и эффективно.

      Что такое электронное взаимодействие, как внедрить его в компании, а также – исключить эксплуатационные расходы на его установку и обслуживание на 100 процентов и снизить траты на создание, хранение и логистику кадровых документов на 60 процентов вы узнаете в нашем кейсе.

      Какие кадровые документы не обязательны в компании и могут быть оптимизированы, вам подскажут наши специалисты, проведя аудит документации компании.

      Оптимизация работы с документами: человеческий фактор

      Если оптимизация кадрового документооборота так эффективна, почему же специалисты отдела кадров не спешат ее проводить? Фактических причин несколько и все они носят субъективный характер. То есть, отказ от оптимизации кадрового делопроизводства часто обусловлен профессиональными и личными качествами конкретных специалистов вашей компании.

      Среди них выделяют следующие причины:

      • недостаток необходимых знаний;
      • отсутствие желания (чаще – вследствие страхов потерять работу, статус, значимость и др.);
      • недостаточная готовность внедрять (инициировать) изменения.

      Важно! Разъясните вашему руководителю и сотрудникам, что электронный кадровый документооборот способен в 8 раз увеличить скорость кадровой работы, в 4 раза снизить нагрузку на кадровую службу, в 2 раза увеличить охват сотрудников при коммуникации и уменьшить риск потери документов до 0.  

       

      Совет

       

      Проведите кадровый аудит с целью оптимизации документов. Сделать это можно самостоятельно либо с помощью специалистов. Кадровый аудит позволит не только обеспечить эффективное ведение делопроизводства, но и оптимизировать работу с кадрами, а также минимизировать правовые, финансовые и репутационные риски. 

      Любой кадровик – это человек, для которого априори значимы все кадровые документы. Поэтому оптимизация документов – попытка их «забрать» – задача непростая.

      Количество «лишних» кадровых документов влияет на эффективность всех инструментов оптимизации. Поэтому рекомендуем использовать следующий эффективный тандем: применить сокращение количества кадровых документов одновременно с еще одним управленческим решением по их оптимизации.

      «Цифры» при потенциальной оптимизации кадрового документооборота (резервы оптимизации трудозатрат)

      Управленческое решение
      Средний процент сокращения трудозатрат кадровых специалистов
      Использование инструментов НОТ (научной организации труда) 
      20%

      Оптимизация процессов кадрового делопроизводства (цепочки лиц, участвующих в процессе) 

      25%

      Оптимизация количества документов 

      60%

      Перевод кадровых документов в электронный вид 

      70%

      Использование электронного взаимодействия вместо электронного документооборота (без использования электронных подписей) 

      80%

      Данные актуальны, когда компания использует только один способ оптимизации затрат. При использовании комплекса инструментов общий экономический эффект доходит до 95–97%.

      При сравнении за единицу взято классическое «бумажное» делопроизводство.

      Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор

      Наша команда готова оказать методическое сопровождение для оперативной и эффективной оптимизации кадровых документов, в том числе для внедрения системы ЭДО в вашей компании.

      • Комментарии
      Загрузка комментариев...

      Назад к списку Следующая статья
      Подписывайтесь на новости:
      Компания
      О компании
      Эксперты
      Реквизиты
      Клиенты
      Отзывы клиентов
      Услуги
      Консультант по трудовому праву 24/7
      Профстандарты: отчетные документы
      Кадровый аудит
      Аудит охраны труда
      Аудит оплаты труда
      Наши контакты

      +7 (800) 350-51-32
      Будни: с 9:00 до 18:00
      119002, город Москва, переулок Калошин, дом 4, строение 1, этаж 1, помещение I, комната 31
      mip@mip-expert.ru