Оптимизация документооборота: с чего начать в кадрах
Оптимизация процесса документооборота необходима каждой компании. Практика показывает, что в любой организации есть достаточные резервы, чтобы оптимизация кадрового делопроизводства была проведена. Более того – в большинстве организаций на сегодняшний день эти резервы просто огромны. А эффективность от проведенных процедур – поражает. Для наглядности в статье привели цифры. Цифры, которые удивят любого руководителя. Поэтому продемонстрируйте ему их раньше специалистов «со стороны». Таблицу с цифрами по оптимизации найдете в конце статьи.
Оптимизация документооборота в организации: этапы
В каждой организации можно выделить следующие способы оптимизации в зависимости от логического этапа их внедрения:
- количества кадровых документов (этап 1);
- кадровых процессов (этап 2);
- перевода части кадровых документов (процедур) в электронное взаимодействие (этап 3);
- перевода обязательных кадровых документов в электронный вид с использованием электронных подписей (этап 4);
- использования элементов НОТ для организации кадрового делопроизводства (этап 5).
Именно такая последовательность действий даст ожидаемый эффект в 95–97 процентов.
Если в вашей компании в настоящее время внедрить электронное делопроизводство невозможно (нет необходимой информационной системы, специалистов ИТ, производственной и психологической готовности работодателя и сотрудников и др.), то использование даже первых двух (трех) этапов сократит трудозатраты на 60–70 процентов.
|
Обратите внимание! Мы не преследуем цель внедрить в вашей компании сокращение бумажного документооборота и устроить тем самым «революцию». Отказаться от лишних кадровых документов или использовать другие способы оптимизации – это ваше решение. Наша задача – дать знания, что сокращение документооборота возможно и эффективно. |
Что такое электронное взаимодействие, как внедрить его в компании, а также – исключить эксплуатационные расходы на его установку и обслуживание на 100 процентов и снизить траты на создание, хранение и логистику кадровых документов на 60 процентов вы узнаете в нашем кейсе.
|
Какие кадровые документы не обязательны в компании и могут быть оптимизированы, вам подскажут наши специалисты, проведя аудит документации компании. |
Оптимизация работы с документами: человеческий фактор
Если оптимизация кадрового документооборота так эффективна, почему же специалисты отдела кадров не спешат ее проводить? Фактических причин несколько и все они носят субъективный характер. То есть, отказ от оптимизации кадрового делопроизводства часто обусловлен профессиональными и личными качествами конкретных специалистов вашей компании.
Среди них выделяют следующие причины:
- недостаток необходимых знаний;
- отсутствие желания (чаще – вследствие страхов потерять работу, статус, значимость и др.);
- недостаточная готовность внедрять (инициировать) изменения.
|
Важно! Разъясните вашему руководителю и сотрудникам, что электронный кадровый документооборот способен в 8 раз увеличить скорость кадровой работы, в 4 раза снизить нагрузку на кадровую службу, в 2 раза увеличить охват сотрудников при коммуникации и уменьшить риск потери документов до 0. |
|
Совет
Проведите кадровый аудит с целью оптимизации документов. Сделать это можно самостоятельно либо с помощью специалистов. Кадровый аудит позволит не только обеспечить эффективное ведение делопроизводства, но и оптимизировать работу с кадрами, а также минимизировать правовые, финансовые и репутационные риски. |
Любой кадровик – это человек, для которого априори значимы все кадровые документы. Поэтому оптимизация документов – попытка их «забрать» – задача непростая.
Количество «лишних» кадровых документов влияет на эффективность всех инструментов оптимизации. Поэтому рекомендуем использовать следующий эффективный тандем: применить сокращение количества кадровых документов одновременно с еще одним управленческим решением по их оптимизации.
«Цифры» при потенциальной оптимизации кадрового документооборота (резервы оптимизации трудозатрат)
| Управленческое решение |
Средний процент сокращения трудозатрат кадровых специалистов |
| Использование инструментов НОТ (научной организации труда) |
20% |
|
Оптимизация процессов кадрового делопроизводства (цепочки лиц, участвующих в процессе) |
25% |
|
Оптимизация количества документов |
60% |
|
Перевод кадровых документов в электронный вид |
70% |
|
Использование электронного взаимодействия вместо электронного документооборота (без использования электронных подписей) |
80% |
Данные актуальны, когда компания использует только один способ оптимизации затрат. При использовании комплекса инструментов общий экономический эффект доходит до 95–97%.
При сравнении за единицу взято классическое «бумажное» делопроизводство.
Материал подготовила Валентина Митрофанова, эксперт по трудовому праву и профессиональным стандартам, генеральный директор
|
Наша команда готова оказать методическое сопровождение для оперативной и эффективной оптимизации кадровых документов, в том числе для внедрения системы ЭДО в вашей компании. |
- Комментарии