ПЭП для должностной инструкции

11 марта 2026

Нас спрашивают:
«Возможно ли работнику подписывать должностную инструкцию простой электронной подписью (ПЭП)»?

Наш ответ:
Да, это возможно, если должностная инструкция является самостоятельным документом, а не частью трудового договора.
Для подписания должностной инструкции простой электронной подписью необходимо выполнить ряд действий:

в локальном нормативном акте закрепить возможность использования ПЭП для ознакомления с документами в электронной форме,
сформировать лист ознакомления в электронной форме,
обеспечить визуализацию электронной подписи работника,
заключить соглашение с работником, в котором установить:

случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью,
порядок проверки электронной подписи,
правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой подписи,
обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Такое соглашение распространяется только на участников соглашения (то есть работника и работодателя).

Условия такого соглашения не будут распространяться на третьих лиц (например, на контрольно-надзорные органы, суды и т.д.), поэтому для них документы, подписанные ПЭП, не будут считаться подписанными надлежащим образом.

Это в дальнейшем может вызвать сложности при использовании таких документов в качестве доказательств.

Если должностная инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, то использование простой электронной подписи не допускается.

Это связано с тем, что должностная инструкция в таком случае является составной частью трудового договора, поэтому внесение изменений в должностную инструкцию или утверждение новой редакции будет возможно только с согласия работника путем заключения дополнительного соглашения.
Сформировать электронную форму такого дополнительного соглашения будет возможно только через систему кадрового электронного документооборота (КЭДО).

При этом для оформления изменения условий трудового договора посредством КЭДО должны использоваться:

со стороны работодателя - усиленная квалифицированная электронная подпись;
со стороны работника допускается использование:

- усиленной квалифицированной электронной подписи;
- усиленной неквалифицированной электронной подписи (при условии определения порядка её проверки соглашением сторон);
- усиленной неквалифицированной электронной подписи, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

		 Практические рекомендации
	
		 Рекомендуем для утверждения документов использовать:

		для работодателя использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), поскольку она признается равнозначной собственноручной подписи в силу закона,
для работника – усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись при соблюдении требований законодательства.