Документы в КЭДО

29 июня 2026

Нас спрашивают:

«Работодатель с работниками подписывает кадровые документы электронно посредством электронного документооборота в HRlink.
До начала работы работники на бумажном носителе подписывают согласие на ПДн для HRlink и соглашение о применении усиленной неквалифицированной подписи (УНЭП) в HRlink.

Можно ли все остальные документы подписывать электронно, включая согласие на обработку персональных данных и листы ознакомления с локальными нормативными актами?»

Наш ответ:

Да, можно, если такие документы включены в перечень электронных документов, установленный работодателем в локальном нормативном акте о введении КЭДО (ч. 2 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ).

Важно

Обращаем внимание, что согласие на обработку персональных данных не является кадровым документом, но оно может оформляться в электронном виде при соблюдении требований, установленных частью 4 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Подробное обоснование:

1. О возможности подписывать листы ознакомления с ЛНА электронно.
Согласно ч. 1 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ под кадровым электронным документооборотом понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

В силу ч. 2 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ положения о КЭДО применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрены оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление работника в письменной форме, в том числе под роспись.

Перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, устанавливаются работодателем в локальном нормативном акте о введении КЭДО (ч. 2 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ).

При этом ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ устанавливает закрытый перечень документов, на которые положения о КЭДО не распространяются.
К ним относятся трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, акт о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказ (распоряжение) об увольнении работника, а также документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Важно

Документы, подтверждающие ознакомление работников с локальными нормативными актами, в указанный перечень не входят. Следовательно, при соблюдении требований законодательства о КЭДО они могут оформляться и подписываться в электронном виде.

Кроме того, частью 6 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ прямо предусмотрена возможность ознакомления работников с документами посредством КЭДО.

2. О возможности подписывать согласия на обработку персональных данных электронно.
Согласно части 4 ст. 9 Федерального закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ согласие в письменной форме на бумажном носителе может быть заменено электронным документом, подписанным электронной подписью.
Требования к признанию электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе установлены ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Так, для признания электронного документа, подписанного УНЭП, равнозначным документу на бумажном носителе, между участниками электронного взаимодействия (работником и работодателем) должно быть подписано соглашение о признании такой подписи приравненной к собственноручной, предусматривающее порядок проверки такой подписи (часть 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

Свяжитесь с нами!

Чтобы получить анкету для подготовки индивидуального предложения:

- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru

- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60

Проконсультироваться