Способы учета рабочего времени при различных режимах работы

24 июня 2026

Работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного работником (часть 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ).
Учет рабочего времени является одной из важнейших кадровых функций, от правильности которой зависит не только корректность оплаты труда, но и соблюдение трудового законодательства.

Давайте рассмотрим, какие виды учета рабочего времени существуют и в чем их особенности.

Содержание:

1. Способы учета рабочего времени.
2. Формы учета рабочего времени.
3. Риски при отсутствии учета рабочего времени или при ненадлежащем учете рабочего времени.

1. Способы учета рабочего времени.

Существуют следующие способы учета рабочего времени:

поденный учет рабочего времени,
недельный учет рабочего времени,
суммированный учет рабочего времени.

Рассмотрим каждый способ.

	Поденный учет рабочего времени	Недельный учет рабочего времени	Суммированный учет рабочего времени
Определение	Это способ учета рабочего времени, при котором учетным периодом является один день.	Это способ учета рабочего времени, при котором учетным периодом является неделя.	Это способ учета рабочего времени, при котором отработанное количество часов учитывается за определенный период (месяц, квартал, год), а не ежедневно или еженедельно.
Когда такой способ может применяться?	Данный способ учета применяется, когда ежедневная продолжительность рабочего времени работников в зависимости от дней недели не меняется. Особенно данный способ актуален для: сотрудников с фиксированной продолжительностью рабочего времени; работников, имеющих сокращенную продолжительность рабочего времени; сотрудников с неполным рабочим временем, если ежедневная продолжительность рабочего времени всегда одна и та же; сотрудников с неполной рабочей неделей, если ежедневная продолжительность рабочих дней одинаковая.	Данный способ учета применяется, когда у работника ежедневная продолжительность рабочего времени может отличаться, но за неделю сотрудник должен отработать определённое количество часов. Такой способ может применяться: для работников, осуществляющих деятельность с гибким графиком работы; для работников со сменным графиком работы; при неравномерной загрузке в течение недели.	Данный способ учета применяется, когда в связи с производственными особенностями работники не могут соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. Например, такой способ используется при: сменной работе; ненормированном графике; сезонных работах; работе в особых условиях труда; нестандартных производственных процессах.
Каковы особенности данного способа учета рабочего времени?	Такой способ учета позволяет детально зафиксировать и отразить отработанное работником время в течение рабочего дня. Поденный способ фиксирует: время прихода и ухода работника; часы ежедневной отработки, которая установлена работнику; наличие перерывов в работе; выполнение работы за пределами установленной продолжительности рабочего времени (при наличии); отсутствие работника на работе с указанием причин отсутствия. В данном случае допускается применение фиксирования только отклонений от установленной продолжительности работы (например, указание выходных дней, неявок работника, опозданий, сверхурочной работы или работы в выходные дни и т.д.).	Недельный способ учета рабочего времени позволяет фиксировать: общее количество отработанных часов за неделю (то есть в данном случае уже не требуется ежедневно фиксировать количество отработанных часов); отслеживать соблюдение работниками установленной для них еженедельной продолжительности рабочего времени; контролировать переработки работников по сравнению с установленной еженедельной продолжительностью рабочего времени; выходные и нерабочие праздничные дни; отклонения от установленного графика.	В данном случае работнику устанавливается учетный период, за который норма рабочего времени должна быть равна норме рабочего времени как при 40-часовой рабочей неделе. Например, если работнику устанавливается учетный период продолжительностью 1 месяц, то такая продолжительность должна быть равна норме рабочего времени за месяц при 40-часовой рабочей неделе. Суммированный учет рабочего времени: фиксирует, отработана ли работником установленная норма рабочего времени за учетный период; помогает вести ежедневный учет фактически отработанного работником времени, включая причины его отсутствия на работе; позволяет фиксировать наличие у работника переработок и отклонений от установленной продолжительности рабочего времени.
Каковы преимущества у данного способа?	Данный способ учета позволяет: точно фиксировать фактическое время работы; корректно и правильно рассчитывать заработную плату работника; контролировать соблюдение работником режима работы и своевременно принимать решения о привлечении работника к дисциплинарной ответственности в случае нарушения таких положений; фиксировать переработки работников. Указанный способ учета предполагает ежедневную фиксацию отработанного работником времени, что позволяет работодателю своевременно отслеживать какие-либо отклонения и, в связи с этим, принимать необходимые управленческие решения.	Недельный способ учета рабочего времени позволяет: организовать учет рабочего времени с гибким и плавающим режимом работы; компенсировать недоработки в одни дни переработками в другие, сохраняя при этом еженедельную продолжительность рабочего времени; учесть особенности производственного процесса работодателя, когда соблюдать одинаковую ежедневную продолжительность работы не представляется возможным; осуществлять контроль соблюдения работниками недельной нормы рабочего времени.	Суммированный учет рабочего времени позволяет: обеспечивать гибкость графика и возможность отклонения от стандартной продолжительности рабочего дня; компенсировать недоработки переработками в рамках учетного периода; производить учет сверхурочной работы.

2. Формы учета рабочего времени.

Положениями части 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ определено лишь то, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанным работником.
К сожалению, действующее трудовое законодательство не устанавливает конкретных правил и требований, которых должен придерживаться работодатель в этом случае.

В связи с отсутствием каких-либо требований к оформлению учета времени, фактически отработанным работником, у работодателя есть следующие варианты:

применять унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»,
либо разработать свою форму табеля учета рабочего времени или другую систему фиксирования отработанного работниками времени.

Правила фиксирования учета рабочего времени должно быть отражены в локальных нормативных актах работодателя.
Чаще всего:

такие правила включаются в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и указывают такие положения в разделе, например, «Режим рабочего времени»,
либо разрабатывают отдельный локальный нормативный акт, посвященный порядку учета времени, фактически отработанным работниками, например, положение об учете рабочего времени.

В локальном нормативном акте целесообразно закрепить:

1. Способ ведения учёта: поденный, недельный, суммированный учет рабочего времени;

2. Правила учета рабочего времени: будет ли это сплошная регистрация (все явки, неявки, отклонения) или метод регистрации только отклонений (когда в табель попадают лишь случаи опозданий, сверхурочных, больничных);

3. Утвердить формы фиксации времени, отработанного работниками.
Это может быть табель учета рабочего времени, а может быть специальная система – программное обеспечение, которое собирает данные автоматически или с минимальным ручным вводом. Это могут быть:

- системы контроля и управления доступом (СКУД),
- мобильные приложения или сервисы, где сотрудник сам запускает таймер в начале смены и останавливает в конце;
- программы, отслеживающие активность за компьютером (для офисных и удалённых сотрудников: фиксируют работу в конкретных приложениях, время простоя) и т.п.

3. Риски при отсутствии учета рабочего времени или при ненадлежащем учете рабочего времени.

При отсутствии у работодателя корректной системы учета времени, фактически отработанного работниками, возможны следующие риски:

1. Споры с работниками, в том числе судебные.
В ходе таких споров работники могут доказывать наличие переработок, работы в выходные дни, в связи с чем у работодателя могут возникнуть финансовые издержки по выплате:

- сверхурочной работы, работы в выходные дни в повышенном размере,
- компенсацию за задержку сроков оплаты сверхурочной работы и работы в выходные или нерабочие праздничные дни,
- компенсацию морального вреда,
- расходы работника на юридические услуги,
- взыскание госпошлины.

2. Жалобы работников в ГИТ, прокуратуру, что может повлечь за собой проведение внеплановых проверок.

3. Привлечение к административной ответственности:

по части 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за отсутствие учета рабочего времени или ненадлежащем учете рабочего времени, что может повлечь за собой наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

по части 6 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за невыплату в установленный срок или неполную выплату сверхурочной работы или работы в выходные и нерабочие праздничные дни, что может повлечь за собой наложение административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Свяжитесь с нами!

Чтобы получить анкету для подготовки индивидуального предложения:

- написать на почту i.krotov@mitrofanova.ru

- позвонить по тел. +7(916) 416-49-60

Проконсультироваться