Проверяем соблюдение работодателем требования о необходимости ведения учета времени, фактически отработанного каждым работником организации

9 апреля 2026

Проверочный лист, вопрос
Описание вопроса
Суть проверки
Цель проверки
Какие документы могут запросить инспекторы ГИТ
Что необходимо проверить
Возможные последствия при наличии нарушений

Проверочный лист, вопрос
Вопрос задается при проведении инспекционной проверки при применении Проверочного листа № 6 вопроса № 8. Вопрос звучит следующим образом:
«Ведет ли работодатель учет времени, фактически отработанного каждым работником?»

Описание вопроса
Вопрос № 8 проверочного листа № 6 направлен на проверку соблюдения работодателем требования необходимости ведения учета времени, фактически отработанного каждым работником организации.

Нормативное основание: часть 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ.

Суть проверки заключается в том, чтобы проверить, организована ли в организации система учета отработанного работниками рабочего времени.

Цели проверки заключаются в следующем:

1. Подтвердить, что в организации организована система учета рабочего времени.
Это может быть либо табель учета рабочего времени (как по унифицированной форме, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, так и по своей собственной форме), либо любой иной документ/система, фиксирующие отработанное время;

2. Оценить полноту и достоверность учета рабочего времени:

проверить, отражаются ли в табеле все виды рабочего времени: обычные часы работы, сверхурочная работа, ночные смены, работа в выходные/праздники;
убедиться, что корректно фиксируются периоды отсутствия: больничные, отпуска, командировки, простои и т. д.;

3. Проверить, соответствуют ли учетные документы трудовым договорам, расчетным листкам и платежным ведомостям и иным документам;

4. Убедиться, закреплен ли в локальных нормативных актах порядок учета рабочего времени.

Какие документы могут запросить инспекторы ГИТ

Документы учета рабочего времени (табели учета рабочего времени, иные документы и системы, фиксирующие отработанное время),
локальные нормативные акты организации, чтобы проверить, закреплен ли порядок учета рабочего времени (например, ПВТР),
трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним,
приказы о привлечении к сверхурочной работе, направлении в командировку,
другие документы, подтверждающие отклонение рабочего времени от обычного режима работы (например, больничные листы, приказы о предоставлении отпуска, акты о простое, уведомления о выполнении государственных и общественных обязанностей и т. д.),
расчетные листки и платежные ведомости.

Что необходимо проверить
Для минимизации возможных рисков со стороны ГИТ в данном случае необходимо проверить:

1. Организована ли и действует ли в организации система учета рабочего времени.
В организации должны быть:

либо табель учета рабочего времени (по утвержденной форме или в самостоятельно разработанной форме),
либо использоваться иная система, фиксирующая фактически отработанное время.

2. Соответствует ли система учета рабочего времени действующему законодательству.

В данном случае важно проверить, правильно ли в табеле учета рабочего времени отражаются:
- явки и неявки сотрудников;
- часы работы, включая сверхурочные, ночные смены, работу в выходные и праздничные дни;
- периоды отсутствия (больничные, отпуска, командировки, простои и т. д.).

3. Соответствуют ли сведения в табеле учета рабочего времени другим документам организации.

Следует сверить, соответствует ли табель учета рабочего времени:
- трудовым договорам (например, режиму рабочего времени, графику работ),
- правилам внутреннего трудового распорядка,
- приказам о приёме, переводе, привлечении к сверхурочной работе, направлении в командировку и т.п.,
- расчётным листкам и платёжным ведомостям (для корректности оплаты труда).

4. Соответствуют ли методы учета рабочего времени действующему законодательству, если используются технические средства (СКУД, системы биометрии, тайм-трекеры и т.п.).

Необходимо убедиться, что сотрудники были заранее уведомлены о таком контроле, а соответствующие положения закреплены в локальных нормативных актах и трудовых договорах.

5. Начисляется ли заработная плата работников на основании табеля учета рабочего времени.
На основе данных табеля должны правильно начисляться зарплата, доплаты за сверхурочную работу, ночные смены, работу в выходные и праздники, а также учитываться периоды отсутствия сотрудника.

Возможные последствия при наличии нарушений
Если инспекторы ГИТ установят, что работодатель не ведет учет фактически отработанного работником времени, то возможны следующие риски:

выдача предписания об устранении выявленных нарушений с требованиями:

- организовать учет ведения табеля учета рабочего времени,
- доплатить работникам недополученную сумму с начислением процентов за задержку выплаты (согласно ст. 236 Трудового кодекса РФ) (например, если будет выявлено, что работники привлекались к сверхурочной работе или работе в выходные или нерабочие праздничные дни, но оплата не была произведена),

привлечение к административной ответственности по части 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Это может повлечь за собой наложение административного штрафа:
- на должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей,
- на ИП – от 1 000 до 5 000 рублей,
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.