Проверяем соблюдение работодателем порядка направления сведений о трудовой деятельности работника в информационные ресурсы СФР

24 марта 2026

Проверочный лист, вопрос
Описание вопроса
Суть проверки
Цель проверки
Какие документы могут запросить инспекторы ГИТ
Что необходимо проверить
Возможные последствия при наличии нарушений

Проверочный лист, вопрос
Вопрос задается при проведении инспекционной проверки при применении Проверочного листа № 4 вопроса № 4. Вопрос звучит следующим образом: «Работодатель представляет сведения о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации?»

Описание вопроса
Вопрос № 4 проверочного листа № 5 направлен на проверку соблюдения работодателем порядка направления сведений о трудовой деятельности работника в информационные ресурсы СФР.

Нормативное основание:

Статья 66.1 Трудового кодекса РФ,
Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования»,
Приказ СФР от 17.11.2025 N 1462 «Об утверждении единой формы "Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)" и порядка ее заполнения».

Суть проверки заключается в том, чтобы проверить, надлежащим ли образом работодатель предоставляет в СФР сведения о трудовой деятельности работника, а именно:

соблюдается ли форма направления таких сведений в СФР (отчет по форме ЕФС-1),
соблюдаются ли установленные сроки направления таких сведений,
являются ли предоставленные сведения в отчете ЕФС-1полными и достоверными;
подписан ли отчет электронной подписью уполномоченного лица.

Цель проверки заключается в том, чтобы выявить нарушения порядка предоставления сведений о трудовой деятельности работников в СФР.

Какие документы могут запросить инспекторы ГИТ
1. Отчеты по форме ЕФС-1.
Это основной документ, который подтверждает соблюдение порядка предоставления сведений о трудовой деятельности работников в СФР.
В настоящее время отчет по форме ЕФС-1 заполняется по правилам, предусмотренным Приказом СФР от 17.11.2025 N 1462.

2. Приказы (распоряжения) работодателя, на основании которых передаются сведения о трудовой деятельности работников.
Например, приказы о расторжении трудового договора, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу (последние два вида приказов – если их издание предусмотрено локальными актами работодателя).

3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
Учитывая, что приказы о приеме на работу и приказы о переводе работника на другую работу/изменении условий трудового договора не являются обязательными, то основаниями для передачи таких сведений в СФР будут как раз трудовые договоры и дополнительные соглашения.

4. Заявления работников (например, заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде).

5. Документы, подтверждающие полномочия лиц, подписавших отчеты ЕФС-1.
Например, это могут быть доверенности, трудовые договоры или должностные инструкции, в которых закрепляются такие полномочия.

6. Журналы регистрации и учёта кадровых мероприятий. Эти документы могут помочь отследить хронологию событий и соответствие бумажных записей электронным сведениям.

Что необходимо проверить
Для минимизации возможных рисков со стороны ГИТ в данном случае необходимо проверить, соблюдение следующих требований:

1. Соблюдается ли установленная форма предоставления отчета?
Отчет необходимо предоставлять по форме ЕФС-1.
Порядок заполнения такого отчета урегулирован Приказом СФР от 17.11.2025 N 1462.

2. Формируются ли сведения о трудовой деятельности на всех физических лиц, заключивших с работодателем трудовой договор или договор гражданско-правового характера (п. 2 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ)?

3. Соблюдаются ли сроки подачи сведений о трудовой деятельности работника?
Сроки подачи отчета ЕФС-1 зависят от проводимого кадрового мероприятия (п. 5 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

в случае приема на работу, приостановления и возобновления трудового договора в соответствии со ст. 351.7 Трудового кодекса РФ – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), иного документа, подтверждающего такое кадровое мероприятие,
в случае перевода на другую постоянную работу - не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление перевода на другую постоянную работу, либо подано соответствующее заявление.

4. Являются ли предоставленные работодателем сведения в отчете ЕФС-1 полными и достоверными?
В отчете ЕФС-1 (в подразделе 1.1.) должны быть указаны следующие сведения:

СНИЛС застрахованного лица,
фамилия, имя и отчество,
периоды работы (деятельности), в том числе периоды работы (деятельности), включаемые в стаж для определения права на досрочное назначение пенсии или на повышение фиксированной выплаты к пенсии;
сведения о трудовой деятельности:

- место работы (наименование работодателя, регистрационный номер работодателя),
- сведения о выполняемой работе и периодах работы (сведения о приеме на работу, трудовая функция, сведения о переводах на другую постоянную работу, сведения о приостановлении и возобновлении действия трудового договора, сведения об увольнении, основаниях и о причинах прекращения трудовых отношений, реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
- информация о подаче работником заявления о ведении бумажной трудовой книжки;

дата заключения, дата прекращения и иные реквизиты договора гражданско-правового характера (для исполнителей по ГПХ),
сведения в отношении сумм дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию,
документы, подтверждающие право застрахованного лица на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

5. Корректно ли заполнены все графы отчета (в частности, кадровое мероприятие, соответствие наименования должности штатному расписанию, указание кода выполняемой работы, правильность указания реквизитов документа-основания (номер и дата приказа/договора)?

6. Подписан ли отчет ЕФС-1 уполномоченным лицом усиленной квалифицированной электронной подписью (абз. 4 п. 2 ст. 8 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ)?

Возможные последствия при наличии нарушений

выдача предписания об устранении выявленных нарушений,
привлечение к административной ответственности:

- по части 1 ст. 5.27 КоАП РФ, если работодатель не формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Это может повлечь за собой наложение административного штрафа:
- на должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей,
- на ИП – от 1 000 до 5 000 рублей,
- на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.

- по части 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ за непредоставление в установленный срок или непредоставление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работника, что может повлечь за собой наложение административного штрафа на должностных лиц от 300 до 500 рублей за каждого работника.