Основные и обязательные документы по охране труда в организации

Качественно разработанные локально-нормативные акты — основа управления ОТ в любой компании. При наступлении нештатной ситуации грамотно подготовленные документы по охране труда способны значительно снизить количество потенциальных проблем.

В связи с этим каждый работодатель задается вопросом: «Какой перечень документов по охране труда нужно иметь в моей компании?».

В этой статье мы разберемся, какие документы по охране труда необходимы компании.

• Перечень нормативных документов по охране труда
• Как корректно оформить нормативные документы по охране труда
• Проверка ГИТ: как проверяют документы, регламентирующие вопросы охраны труда

Перечень нормативных документов по охране труда

Опираясь на практический опыт, можно выделить следующий перечень документов по охране труда в организации, которые должны присутствовать фактически в любой компании:

1. Положения: об ОТ; о службе ОТ; о порядке обучения и проверке знаний ОТ.
2. Приказы: об ответственных лицах; о создании комитета ОТ.
3. Инструкции: должностные; об оказании первой медицинской помощи; по пожарной и электробезопасности.
4. Журналы: регистрации проводимых инструктажей; учета выдачи инструкций; регистрации микротравм и несчастных случаев.

Все образцы документов по охране труда вы можете скачать здесь.

Перечень необходимых документов по охране труда можно классифицировать следующим образом:

• Положения — позволяют регулировать условия работы;
• Приказы — устанавливают должностные обязанности по обеспечению ОТ;
• Инструкции — список требований для соблюдения мер ОТ в процессе выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей;
• Программы — описывают программы подготовки по ОТ, проводимые на предприятии;
• Протоколы — бумаги, подтверждающие прохождение сотрудниками программ;
• Журналы — вид документации, который ведет учет проводимых мероприятий на предприятии;
• Перечни;
• Карточки учета.

1. О системе управления ОТ (СУОТ).
   Обязательное для любой компании. Оно регулирует работы по ОТ соответствующими документами, а также регламентирует обязанности и ответственность лиц.
2. Об организации обучения ОТ и контроле знаний.
   Его можно внести в СОУТ и не выносить в отдельный документ. Однако мы рекомендуем все же сделать это, чтобы в случае, если внести изменения все-таки потребуется, вносить их в одно конкретное положение, а не переписывать полностью СОУТ.
3. Об уполномоченных лицах.
   Это положение, как и предыдущее, не обязано являться самостоятельным.

Приказы по ОТ разрабатываются и утверждаются работодателем для обеспечения безопасных условий труда на предприятии. Они регулируют процессы и мероприятия, связанные с ОТ, а также определяют ответственных за их исполнение. 

Виды приказов по ОТ могут варьироваться в зависимости от конкретных потребностей и особенностей каждого отдельного предприятия.

Некоторые из наиболее распространенных видов приказов:

1. О проведении инструктажей: определяют порядок проведения обучения сотрудников правилам ОТ.
2. О техническом обслуживании и ремонте оборудования: устанавливают требования к обслуживанию и ремонту оборудования с целью предотвращения аварийных и травматических ситуаций.
3. О мерах пожарной и электробезопасности: определяют меры, которые должны быть приняты для обеспечения пожарной безопасности, включая правила пользования огнетушителями и планы эвакуации.
4. О использовании и выдаче СИЗ: определяют требования и правила по использованию личных защитных средств (специальной одежды, шлемов, очков, масок и т. д.) для защиты работников от вредных и опасных воздействий.
5. О режиме работы и отдыха: регламентируют рабочее время, режим отдыха и обеденный перерыв, предельные нормы рабочего времени, а также установленные законодательством праздничные выходные и отпуска.
6. О действиях в чрезвычайных ситуациях: предусматривают действия персонала в случаях возникновения чрезвычайных ситуациях, таких как землетрясения, пожары, затопления, аварии и другие экстремальные ситуации.
7. О назначении ответственных лиц: эти документы должны получить наибольшее внимание, т.к. это необходимые документы по охране труда в организации. . По умолчанию руководитель компании несет ответственность за все; однако законы позволяют третьим лицам взять на себя эту ответственность.

Руководитель может назначить ответственного за ОТ, контроль условий труда, пожарную и/или электробезопасность и тд.

Рассмотрим перечень инструкций по охране труда в организации. 

Инструкции по ОТ имеют разнообразные направления, включая инструкции по различным профессиям и  видам работы, инструкции по первой помощи и безопасному перемещению сотрудников, а также по электробезопасности и пожарной безопасности.

Протоколы по ОТ фиксируют мероприятия по обеспечению безопасности работников на рабочем месте.

Наиболее распространенные виды протоколов:

1. Проверки рабочего места: фиксируют результаты инспекции рабочих мест на предмет соответствия требованиям ОТ.
2. Обучения: содержат информацию о проведенных тренингах, семинарах или лекциях по ОТ, а также даты, темы и списки сотрудников, принявших участие в мероприятиях.
3. Медицинского осмотра: содержат результаты осмотров работников, осуществляемых с целью определения их готовности к выполнению определенных видов работы.

Организация ОТ требует создания соответствующих журналов, что является существенной частью этого процесса. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать, какие журналы должны быть по охране труда в организации. Минимальный перечень обязательных журналов для каждого предприятия включает журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, журналы учета микротравм и несчастных случаев, журналы регистрации направлений сотрудникам на медицинские осмотры и журналы выдачи средств индивидуальной защиты.

Также очень важно разработать программы инструктажа. Программа вводного инструктажа должна быть отражена в документах по инструктажу по охране труда. Кроме того, нужно создать программы обучения на рабочем месте, учитывая специальные условия работы и профессиональные риски. Освобождение работников  от участия в программе инструктажа на рабочем месте регулируется постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464.

Программы обучения и проверки знаний в области ОТ должны включать список вопросов для проверки освоения материала.

Также необходимо составить перечни документов по охране труда на предприятии. В них следует указать стандарты выдачи средств индивидуальной защиты и моющих средств, список профессий и сотрудников с повышенными требованиями безопасности, должностей, требующих периодических медицинских осмотров, сотрудников, занимающихся работой в небезопасных для здоровья условиях, персонала, обязанного проходить обучение в области ОТ, а также лиц, освобожденных от обучения.

Скачать образец перечня документов по охране труда.

Как корректно оформить нормативные документы по охране труда?

Процессу оформления документации стоит уделить отдельное внимание. Первостепенно нужно определиться с тем, кто занимается разработкой и оформлением бумаг по ОТ. Скорее всего, это будут сотрудники, у которых в договоре прописана соответствующая обязанность. К примеру, руководитель филиала, скорее всего, будет разрабатывать программу инструктажа на рабочем месте, так как именно он в дальнейшем и будет его проводить.

Требования к оформлению бумаг по ОТ:

1. Информация должна быть изложена ясно. Текст не должен содержать расплывчатых формулировок и других неточностей. 
2. Документы должны обладать точным сроком хранения. После его истечения их нужно проанализировать, актуализировать и распространить. 
3. Информация должна быть легко доступна для всех работников предприятия. 
4. Текст должен содержать реквизиты, которые обеспечивают его юридическую силу. В их числе: автор и дата издания; наименование компании; регистрационный номер; заголовок и текст; гриф согласования.

Список, какие документы нужны по охране труда и примеры их оформления вы можете скачать здесь.

Проверка ГИТ: как проверяют документы, регламентирующие вопросы охраны труда