Можно ли знакомить с ЛНА через мессенджеры

С недавних пор электронный документооборот (кратко – ЭДО) фактически вошел в жизнь компаний - причем случилось это намного раньше, чем его применение получило правовое обоснование.

Переписка, обмен документами, переговоры, совещания и даже собеседования при приеме на работу – с тех пор многое совершают удаленно. Некоторые работодатели так и не внедрили свой ЭДО, хотя и продолжают знакомить офисных сотрудников с кадровой документацией посредством электронной почты и мессенджеров.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Ошибки при внедрении ЭДО

Подробнее

Как легализовать использование популярных мессенджеров для ознакомления с кадровой документацией? В каких случаях это возможно по закону?

Ответы на эти вопросы обсудим в статье на примере реального судебного решения - Апелляционного Определения Верховного суда Республики Татарстан от 11.04.2022 № 33-3842/2022.

Какие локальные нормативные акты должны быть в каждой компании, узнайте персонального консультанта по трудовому праву

Обстоятельства дела: рассылка информации через мессенджеры
Позиция суда: как нужно проводить ознакомление с ЛНА
Выводы экспертов: когда разрешено ознакомление работников с документами в мессенджерах
Теория: почему подпись на приказе – не ознакомление с локальными нормативными актами

СПРАВКА

Документы об антиковидных ограничениях в октябре – ноябре 2021 года

С 30 октября по 7 ноября 2021 года включительно на территории Российской Федерации было объявлено об установлении нерабочих дней с сохранением заработной платы сотрудникам (Указ Президента РФ от 20.10.2021 № 595 «Об утверждении на территории Российской Федерации нерабочих дней в октябре – ноябре 2021 года», далее – Указ № 595).

При этом работодателям было велено определить численность служащих и сотрудников, которые в нерабочие дни обеспечивали их функционирование, потому должны были работать (п. 5 Указа № 595).

Во исполнение Указа № 595 Министр юстиции Республики Татарстан издал Приказ от 29.10.2021 № 141од «Об обеспечении функционирования Министерства юстиции Республики Татарстан в период с 30 октября по 7 ноября 2021 года» (далее – Приказ № 141од).

Приказ № 141од постановил, что исполнение функций и полномочий Министерства юстиции и аппаратов мировых судей Республики Татарстан в период с 1 по 3 ноября 2021 года в полном составе обеспечивают сотрудники Министерства и аппаратов мировых судей Республики Татарстан. Исключение составляют лица в возрасте 60 лет и старше, которые не вакцинированы против коронавирусной инфекции COVID-19 или не перенесли указанное заболевание в течение последних шести месяцев.

WhatsApp («вотсап») (игра слов от англ. What’s up (вотсап) – «как дела?», «что нового?) – это американский бесплатный сервис обмена мгновенными сообщениями и голосовой связи по IP, принадлежащий компании Meta. Этот сервис позволяет пользователям обмениваться контентом (выполнять функции мессенджера): отправлять голосовые и текстовые сообщения, совершать аудио- и видеозвонки, обмениваться документами, изображениями и др.

Обстоятельства дела: рассылка информации через мессенджеры

Уполномоченный сотрудник работодателя отправил работнику, который не относился к льготной категории, на номер его мобильного телефона в сообщении через сервис WhatsApp Приказ № 141од. Это сообщение было отмечено в интрефейсе мессенджера WhatsApp как прочитанное.

Работник действительно получил через мессенджер «WhatsApp» сообщение о привлечении его к труду в нерабочие дни и текст Приказа № 141од, однако в указанные даты на работу не явился.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

С чего начать аудит локальных нормативных актов

Подробнее

Работодатель признал поступок работника прогулом и за это его уволил. В ответ сотрудник подал на компанию иск в суд о восстановлении на работе.

Позиция суда: как нужно проводить ознакомление с ЛНА

Суд первой инстанции отказал работнику в удовлетворении исковых требований. Однако апелляция приняла решение о его восстановлении и взыскании в его пользу суммы вынужденного прогула, а также компенсации морального вреда.

Суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что направление приказа работнику посредством мессенджера быстрых сообщений нарушает положения статьи 22 Трудового кодекса. В таком случае не происходит ознакомление сотрудника под роспись с принятым внутренним документом. Кроме того, этот способ ознакомления законом не установлен.

ВАЖНО!

Трудовое законодательство не предусматривает способ ознакомления с локальными актами о трудовой деятельности (далее – ЛНА) через мессенджеры (в частности, WhatsApp). Работодатель обязан знакомить работников с ЛНА под роспись (ст. 22 ТК РФ)

ВЫПИСКА

Апелляционное Определение Верховного суда Республики Татарстан от 11.04.2022 № 33-3842/2022 (далее – Апелляционное определение № 33-3842/2022):

«…Таким образом, причиной, по которой истец отсутствовал на рабочем месте с 1 по 3 ноября 2021 года, явилось объявление указанных дней нерабочими на основании Указа Президента Российской Федерации от 20 октября 2021 года N 595, при этом об изданном приказе Министра юстиции Республики Татарстан издан приказ от 29 октября 2021 года N 141од "Об обеспечении функционирования Министерства юстиции Республики Татарстан в период с 30 октября по 7 ноября 2021 года" истцу известно не было.»

В итоге решение первой инстанции было отменено полностью и вместо него вынесено новое, которым удовлетворены требования работника о восстановлении и компенсации вынужденного прогула.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Бремя доказывания соблюдения процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности лежит на работодателе

РЕКОМЕНДАЦИЯ

При привлечении работника к дисциплинарной ответственности изучите обстоятельства совершенного проступка. Убедитесь, что сотрудник был ознакомлен с положениями приказов, ЛНА и иных внутренних документов, нарушение которых, по вашему мнению, он допустил

ПАМЯТКА

Какую статью Трудового кодекса применять при рассмотрении споров о рассылке ЛНА через мессенджеры

В рассматриваемом споре суд мотивировал решение ссылкой на ст. 22 Трудового кодекса. Основание привлечения к работе в установленные Указом № 595 нерабочие дни – Приказ № 141од, который подпадает под признаки ЛНА. Поэтому суд апелляционной инстанции применил статью 22 Трудового кодекса, а не нормы статьи 113 Трудового кодекса, которые регулируют порядок привлечения работников в выходные и нерабочие праздничные дни

Выводы экспертов: когда разрешено ознакомление работников с документами в мессенджерах

Означают ли выводы апелляционного суда (Апелляционное определение № 33-3842/2022), что работодатель для взаимодействия с работником не может использовать мессенджеры и иные сервисы мгновенных сообщений?

Нет, мнение суда нужно применять в зависимости от вида документа, который необходимо довести до сведения работников, а также – от характера их труда. Наши эксперты подготовили перечень внутренних документов и составили порядок ознакомления с ними офисных и удаленных сотрудников.

Виды документов и порядок ознакомления с ними работников

Внутренний документ	Работник со стационарным рабочим местом	Дистанционный работник
Локальные нормативные акты (ЛНА)	Ознакомление под роспись (ст. 22 ТК РФ).	Возможно ознакомление путем: 1. Обмена электронными документами с использованием электронной подписи; 2. Взаимодействия в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде и предусмотренной коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.3 ТК РФ).
Приказы работодателя, не являющиеся ЛНА	Ознакомление: 1. Под роспись в случаях, если такой порядок напрямую установлен законом; 2. В ином порядке, который необходимо легализовать на уровне ЛНА работодателя или трудового договора с работником.
Иные документы и информация работодателя, которые необходимо довести до сведения работника	Ознакомление: 1. Под роспись в случаях, если такой порядок напрямую установлен законом или ЛНА; 2. В ином порядке, который необходимо легализовать на уровне ЛНА работодателя или трудового договора с работником.

Теория: почему подпись на приказе – не ознакомление с локальными нормативными актами

Как мы установили, Приказ № 141од можно признать ЛНА. Однако считать приказ о привлечении к работе в выходной день работника в конкретной организации локальным нормативным актом спорно. Такой акт больше относится к индивидуально-распорядительным документам, поскольку указывает только на необходимость привлечь сотрудников к работе в выходной день (то есть дает на это распоряжение), но не содержит никаких норм.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Электронные приказы в организации

Подробнее

Издание такого приказа не является обязательным в силу закона (ст. 113 ТК РФ). Обязательно только согласие на привлечение сотрудника к работе в выходной день. Именно оно должно быть подписано работником, а не приказ,

Таким образом, приказ о привлечении сотрудника к работе в выходной день как управленческий документ может быть направлен ему с помощью системы Whatsapp. Однако сам порядок отправки должен быть легализован в ЛНА.

ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Преимущества электронного документооборота

Подробнее

При этом согласие на привлечение сотрудника к работе в выходной день (как документ, поименованный в Трудовом кодексе) должно быть дано либо в бумажной форме (и подписано живой подписью работника), либо в форме электронного документа (и подписано его электронной подписью) (ст. 22.1 –22.3 ТК РФ).

Работодатели часто объединяют эти документы в один: приказ (распоряжение) о привлечении к работе в выходной день и письменное согласие сотрудника на такую работу. В этом случае документ не может быть направлен сторонами друг другу с помощью системы «Whatsapp», если речь идет о «стационарном» работнике». С дистанционным сотрудником это возможно, если такой порядок закрепить в ЛНА или в трудовом договоре.

АЛГОРИТМ

Действия работодателя по определению порядка ознакомления работников с внутренними документами компании

Провести аудит кадровых документов в компании.
Разделить документы на группы в зависимости от того, установлено ли обязательное требование об ознакомлении с ними под роспись или нет.
Определить на уровне ЛНА порядок ознакомления работников с кадровыми документами в зависимости от характера их труда, в том числе – порядок электронного взаимодействия по этому вопросу

ПЕРЕЙТИ НА КЭДО - ЛЕГКО!

Чтобы выстроить эффективную и оперативную систему взаимодействия с работниками для ознакомления их с внутренними документами, введите в компании электронный документооборот. Другой вариант - использовать для этих целей простую электронную подпись. В отношении дистанционных работников установите обмен скан-копиями бумажных или электронных документов. Оказать консультационную и методологическую помощь при внедрении ЭДО всегда готовы наши эксперты

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"