Можно ли знакомить с ЛНА через мессенджеры
С недавних пор электронный документооборот (кратко – ЭДО) фактически вошел в жизнь компаний - причем случилось это намного раньше, чем его применение получило правовое обоснование.
Переписка, обмен документами, переговоры, совещания и даже собеседования при приеме на работу – с тех пор многое совершают удаленно. Некоторые работодатели так и не внедрили свой ЭДО, хотя и продолжают знакомить офисных сотрудников с кадровой документацией посредством электронной почты и мессенджеров.
Как легализовать использование популярных мессенджеров для ознакомления с кадровой документацией? В каких случаях это возможно по закону?
Ответы на эти вопросы обсудим в статье на примере реального судебного решения - Апелляционного Определения Верховного суда Республики Татарстан от 11.04.2022 № 33-3842/2022.
Какие локальные нормативные акты должны быть в каждой компании, узнайте персонального консультанта по трудовому праву
- Обстоятельства дела: рассылка информации через мессенджеры
- Позиция суда: как нужно проводить ознакомление с ЛНА
- Выводы экспертов: когда разрешено ознакомление работников с документами в мессенджерах
- Теория: почему подпись на приказе – не ознакомление с локальными нормативными актами
Обстоятельства дела: рассылка информации через мессенджеры
Уполномоченный сотрудник работодателя отправил работнику, который не относился к льготной категории, на номер его мобильного телефона в сообщении через сервис WhatsApp Приказ № 141од. Это сообщение было отмечено в интрефейсе мессенджера WhatsApp как прочитанное.Работник действительно получил через мессенджер «WhatsApp» сообщение о привлечении его к труду в нерабочие дни и текст Приказа № 141од, однако в указанные даты на работу не явился.
Работодатель признал поступок работника прогулом и за это его уволил. В ответ сотрудник подал на компанию иск в суд о восстановлении на работе.
Позиция суда: как нужно проводить ознакомление с ЛНА
Суд первой инстанции отказал работнику в удовлетворении исковых требований. Однако апелляция приняла решение о его восстановлении и взыскании в его пользу суммы вынужденного прогула, а также компенсации морального вреда.Суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что направление приказа работнику посредством мессенджера быстрых сообщений нарушает положения статьи 22 Трудового кодекса. В таком случае не происходит ознакомление сотрудника под роспись с принятым внутренним документом. Кроме того, этот способ ознакомления законом не установлен.
ВАЖНО!
Трудовое законодательство не предусматривает способ ознакомления с локальными актами о трудовой деятельности (далее – ЛНА) через мессенджеры (в частности, WhatsApp). Работодатель обязан знакомить работников с ЛНА под роспись (ст. 22 ТК РФ)
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Бремя доказывания соблюдения процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности лежит на работодателе
ПАМЯТКА
Какую статью Трудового кодекса применять при рассмотрении споров о рассылке ЛНА через мессенджеры
В рассматриваемом споре суд мотивировал решение ссылкой на ст. 22 Трудового кодекса. Основание привлечения к работе в установленные Указом № 595 нерабочие дни – Приказ № 141од, который подпадает под признаки ЛНА. Поэтому суд апелляционной инстанции применил статью 22 Трудового кодекса, а не нормы статьи 113 Трудового кодекса, которые регулируют порядок привлечения работников в выходные и нерабочие праздничные дни
Выводы экспертов: когда разрешено ознакомление работников с документами в мессенджерах
Означают ли выводы апелляционного суда (Апелляционное определение № 33-3842/2022), что работодатель для взаимодействия с работником не может использовать мессенджеры и иные сервисы мгновенных сообщений?Нет, мнение суда нужно применять в зависимости от вида документа, который необходимо довести до сведения работников, а также – от характера их труда. Наши эксперты подготовили перечень внутренних документов и составили порядок ознакомления с ними офисных и удаленных сотрудников.
Виды документов и порядок ознакомления с ними работников
|
Внутренний документ |
Работник со стационарным рабочим местом | Дистанционный работник |
|
Локальные нормативные акты (ЛНА) |
Ознакомление под роспись (ст. 22 ТК РФ). |
Возможно ознакомление путем: 1. Обмена электронными документами с использованием электронной подписи; 2. Взаимодействия в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде и предусмотренной коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.3 ТК РФ). |
|
Приказы работодателя, не являющиеся ЛНА |
Ознакомление: 1. Под роспись в случаях, если такой порядок напрямую установлен законом; 2. В ином порядке, который необходимо легализовать на уровне ЛНА работодателя или трудового договора с работником. |
|
| Иные документы и информация работодателя, которые необходимо довести до сведения работника |
Ознакомление: 1. Под роспись в случаях, если такой порядок напрямую установлен законом или ЛНА; 2. В ином порядке, который необходимо легализовать на уровне ЛНА работодателя или трудового договора с работником. |
Теория: почему подпись на приказе – не ознакомление с локальными нормативными актами
Издание такого приказа не является обязательным в силу закона (ст. 113 ТК РФ). Обязательно только согласие на привлечение сотрудника к работе в выходной день. Именно оно должно быть подписано работником, а не приказ,
Таким образом, приказ о привлечении сотрудника к работе в выходной день как управленческий документ может быть направлен ему с помощью системы Whatsapp. Однако сам порядок отправки должен быть легализован в ЛНА.
При этом согласие на привлечение сотрудника к работе в выходной день (как документ, поименованный в Трудовом кодексе) должно быть дано либо в бумажной форме (и подписано живой подписью работника), либо в форме электронного документа (и подписано его электронной подписью) (ст. 22.1 –22.3 ТК РФ).
Работодатели часто объединяют эти документы в один: приказ (распоряжение) о привлечении к работе в выходной день и письменное согласие сотрудника на такую работу. В этом случае документ не может быть направлен сторонами друг другу с помощью системы «Whatsapp», если речь идет о «стационарном» работнике». С дистанционным сотрудником это возможно, если такой порядок закрепить в ЛНА или в трудовом договоре.
АЛГОРИТМ
Действия работодателя по определению порядка ознакомления работников с внутренними документами компании
-
Провести аудит кадровых документов в компании.
-
Разделить документы на группы в зависимости от того, установлено ли обязательное требование об ознакомлении с ними под роспись или нет.
-
Определить на уровне ЛНА порядок ознакомления работников с кадровыми документами в зависимости от характера их труда, в том числе – порядок электронного взаимодействия по этому вопросу
ПОМОЖЕМ ПЕРЕЙТИ НА КЭДО
Чтобы выстроить эффективную и оперативную систему взаимодействия с работниками для ознакомления их с внутренними документами, введите в компании электронный документооборот. Другой вариант - использовать для этих целей простую электронную подпись. В отношении дистанционных работников установите обмен скан-копиями бумажных или электронных документов. Оказать консультационную и методологическую помощь при внедрении ЭДО всегда готовы наши эксперты
Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры"
