Электронные приказы в организации
Многие компании начали внедрять электронный кадровый документооборот (КЭДО) после введения в действие статей 22.1–22.3 Трудового кодекса. Эти нормы устанавливают ряд обязательных требований, без соблюдения которых ввести и применять КЭДО невозможно.
Благодаря электронному документообороту работодатели оптимизируют кадровое делопроизводство и сокращают расходы на его ведение. Но как быть, если работники отказались дать согласие на введение КЭДО? Как в этом случае знакомить их с электронными документами? Ответ на эти вопросы рассмотрим в статье.
В частности, установим, можно ли работодателю подписывать приказы в электронной форме посредством электронной цифровой подписи и знакомить с ними работников в распечатанном виде путем проставления его личной «живой» подписи.
|
Какие документы оформить для внедрения КЭДО в компании, оперативно и подробно разъяснит консультант по трудовому праву.
|
Требования к электронному документу: приказ
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (далее – ЭДО) включает в себя создание, подписание, использование и хранение работодателем, сотрудником (или лицом, поступающим на работу) документов, связанных с работой. Такие документы оформляют в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота включает в себя: создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также – получение от него этих документов и ознакомление с ними (п. 6 ст. 22.1 и ст. 22.3 ТК РФ).
|
СПРАВКА Признаки ЭДО в трудовых отношениях:
|
Как мы убедились, электронное взаимодействие – обязательный признак КЭДО, поскольку нормы Трудового кодекса об ЭДО (ст. 22.1–22.3) применяют к документам, в отношении которых нормативными правовыми актами о труде предусмотрено (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ):
-
их оформление на бумажном носителе;
-
и (или) ознакомление с ними работника (лица, поступающего на работу) в письменной форме, в том числе под роспись.
|
Важно! В КЭДО нельзя вести трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности сотрудников, акты о несчастном случае на производстве, приказы (распоряжения) об увольнении работника и документы, подтверждающие прохождение им инструктажей по охране труда, в том числе – подписываемые им лично (ст. 22.1 ТК РФ). |
|
ПАМЯТКА Работодатель может осуществлять электронный документооборот посредством собственной информационной системы, если она позволяет обеспечить (ст. 22.1 ТК РФ):
В свою очередь, создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также – получение их от него и ознакомление с ними работник (лицом, поступающим на работу) производит путем использования информационной системы работодателя (при ее применении в случае внедрения ЭДО).
|
|
ВЫПИСКА Виды подписей (ст. ст. 2, 5, 6 Закона № 63-ФЗ, ст. 160 и 847 ГК РФ, п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016, ст. 2 ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ, п. 3.1.4 ГОСТ 2.104-2006) Собственноручная подпись – это подпись, выполненная рукой лица, которое ее совершает. Использование аналогов собственноручной подписи – применение электронной цифровой подписи для электронных документов (в виде кодов, паролей и других средств). Они подтверждают, что распоряжение дано уполномоченным лицом. Факсимиле подписи – штамп, который обеспечивает точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и удостоверяет его полномочия. Электронная цифровая подпись (ЭЦП-подпись) – информация в электронной форме, которая присоединена к другой такой информации (подписываемой информации) или иным образом связана с нею и используется для определения лица, ее подписывающего. Виды электронной подписи: Простая электронная подпись (ПЭП) – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт ее формирования определенным лицом. Использование подобной ЭЦП позволяет установить автора документа или пользователя, но не защищает его от изменений. Из-за этого установлены ограничения при применении ПЭП для передачи сведений государственной тайны. Простая электронная подпись для получения государственных и муниципальных услуг в электронном виде (ПЭП – ЕСИА) – электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии правилами Правительства РФ использования ПЭП при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме. Усиленная электронная подпись – это электронная подпись, которая обеспечивает повышенную защиту данных от взлома и изменений за счет криптографических методов. С помощью нее можно идентифицировать владельца документа, определить наличие правок в нем после подтверждения ею. В зависимости от специфики усиленные УЭП могут быть квалифицированным (усиленная квалифицированная электронная подпись – УКЭП), неквалифицированными (усиленная неквалифицированная подпись – УНЭП; усиленная неквалифицированная подпись, полученная через электронное Правительство – УНЭП – ИЭП).
|
Приказы в электронном виде: как поставить «живую» подпись об ознакомлении
Если работодатель создает приказы сразу в форме электронного документа, который подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП), то работник в такой ситуации уже будет знакомиться не с его оригиналом, а бумажной копией. Однако на практике существуют способы легализовать ведение приказов в форме электронного документа при личном ознакомлении с ними работников путем проставления «живой» подписи. Рассмотрим их подробно.
Способ 1 (оптимальный): создать приказ в электронном виде, но не доставлять его работнику в системе электронного документооборота (СЭД), а распечатать в виде бумажной копии документа и представить для ознакомления под роспись.
Такое взаимодействие не попадает под действие статей 22.1–22.3 Трудового кодекса и может быть реализовано без введения ЭДО (в порядке ст. 22.1 ТК РФ).
|
Пример В программе «1С» создают приказ об отпуске, подписывают КЭП работодателя и распечатывают его бумажную версию, на которой работник ставит отметку об ознакомлении. К документу при его создании и подписании имеет доступ только работодатель в лице уполномоченных сотрудников. При этом работник, в отношении которого приказ издан, не получает его в личном кабинете СЭД или – СЭД не оправляет его на корпоративную почту для ознакомления. В таком случае нет составляющей ЭДО в виде электронного взаимодействия между работником и работодателем, а информационная система не обеспечивает факт получения приказа стороной трудовых отношений – работником. Поэтому он не использует ЭЦП для подписания (ознакомления) с документом. На отношения сторон и правила создания, подписания и хранения электронных документов будут распространяться нормы Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст. 5.6) (далее – Закон № 63-ФЗ). Однако при определении возможности издавать кадровые документы в электронной форме и видов подписи работодателя рекомендуем применять нормы Трудового кодекса (п. 3 ст. 22.1 и ст. 22.3). |
В случае применения работодателем УНЭП или ПЭП при помощи СЭД для подписания приказов с работником необходимо заключить соглашение (ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Наименьший риск в таком случае будет связан с использованием УКЭП работодателя для подписания документов.
Рекомендуем на уровне локальных нормативных актов (ЛНА) по кадровому делопроизводству определить, что СЭД работодателя не используется в целях ЭДО в трудовых отношениях, а служит средством создания, подписания и хранения кадровых документов работодателя.
Способ 2 (нерациональный): создать приказ в виде электронного документа, доставить его работнику в СЭД, распечатать и ознакомить работника под роспись с его бумажной копией.
Такое взаимодействие попадает под действие статей 22.1–22.3 Трудового кодекса и должно быть введено в порядке его статьи 22.1.
Если СЭД будет доставлять в личный кабинет (клиентское приложение и пр.) приказ в виде электронного документа, то будет происходить электронное взаимодействие. В этом случае распечатка бумажной копии документа и ознакомление с ним «живой» подписью работника – излишне и утяжеляет кадровые процедуры.
Приказ, подписанный электронной подписью работодателя: когда подпись работника не нужна
Цель введения ЭДО в трудовых отношениях – оптимизация кадрового делопроизводства и порядка взаимодействия с работниками. Проведите экспертизу сложившихся кадровых процессов, в том числе – и не регламентированных на уровне ЛНА компании (в результате фактически сложившегося взаимодействия). Сделать это можно самостоятельно или с помощью специализированной организации.
В ходе проверки установите обязательные по закону документы. После анализа оставьте в кадровом делопроизводстве лишь те приказы, которые установлены трудовым законодательством. Приказы, не поименованные в законе, исключите из применения в качестве кадровых документов. Рассмотрите такие приказы как учетные документы.
Например, приказ об отпуске не является обязательным исходя из Трудового кодекса. Поэтому возможно исключить его из приказов, с которым знакомят работников.
Если есть необходимость ведения таких приказов по учетной политике (с точки зрения бухгалтерского учета), то возможно их подписание ЭЦП работодателя (например, УКЭП) и направление их в бухгалтерию посредством СЭД. В таком случае, знакомить работника с приказом не требуется. Однако для исключения возможных конфликтов с инспекционными органами и работниками необходимо предусмотреть порядок ознакомления с кадровыми документами на уроне ЛНА работодателя.
|
С чего начать внедрение кадрового электронного документооборота в компании, какие электронные подписи использовать, как выбрать оператора ЭДО, когда не нужно получать согласие работников на ЭДО – эти другие вопросы разъяснят наши эксперты при сопровождении внедрения электронного документооборота. Кроме этого, разработают пакет документов.
|