С чего начать аудит локальных нормативных актов

Трудовое законодательство состоит как из актов, издаваемых органами государственной власти (Трудовой кодекс РФ, федеральные законы, указы Президента), так и из локальных нормативных актов работодателей (ЛНА), содержащих нормы трудового законодательства.

И, если законодательные акты регулируют общие начала, единые для всех работодателей правила поведения, то локальные нормативные акты наиболее близки к конкретным ситуациям и отношениям, существующим у конкретного работодателя. Очень важно, чтобы ЛНА соответствовали требованиям трудового законодательства и отвечали конкретным целям, для достижения которых они издаются.

Чтобы понять, все ли хорошо с локальными правовыми актами у конкретного работодателя, проводится их аудит. Поговорим более подробно о видах ЛНА, об этапах аудит ЛНА, а также определим порядок действий работодателя во время аудита ЛНА. 

Виды локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты можно классифицировать по различным основаниям: распространяются на всех сотрудников или нет, действуют бессрочно или ограничены конкретным периодом времени.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Как скорректировать ЛНА по персональным данным с учетом новых требований

Подробнее

Локальные нормативные акты подразделяются на обязательные и необязательные.

К первым относятся:

  • Устав организации;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Трудовой договор;
  • Документы, устанавливающие систему оплаты труда;
  • Штатное расписание;
  • График отпусков;
  • Положение о коммерческой тайне;
  • Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными;
  • Должностные инструкции (являются обязательными в том случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом договоре);
  • Иные локальные нормативные акты работодателя, которые работодатель обязан разработать в соответствии с трудовым законодательством.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Какие кадровые документы обязательны в компании с практической точки зрения

Подробнее

К необязательным можно отнести такие ЛНА, которые принимаются на усмотрение работодателя в целях конкретной производственной необходимости. Это, как правило:

  • различные положения о персонале
  • положения о добровольном медицинском страховании
  • должностные инструкции (кроме случаев, когда они являются обязательными) и т. д.

Аудит локальных нормативных актов работодателя

Начать аудит ЛНА необходимо с установления наличия либо отсутствия обязательных локальных нормативных актов у работодателя.
ВАЖНО

Отсутствие обязательных ЛНА является основанием для привлечения к административной ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ

ПАМЯТКА

Действия работодателя при аудите локальных нормативных актов

Шаг 1: определить, какие ЛНА в компании – обязательные, а какие могут быть приняты по усмотрению работодателя

Шаг 2: проверить порядок утверждения ЛНА

Шаг 3: уточнить порядок ознакомления с ЛНА

Шаг 4: проверить учет мнения выборного представительного органа работников (при его наличии)

Шаг 5: убедиться, что в ЛНА отсутствуют нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с требованием закона  

Следующий шаг аудита ЛНА - проверка соблюдения законодательства при их принятии и утверждении. На этом этапе следует проверить, обладает ли должностное лицо, утвердившее ЛНА, правом на его утверждение. 

Второй момент, касающийся введения в действие ЛНА, связан с тем, как данный акт «выходит в свет». Как правило, документ вводится в действие отдельным приказом, где указано, с какого времени он действует, на кого распространяется, содержится указание на необходимость ознакомить с актом заинтересованных сотрудников. 

При проведении аудита необходимо проверить, что ЛНА дошел до тех, в интересах или для кого он принимался.

Кроме того, ряд ЛНА подлежит утверждению с учетом мнения представительного органа работников. Существует определенный порядок получения такого мнения, определенный статьей 190 ТК РФ.

Например, очень важный ЛНА - Правила внутреннего трудового распорядка - утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ. Согласно документу, представительный орган должен предварительно ознакомиться с проектом Правил и обоснованием к ним, а потом направить в письменном виде свое мотивированное мнение по данному проекту работодателю.

Читайте наши рекомендации по составлению и оформлению ПВТР

Важно! Внутри ПВТР нужно уточнить наличие и отсутствие обязательных разделов по статьям 136 и 189 Трудового кодекса

Многие права и обязанности работников возникают именно с момента ознакомления с ЛНА работодателя, поэтому в ходе аудита необходимо проверить, все ли работники, на которых распространяется тот или иной ЛНА, ознакомлены с его текстом. Важно проверить, чтобы работник не только прочитал и узнал, какие у него есть права и обязанности, но и подтвердил факт ознакомления с положениями документа своей подписью.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Знакомить работников с ЛНА – обязанность работодателя (ст. 22 ТК РФ)

Вполне целесообразно в процессе аудита проверить, действительно ли работники ознакомились с тем, за что расписались. На практике довольно часто бывает, что работник одновременно с подписанием трудового договора подписывает еще несколько ЛНА, не читая их, и в итоге не знает ни прав, ни обязанностей. А такие просчеты работодателей, особенно на опасных производствах, могут иметь крайне негативные последствия.

Один из наиболее важных объектов аудита – проверка содержания ЛНА. И здесь следует выделить два аспекта содержания:
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ

Создание кадровых документов, позволяющих реализовывать задачи бизнеса

Подробнее

1. Достаточность
При аудите каждого документа необходимо установить, содержатся ли в нем все необходимые элементы, которые должны быть в акте.

Статья 57 ТК РФ определяет сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре с работником. Среди них указаны сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.

Если основания, по которым представитель работодателя может подписать трудовой договор, не указаны, это нарушение трудового законодательства.

Кроме того, в ходе аудита необходимо обязательно проверить соответствие ЛНА актуальному трудовому законодательству.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Положение об оплате труда следует проверить на предмет корректного и полного описания системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ)

2. Вторая часть содержательной части ЛНА – необходимость тех или иных сведений, отраженных в акте. Каждый ЛНА должен отвечать той цели, для которой он разработан и принят. Поэтому при аудите необходимо оценить, не загроможден ли текст конкретного ЛНА всеми известными требованиями трудового законодательства. Как показывает практика, чем проще по формулировкам и лаконичней текст, тем проще с ним работать и понять его содержание.

Также надо проверить, соответствует ли текст ЛНА специфике компании. Найти в Интернете текст ПВТР, содержащий сведения о сменной работе, и утвердить его для компании, осуществляющей по графику 5/2 продажу цветов - не самый серьезный подход к делу.

И еще раз про права работников

Статья 9 ТК РФ содержит прямое указание на то, что коллективные договоры, соглашения, трудовые договоры не могут содержать условия, ограничивающие права или снижающие уровень гарантий работников по сравнению с иными правовыми актами. Поэтому в ходе аудита ЛНА следует обязательно проверить, не допущено ли такое нарушение, ведь положения ЛНА, ухудшающие положения работников по сравнению с вышестоящим законодательством, применению не подлежат.
Выявите нарушения трудового законодательства по новым проверочным листам. Сделайте это своими силами или заключите договор на аудит с экспертной компанией. Опытная команда экспертов компании "Митрофанова и партнеры" проведет аудит кадрового делопроизводства, выявит допущенные нарушения, даст практические рекомендации по их устранению с учетом опыта успешного прохождения проверок.

Материал подготовлен экспертами департамента трудового права компании "Митрофанова и партнеры" 
Поделиться материалом
Скопировать ссылку
Все статьи