Виды электронных подписей для приказов и распоряжений
При разработке и определении модели электронного документооборота в компании (далее – ЭДО) возникают вопросы о применении к документам различных видов электронных подписей (далее – ЭП). В статье мы обсудим:
- виды возможных ЭП работодателя и работника на издаваемых в ЭДО приказах и распоряжениях по основной деятельности;
- правила их легализации;
- порядок внедрения кадрового электронного документооборота в компании (далее – КЭДО).
Виды ЭЦП на документе
Определите вид ЭП работника и работодателя, установив правила подписания приказов и распоряжений по основной деятельности (далее – приказы) и порядок ознакомления с ними. Для начала распределите эти документы на два вида:- обязательные приказы – издание и порядок ознакомления работника с ними предусмотрены нормами законодательства (например, приказ о прекращении трудового договора);
- необязательные приказы – их издание нормами законодательства не установлено.
Виды подписи электронных документов в зависимости от издаваемого в ЭДО приказа
Используемые сокращения в таблице:
- УКЭП – усиленная квалифицированная электронная подпись;
- УНЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- УНЭП-ИЭП – усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- ПЭП – простая электронная подпись
|
Вид приказа |
Обязательность по закону | Возможность ведения в форме электронного документа | Вид ЭП работника | Вид ЭП работодателя |
|
Приказ о дисциплинарном взыскании |
Да, – ст. 193 ТК РФ |
Да, нет требования к изданию только в бумажной форме |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП |
УКЭП |
|
Приказ о прекращении трудового договора |
Да, – ст. 84.1. ТК РФ |
Нет, только бумажная форма (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ) |
Только личная, «живая» подпись |
Только личная, «живая» подпись |
|
Приказ о привлечении к работе в выходной или нерабочий праздничный день |
Да, – ст. 113 ТК РФ |
Да, нет требования к изданию только в бумажной форме |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП |
УУКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП |
|
Приказ о направлении в командировку |
Да, – ст. 166 ТК РФ |
Да, нет требования к изданию только в бумажной форме |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП |
|
Приказ о процентной надбавке за стаж работы в структурных подразделениях по защите информации, составляющей государственную тайну |
Да, – Приказ Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2011 № 408н |
Да, нет требования к изданию только в бумажной форме |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП |
|
Приказ о ежемесячной процентной надбавке гражданам, допущенным к государственной тайне |
Да, – Приказ Минздравсоцразвития РФ от 19.05.2011 № 408н |
Да, – нет требования к изданию только в бумажной форме |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП |
|
Приказ о предоставлении дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом |
Да, – п. 2 ПП РФ от 13.10.2014 № 1048 |
Да, – нет требования к изданию только в бумажной форме |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП |
|
Иные приказы, распоряжения по основной деятельности |
Нет. Если же издание приказа заложено на уровне ЛНА или предусмотрено ознакомление с ним, то они будут обязательными для компании |
Да, нет требования к изданию только в бумажной форме |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП |
|
Локальные нормативные акты как распоряжения работодателя |
Обязательные, если требование об их наличии у работодателя установлено законом (например, ПВТР, ЛНА о квотировании и пр.) |
Да, нет требования к изданию только в бумажной форме, если иное не установлено законом |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП, ПЭП |
УКЭП, УНЭП, УНЭП-ИЭП |
Виды ЭЦП для издания приказов и ознакомления с ними
Если работодатель подписывает приказы ЭЦП (создание, подписание, использование и хранение электронного документа), а работник с ними знакомится также с помощью ЭЦП (создание, подписание и использование электронного документа), такие отношения и кадровое взаимодействие являются ЭДО в сфере трудовых отношений (ч. 1 и 2 ст. 22.1 ТК РФ).Порядок перехода на КЭДО
Перевод документов в электронный формат способствует оптимизации документооборота в компании. Чтобы осуществить переход на КЭДО, следуйте нашему алгоритму действий.Действие 1: примите решения о введении ЭДО в компании. Решение о введении ЭДО работодатель принимает на основании локального нормативного акта (далее – ЛНА), разработанного с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ).
ЛНА о введении ЭДО должен содержать:
- сведения об информационной системе, с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭДО;
- порядок доступа работодателя к этой системе (при необходимости);
- перечни электронных документов и категорий сотрудников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, а также – сведения о дате его введения, которая устанавливается не ранее дня истечения срока указанного уведомления.
- сроки подписания сотрудником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени, периодичность такого подписания и ознакомления;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, определенных Трудовым кодексом, на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).
Утвердите один ЛНА – закрепляющий и решение о введении КЭДО, и сам порядок его ввода. Закон не запрещает указывать эти два действия в одном документе. Разработайте единый ЛНА со сведениями по требованиям статьи 22.2 Трудового кодекса
- о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
- о праве работника дать согласие на на взаимодействие посредством ЭДО.
Не требуйте согласия на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО от сотрудников, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на 31.12.2021 отсутствует трудовой стаж
Если какая-то часть работников не даст согласия на оформление документов о трудовой деятельности в электронном виде, продолжите для них ведение бумажного документооборота.
