Управление правовыми рисками в области трудового законодательства
Правовые риски – это тот аргумент, который мы часто используем в своей профессиональной деятельности при обсуждении важных вопросов, в том числе – связанных с увольнениями работников. Вроде бы все правильно: нужно предотвращать потенциальные риски наступления негативных последствий для компании, которые связаны с принятием тех или иных решений.Однако есть одно «но»: этот аргумент слишком часто используют не по делу, и это перестало кого-то пугать, как в сказке про мальчика, который кричал про волков. Выясним, как управлять правовыми рисками в области трудового права.
Как правильно подготовиться к проверке по листам Роструда, разъяснит персональный консультант по трудовому праву
- Правовые риски организации
- Какие правовые риски волнуют руководителя
- Правовые риски предприятия в основном функционале при проверке ГИТ
- Правовые риски в трудовых обязанностях с позиции Роструда
ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ РАЗМЫШЛЕНИЯ
Многих руководителей беспокоит, когда мы говорим про риски обращения работника в инспекцию, в суд, восстановления на работе. Однако их заботит не само обсуждение рисков, а то, что говорят только про них, не учитывая задачи бизнеса, не оценивая реальности наступления этих рисков, не оценивая их значимости, и не предлагая вариантов решить поставленную задачу и исключить наступление этих рисков (или хотя бы минимизировать их)
Правовые риски организации
Важно понять, что каждый руководитель организации априори живет в зоне постоянного риска – не только наступления некой призрачной административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства, но гораздо более критичной: налоговой, гражданской, уголовной.Почему я говорю «призрачной», ведь применение административных штрафов к компании и руководителю организации является вполне реальным риском?
Конечно, он реален. Мне ли об этом не знать - я работаю в сфере сопровождения конфликтов. Каждый день на практике мы видим эти риски и их реальные последствия. Но для вашего руководителя данный риск (не всегда, но часто) является призрачным. Наши государственные контролирующие органы работают так, что замотивировать работодателя соблюдать требования трудового законодательства они, к сожалению, не могут.
Но проблема в том, что с профессиональной точки зрения молчать об этих рисках мы тоже не можем. Если такой риск все же настанет и компанию и / или ее руководителя привлекут к административной ответственности, мы точно останемся крайними, потому что: «не предупредили», «не предотвратили», «допустили нарушение», «плохо объяснили риски» и т.д.
Так что же делать? С одной стороны, вероятность наступления таких рисков все еще не очень высока, с другой, с 2018 года она становится реальнее. Ситуация в стране меняется с 2018 года с введением риск-ориентированного подхода. Кроме того, с 2020 года началась реформа государственного контроля, которая связана с профилактикой нарушений, в том числе в области трудового законодательства.
Для руководителя ситуация изменится только тогда, когда либо что-то произойдет конкретно в вашей организации, либо таких случаев будет достаточно много и они станут публично известны.
Однако ждать, когда что-то произойдет и руководитель наконец поймет, как мы были правы, не надо. Это может плохо сказаться на вашей профессиональной карьере.
ИНТЕРЕСНЫЕ СТАТЬИ
Аудит ключевых рисков: как провести, типичные нарушения трудового законодательства
- Спокойно обсудить (информировать) руководителя обо всех новых рисках, которые возникают в нашей сфере.
- Расставить возможные риски по приоритету: для бизнеса и лично для руководителя организации.
- Предложить первоочередные шаги по исключению этих рисков.
Вы должны показать, что:
- знаете требования законодательства;
- заботитесь о благополучии: компании и лично руководителя;
- можете расставить первоочередные приоритеты.
Хорошая новость: вы можете это освоить и удивить руководителя критическим взглядом на свою функцию и оценку сегодняшней и потенциальной роли в компании.
Выполняя эту компетенцию, вы с удивлением узнаете, что:
- то, что вы делаете большую часть своего времени, не несет существенных рисков для компании;
- то, что несет существенные риски для компании, вы, как правило, не делаете.
Какие правовые риски волнуют руководителя
Стандартные аргументы с позиции рисков выглядят следующим образом: при проведении инспекционной проверки к компании могут применить административные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ или дисквалификации. Если же руководитель начнет задавать вопросы о размерах штрафов, то, боюсь, 50 000 рублей на юридическое лицо или 5000 рублей на виновное лицо его не сильно воодушевят. На устранение этих рисков нужно потратить большие ресурсы, время и т.д.Вот почему кадровые работники однозначно «попали под раздачу» в сегодняшнем тренде на сокращение персонала. Роль нашей функции для бизнеса не ясна. Риски, которые мы предотвращаем, не понятны и мизерны.
Сравнивая затраты на содержание нашей функции и потенциальные потери в виде штрафов, любой руководитель понимает, что проще заплатить 50 000 рублей, чем каждый месяц содержать кадровую службу.
Конечно, есть практика применения:
- многомиллионных штрафов за нарушение трудового законодательства при проведении проверок;
- принципа «умножения» штрафов за каждое нарушение;
- дисквалификаций;
- приостановок деятельности организаций до 90 суток.
НАШИ КЕЙСЫ
Аудит рисков сэкономил компании годовой ФОТ и спас от приостановки деятельности
- ведут трудовые книжки, соответствующие журналы;
- оформляют трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним при изменениях условий договора;
- оформляют проекты кадровых приказов, приносят на подпись, знакомят с ними работников;
- ведут карточки Т-2 (причем не в бумажном виде, как требует форма, а электронно в используемой программе);
- разрабатывают график отпусков, собирая у работников пожелания, уведомляют сотрудников о начале отпуска, оформляют переносы по просьбе работника;
- регистрируют документы в системе регистрации, принятой в компании (хорошо, если в электронной, но многие еще ведут журналы регистрации, которые не требуются по законодательству);
- оформляют личные дела или подшивают документы в отдельные папки (дела) – в зависимости от принятой в компании системы;
- выдают работникам справки и копии документов;
- принимают от работников заявления, передают их на подпись и т.д.
Правовые риски предприятия в основном функционале при проверке ГИТ
Проанализируем с точки зрения правовых рисков основной функционал.Какие же из обязанностей несут для компании значительные риски при проведении инспекционной проверки ГИТ? Ответ на этот вопрос прост – только трудовой договор.
Только то, что связано с трудовым договором, может привести к административным штрафам по отдельно выделенному основанию пункта 4 статьи 5.27 КоАП Р: от 50000 до 100000 рублей.
Теоретически есть риск применения этого штрафа к каждому трудовому договору. Тогда он будет значительно серьезнее.
Однако:
- во-первых, с этим можно спорить (практика сейчас складывается достаточно успешно);
- а во-вторых, кадровые работники мало внимания уделяют содержанию трудового договора. Это не самая сильная компетенция, чтобы ее «вынести» вперед как флаг того, какие риски мы закрываем, работая с трудовыми договорами.
За остальные нарушения, которые могут быть выявлены при оформлении кадровых документов, можно применить административный штраф до 50000 рублей на юрлицо и до 5000 рублей на виновное должностное лицо (по тому же п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Следовательно, размер штрафов при проведении инспекционной проверки точно не возвышает работу кадрового специалиста с позиции риска для бизнеса.
Конечно, здесь можно привести много разных дополнительных аргументов: работники обратятся в суд, СФР откажет им в назначении пенсии и т.д. Такого рода ситуации наша команда сопровождает более 20 лет, поэтому риски могут быть более значительными.
Потенциальных рисков у руководителя организации – огромное количество. При этом риски со стороны налоговой, пожарной инспекции, риски лишения лицензии и специальных прав его пугают гораздо больше, чем потенциальное обращение работника в суд. Большей частью, это неприятно репутационно и с точки зрения реализации управленческих решений, чем потери денег.
ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ РАЗМЫШЛЕНИЯ
Рассказывая руководителю компании о рисках в области трудового законодательства, постарайтесь понять, что для него является аргументом, а что нет. Поймите, что 50 000 рублей административного штрафа при проведении проверки ГИТ для него – не аргумент
- отстранения от работы сотрудников с сохранением среднего заработка, что и значительно «ударит» по деньгам, повлияет на нормальный ход производственного процесса и репутацию работодателя;
- дисквалификации руководителя при повторном нарушении. Вопрос не в размере штрафа, а в том, чтобы на него лично не был вынесен первый административный штраф и не возникли риски выявления повторных нарушений;
- приостановки деятельности организации до 90 суток при повторном нарушении по охране труда, поэтому при первой проверке важно, чтобы не было выявлено нарушений по охране труда;
- восстановления сотрудника на работе, при котором придется оплатить вынужденный прогул и возникнут репутационные риски и т.д.
ВАЖНО!
Любому руководителю нужно, чтобы производственный процесс шел без сбоев. Анализируйте, что может привести к рискам такого сбоя (отстранения от работы, приостановка деятельности)
РЕКОМЕНДАЦИЯ
Поставьте себя на место руководителя и посмотрите на свою функцию его глазами. Так вы поймете, что для него в ваших обязанностях важно, значимо и рискованно, а что нет
Правовые риски в трудовых обязанностях с позиции Роструда
Рассмотрим, как основные обязанности оценивает Роструд с точки зрения градации рисков, которые выявляют при проведении инспекционной проверки.Роструд выделил 78 нарушений в области трудового законодательства и охраны труда, которые выявляют при проведении инспекционных проверок ГИТ. Каждому из них присвоен балл от 1 до 10, где:
- с 7 до 10 баллов – нарушения высокого риска, которые наносят максимальный вред и являются критически важными как для выявления при проверке, так и для их устранения;
- с 4 до 6 баллов – нарушения среднего риска;
- с 1 до 3 – нарушения низкого риска.
Категории рисков при инспекционных проверках кадровых процедур
|
Кадровая процедура |
Нарушение требований трудового законодательства | Статьи Трудового кодекса, содержащие требования | Категория нарушения в зависимости от негативных последствий для работника (в баллах) |
|
Заключение трудового договора (прием на работу) |
Ненадлежащее оформление трудового договора (за исключением условий оплаты труда) |
67 |
Средний риск (6 баллов) |
|
Нарушение установленной процедуры оформления трудового договора
|
57 |
Низкий риск (3 балла) |
|
|
Нарушение Правил ведения и хранения трудовых книжек, Инструкции по заполнению трудовых книжек
|
65, 66, 309 |
Низкий риск (1 балл) |
|
|
Прекращение трудового договора (увольнение) |
Нарушения процедуры увольнения работника по инициативе работодателя в случаях: ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем; сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя |
81 |
Высокий риск (10 баллов) |
|
Время отдыха (отпуск)
|
Нарушение порядка предоставления отпуска |
114 |
Средний риск (6 баллов) |
|
Неутверждение (нарушение сроков и/или порядка утверждения) работодателем графика предоставления ежегодных отпусков |
120 |
Низкий риск (2 балла) |
|
|
Оплата труда
|
Сроки выплаты заработной платы не установлены |
136 |
Средний риск (6 баллов) |
|
Невыдача расчетного листка работнику |
136 |
Низкий риск (1 балл) |
|
|
Ответственность сторон трудового договора (дисциплинарное взыскание) |
Нарушение процедуры наложения дисциплинарного взыскания |
193 |
Средний риск (6 баллов) |
Таким образом, из 78 нарушений, выделенных Рострудом, только 9 непосредственно связаны с оформлением кадровых документов. Причем из высокого риска только процедура ликвидации, сокращения численности или штата.
Все остальные наши потенциальные нарушения в области:
- некорректного ведения трудовых книжек;
- сроков утверждения графика отпусков;
- не выдачи расчетного листа на руки.
К среднему риску отнесены такие нарушения:
- ненадлежащее оформление трудового договора;
- нарушение порядка предоставления отпусков;
- неустановление сроков выплаты заработной платы;
- нарушение процедуры вынесения дисциплинарного взыскания.
Если посмотреть на практику инспекционных проверок, нашу практику проведения аудитов, можно увидеть парадоксальную связь:
- Кадровики уделяют основное внимание всему, что касается низкой области риска: ведению трудовых книжек, утверждению графика отпусков. А также тому, что вообще не вошло в указанный список Роструда: ведению карточек Т-2, приказов, журналов регистрации и т.д.
- В том, что отнесено к средней категории риска, выявляют определенные недоработки. В частности, по тому же трудовому договору могу сказать, что практически во всех компаниях есть нарушения, связанные с содержанием трудового договора и указанием его обязательных условий, трудовой функции, оплаты труда, гарантий и компенсации (но это тема отдельного разговора) (сейчас многие кадровики скажут, что это обязанность юристов, а не их).
- То, что отнесено к нарушениям высокого риска по наступлению негативных последствий для работника (а значит, и для бизнеса), а также в принципе подавляющее большинство важных нарушений (67 в рейтинге Роструда), вообще не входят в обязанности многих кадровых специалистов.
В чьи же обязанности входят те области нарушений, которые Роструд включил в свой список 78 нарушений?
Кто отвечает за:
- организацию допуска к работе и назначение уполномоченных лиц за допуск;
- проверку рисков признания гражданско-правового договора трудовым;
- разработку графиков работы в пределах нормы;
- контроль за часами переработки;
- контроль за предоставлением необходимого времени отдыха;
- контроль за порядком привлечения к работе в выходные, сверхурочной работе разных льготных категорий;
- режимом труда и отдыха водителей;
- своевременную оплату труда и оплату отпускных;
- соблюдение критических вопросов в области охраны труда;
- допуск сотрудника к работе без медицинских осмотров, психиатрических освидетельствований, обучения по охране труда и т.д.
Конечно, вы имеете полное право сказать, что это не ваши обязанности, что есть руководитель отдела, директор по персоналу, юристы, генеральный директор. Конечно, вы имеете на это право. Но тогда нам надо смириться со своей ролью – ролью технического работника, который «бумажки перекладывает».
Я вас, наверное, сейчас удивлю, но большинство руководителей считает, что за трудовое законодательство отвечают кадры и это они: знают, умеют и выстраивают. Если при проведении инспекционной проверки возникают проблемы в этих вопросах, то виноваты будут кадры, по крайней мере, в глазах руководителя компании.
Хорошо, если в вашей компании точно есть люди, которые за это отвечают. Если у них это прописано в должностных обязанностях, если они это контролируют.
А что, если нет? Если все остальные считают, что это же трудовое законодательство – а значит, обязанность кадровиков?
Даже при выявлении нарушений, связанных с оплатой труда, многие бухгалтера говорят, что этот вопрос регулирует Трудовой кодекс. Значит, это ответственность кадровиков. В Налоговом кодексе об этом ничего не сказано.
Поэтому вам самим надо выбрать «красную или синюю таблетку» вы будете «есть», кадровые Нео.
Выбор № 1: «синяя таблетка»: «есть те, кто должен позаботиться о распределении обязанностей, и это точно не я».
Выбор № 2: «красная таблетка»: «это моя зона ответственности, и я должен, как минимум, проговорить с руководителем и включить основные требования трудового законодательства, за нарушение которых могут наступить критические последствия для компании и руководителя организации, в регламенты, локальные акты других должностных лиц». Либо: «это реально моя зона ответственности, в том числе в части контроля за соблюдением таких требований, а значит, мне нужны на это полномочия».
Почему выбор № 2 – это «красная таблетка»? Потому что это опасный путь. Это путь ответственности. «Синяя таблетка» проще, спокойнее, знакомее. Так что подумайте, что выбрать.
Экспертный аудит кадрового делопроизводства, аудит персональных данных, а также персональные консультации наших юристов помогут вам снизить риски бизнеса при проверках ГИТ
эксперт по трудовому праву,
управляющий партнер компании «Митрофанова и партнеры"
