Процедура увольнения в связи со смертью работника

Порой случаются ситуации, при которых трудовой договор прекращается по не зависящим от работодателя причинам, и одна из них – смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). При этом смерть работника должна быть подтверждена определенными документами, которые позволяют расторгнуть договор по указанному основанию.

• Действия работодателя, узнавшего о смерти работника
• Какими документами подтвердить, что работник умер и где их получить
• Какую дату ставить в приказе об увольнении и как быть с подписью работника
• Особенности увольнения погибшего мобилизованного работника
• Особенности увольнения генерального директора в связи со смертью
• Что делать с трудовой книжкой умершего сотрудника
• Какие выплаты положены при увольнении сотрудника в связи со смертью
  • Зарплата и отпускные
  • Пособие на погребение
  • Материальная помощь
• Выводы

Действия работодателя, узнавшего о смерти работника

Как и при увольнении по любому иному основанию, при увольнении в связи со смертью работника или признания его безвестно отсутствующим издают соответствующий приказ.

Основания для приказа:

• свидетельство о смерти,
• решение суда об объявлении гражданина умершим,
• решение суда о признании гражданина безвестно отсутствующим.

При этом, пока работодатель не получит один из этих документов, у него нет правовых оснований для увольнения работника – даже если факт смерти очевиден и известен работодателю. Соответственно, до получения подтверждающих документов в табеле учета рабочего времени нужно ставить код «НН» – неявка по невыясненной причине.

Приказ о прекращении трудового договора работодатель издает после получения подтверждающего документа и датирует днем его фактического оформления.

Какими документами подтвердить, что работник умер и где их получить

Основными документами, подтверждающими смерть работника, являются свидетельство о смерти или решение суда о признании его умершим. Указанные документы работодатель чаще всего получает от родственников работника, но если родственники документы передать отказываются, то работодатель может получить их самостоятельно.

Для того, чтобы самостоятельно получить документы о смерти работника, необходимо обратиться в органы ЗАГС с заполненным заявлением по специальной форме. К заявлению нужно приложить трудовой договор с умершим работником и квитанцию об оплате госпошлины (п. 6 ч. 1 ст. 333.26 НК РФ). Этого будет достаточно, чтобы получить повторное свидетельство о смерти, которое в последующем будет основанием для увольнения.

Если же родственники умершего работника идут на контакт и готовы передать документы, то лучше оформить акт о их получении. Составлять акт не обязательно, но его наличие позволит официально запустить процедуру увольнения. Мы рекомендуем оформить все необходимые документы о прекращении трудового договора датой получения документов о смерти работника, проставленной в акте.

Акт о получении документов составляют в произвольной форме. В нем можно указать, в частности, ФИО лицаот которого поступили документы о смерти работника, наименование, дату, номер документа о смерти работника и дату его получения.

Если в компании ведут журнал входящей корреспонденции и документов, также можно зафиксировать получение документов в указанном журнале.

Какую дату ставить в приказе об увольнении и как быть с подписью работника

Дата смерти, указанная в свидетельстве, во всех ситуациях будет днем прекращения трудовых отношений в связи со смертью работника. При этом неправильно прекращать трудовые отношения последним днем работы, когда смерть наступила позднее, например, в выходной день работника, во время его нетрудоспособности и в целом в любой день, когда работник фактически отсутствовал на рабочем месте.

Если конкретная дата смерти работника неизвестна и в документах указан лишь месяц, днем увольнения будет являться последний день соответствующего месяца.

Относительно того, как быть с подписью работника на приказе, необходимо учесть следующее. Обычно работник при увольнении знакомится с соответствующим приказом и ставит свою подпись, подтверждая ознакомление. Поскольку с приказом ознакомить работника под подпись невозможно, а знакомить с приказом родственников умершего сотрудника работодатель не обязан, то внизу приказа следует сделать об этом запись – «с приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника».

Подпись родственников не понадобится также и на других кадровых документах (трудовая книжка, личная карточка).

Особенности увольнения погибшего мобилизованного работника

Призыв на военную службу по мобилизации не является основанием для увольнения работника. В данном случае работодатель действие трудового договора приостанавливает и на период прохождения военной службы сохраняет место работы и должность.

То же самое происходит, если с работником был заключен контракт о прохождении военной службы или контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные силы РФ.

Чтобы уволить погибшего мобилизованного работника, возобновлять приостановленный трудовой договор не нужно, т.к. невозможно соблюсти условия его возобновления (ч. 9 ст. 351.7 ТК РФ).

При расторжении трудового договора необходимо выплатить компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В расчет идут накопившиеся дни не только за период до приостановления трудового договора, но и за период его приостановления. Возможно, дополнительно потребуется выплатить пособие на погребение и материальную помощь, если она предусмотрена локальным нормативным актом работодателя.

В остальном порядок увольнения погибшего мобилизованного работника не отличается от общего порядка прекращения трудового договора в связи со смертью работника.

Особенности увольнения генерального директора в связи со смертью

При увольнении генерального директора в связи со смертью нужно провести дополнительные корпоративные процедуры. В частности, нужно зафиксировать причину прекращения полномочий директора в решении об образовании нового единоличного исполнительного органа, если речь идет об ООО или АО.

Нужно учесть, что при окончательном расчете есть ограничения по совокупному размеру выплат, в частности, для АО, если более 50% акций находятся в государственной собственности.

В остальном порядок не отличается от общего порядка прекращения трудового договора в связи со смертью работника.

Что делать с трудовой книжкой умершего сотрудника

В случае, если работодатель вел трудовую книжку, в нее нужно внести запись о прекращении трудового договора. Такая запись должна содержать одну из следующих формулировок:

• «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом работника умершим, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• «Трудовой договор прекращен в связи с признанием судом работника безвестно отсутствующим, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Саму запись в трудовую книжку вносят по таким же правилам, как и остальные записи. Датой оформления в трудовой книжке записи о прекращении трудового договора будет дата смерти работника. Укажите ее в графе 2 раздела «Сведения о работе». А вот дату внесения самой записи рекомендуем указать в день получения документов о смерти работника – это подтверждает акт, о котором мы писали выше.

После внесения в трудовую книжку записи о прекращении трудового договора ее выдают под расписку на руки члену семьи работника, предъявившему документы родства (например, свидетельство о регистрации брака). Трудовую книжку умершего работника также можно отправить по почте, если от родственника поступило письменное заявление.

Если никто из родственников не обратился с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки, она хранится у работодателя до востребования. Важно отметить, что если родственники умершего работника не обращаются за выдачей трудовой книжки, то компания самостоятельно разыскивать их не обязана.

Если работник при жизни не передавал трудовую книжку работодателю или перешел на электронную трудовую, соответственно, работодатель не сможет выдать трудовую книжку. В таком случае родственникам выдают справку по форме СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности умершего.

Какие выплаты положены при увольнении сотрудника в связи со смертью

Родственники работника имеют право на денежные средства, которые он заработал в компании, но не успел получить. Также нужно оформить иные выплаты, предусмотренные законодательством и локальными актами работодателя, в частности, зарплата и отпускные, пособие на погребение, материальная помощь.

Зарплата и отпускные

Нужно рассчитать сумму всех начислений работнику в рамках трудовых отношений. Это зарплата с премиями и надбавками, отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск и прочие суммы.

Денежные средства получают члены семьи умершего работника: вдова или вдовец, родители и приравненные к ним лица, а также дети, в том числе усыновленные. Важно помнить, что члены семьи имеют право на выплаты (за исключением зарплаты), только если проживали совместно с умершим.

Также указанные средства может получить иждивенец умершего работника по состоянию на день его смерти. Он может получить все выплаты независимо от того, проживал ли он с умершим или нет.

Родственники должны представить заявление, копию свидетельства о смерти, удостоверение личности и документ, подтверждающий родство. Доказывать факт совместного с умершим проживания не нужно, если родственники претендуют только на получение заработной платы умершего.

В остальных случаях члены семьи должны подтвердить совместное проживание. Это касается и смерти во время больничного. В такой ситуации пособие за первые 3 дня болезни нужно выплатить родственнику, но только при условии, что он проживал совместно с умершим.

Факт совместного проживания можно подтвердить штампом о регистрации по месту жительства (регистрации) умершего работника или выпиской из домовой книги.

Работодатель обязан выплатить родственникам деньги не позднее 1 недели со дня получения всех документов. В противном случае трудовая инспекция расценит задержку с выплатой как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Родственники могут обратиться к работодателю за выплатами в течение 4 месяцев со дня смерти работника. Если обращений в указанный период не было, средства нужно зачислить на счет нотариуса и в последующем включить в наследственную массу.

В ситуации, когда в компанию обратились несколько членов семьи с просьбой получить денежные средства, работодатель не может самостоятельно определять очередность их получения или преимущественное право на их получение. В этом случае родственники должны самостоятельно прийти к соглашению по получению выплат или решить вопрос в судебном порядке.

Пособие на погребение

К работодателю может обратиться лицо, которое взяло на себя обязанности по организации похорон умершего работника. В таком случае пособие на погребение нужно выплатить указанному лицу, при этом степень родства или факт совместного проживания с умершим работником значения не имеет.

В этом случае работодатель выплачивает пособие из собственных денежных средств, а в последующем получает возмещение потраченной суммы из социального фонда.

Лицо, которое обратилось за пособием на погребение, должно представить следующие документы:

1. Удостоверение личности;
2. Справку о смерти (не свидетельство, а именно справку, которая составляется по специальной форме № 11 для выплаты пособия);
3. Письменное заявление на получение пособия, к которому прикладываются документы, подтверждающие, что похороны организовал именно заявитель и в другом месте выплату не получал.

За пособием на погребение заявители могут обратиться к работодателю не позже 6 месяцев со дня смерти работника. Работодатель обязан произвести выплаты в день получения всех необходимых документов.

Материальная помощь

Денежную выплату (материальная помощь) родственникам умершего работника выплачивают при условии, если она предусмотрена в локальном акте работодателя или коллективном договоре, либо по личному решению самого работодателя.

Особых правил для выплат в данном случае не предусмотрено, все остается на усмотрение работодателя. Сумма материальной помощи не включается в расходы в целях налогообложения (п. 23 ст. 270 НК РФ), а также не удерживается НДФЛ.

Выводы

Подведем итоги:

• Узнав о смерти работника, компания должна дождаться получения документов, подтверждающих факт смерти (свидетельство о смерти либо решение суда). До этого момента увольнение работника не оформляют, никакие выплаты не производят, а в табеле учета рабочего времени ставят код «НН» (неявка по невыясненной причине).
• Документы, подтверждающие факт смерти работника, компания может получить самостоятельно (при обращении в органы ЗАГС), либо от родственников умершего работника.
• Для увольнения умершего работника необходимо вынести соответствующий приказ об увольнении, на котором сделать отметку: «с приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника». Днем прекращения трудового договора всегда будет день смерти работника. День издания приказа – обычно тот же день, когда работодатель получил заверенную копию документа-основания для расторжения договора, но не раньше даты смерти.
• Если умерший работник являлся мобилизованным или директором, то в процедуре увольнения необходимо соблюсти некоторые особенности, изложенные выше.
• В трудовую книжку (если она велась в бумажном виде) необходимо внести соответствующие записи об увольнении работника (в связи со смертью, с признанием судом работника умершим или в связи с признанием судом работника безвестно отсутствующим) и выдать ее на руки родственникам или направить им по почте.
• Необходимо рассчитать сумму всех начислений работнику в рамках трудовых отношений и произвести выплату родственникам, проживавшим совместно с умершим работником (за исключением заработной платы), либо лицу, находящему на иждивении работника на день его смерти.
• Пособие на погребение выплачивают лицу, которое обратится к работодателю с соответствующим заявлением и подтвердит факт возложения на себя обязанности по организации похорон.
• Дополнительную материальную помощь можно выплатить родственникам, только если подобная обязанность закреплена в локальных актах работодателя или в коллективном договоре. Если такой обязанности нет, выплата остается на усмотрение работодателя.