Какие кадровые документы обязательны в компании с практической точки зрения
Базовые документы для постановки и ведения кадрового делопроизводства в компании можно условно разделить на:- обязательные в силу закона (например, трудовой договор, ПВТР и др.);
- важные с управленческой точки зрения (положение об охране коммерческой тайны, график сменности, локальный акт о дистанционной работе и др.).
- Трудовой договор организации с работником
- ПВТР – обязательный кадровый документ компании
- Положение по оплате труда работников
- Должностные инструкции – важные, но не обязательные кадровые документы
Трудовой договор организации с работником
Во всех смыслах трудовой договор – документ № 1. Любые трудовые отношения требуют заключения трудового договора независимо от вида организации; предпринимательской деятельности, которую она ведет; и особенностей самого работника (обычный сотрудник, дистанционный, вахтовый персонал, генеральный директор и др.). Следовательно, заключение трудового договора работника с работодателем – обязательно (ст. ст. 15, 57, 67 ТК РФ).При этом важно учесть следующие особенности при заключении трудового договора (гл. 11 ТК РФ):
- указание обязательных условий, которые должны в нем содержаться (установлены ст. 57 ТК РФ);
- заключение в письменной форме (ст. 67 ТК РФ);
- составление в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами;
- передача одного экземпляра работнику и хранение другого у работодателя;
- подтверждение факта получения работником экземпляра трудового договора подписью работника на экземпляре, хранящемся у работодателя;
- признание не оформленного в письменной форме трудового договора заключенным, если сотрудник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя;
- наличие обязанности работодателя оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения сотрудника к работе;
- наличие обязанности работодателя оформить трудовой договор вследствие признания гражданско-правового договора трудовым не позднее трех рабочих дней (если иное не установлено судом);
- необходимость согласовать возможность заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, которые не являются работодателями по этим договорам;
- составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров – по требованию трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Разработайте идеальную типовую форму трудового договора по советам нашего кейса
Какие обязательные условия нужно указать в трудовом договоре, подскажет ваш персональный консультант
ПВТР – обязательный кадровый документ компании
ПВТР – маленькая «конституция» для отдельно взятой организации. По сути, этот документ – единственный локальный нормативный акт, который обязательно должен быть в компании, поскольку прямо поименован в Трудовом кодексе (ст. 189 ТК РФ). Все остальные вопросы могут быть урегулированы в нем или в отдельных локальных нормативных актах.Если основные требования определены в ПВТР (созданы разделы, приложения и др.), это законодательно не запрещено. Но в управленческой деятельности может быть неудобно. По этой причине на практике создают дополнительные локальные акты (ст. ст. 8 и 22 ТК РФ).
ПВТР определяют трудовой распорядок в компании. Работодатель утверждает этот документ с учетом мнения представительного органа работников в порядке, который установлен для принятия локальных нормативных актов (ст. ст. 190 и 372 ТК РФ).
Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору. Но могут быть и отдельным документом (ст. ст. 189 и 190 ТК РФ).
ПВТР не обязательны для работодателя, если это субъект малого предпринимательства (микропредприятие) или некоммерческая организация (ст. ст. 309.1, 309.2 ТК РФ).
Положение по оплате труда работников
Трудовой кодекс прямо не предусматривает утверждение положения об оплате труда как отдельного документа. Однако он устанавливает, что систему оплаты труда компании необходимо отразить в локальном нормативном акте (ст. 135 ТК РФ).Так, заработную плату сотруднику определяют в его трудовом договоре в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда. При этом в коллективных договорах, соглашениях и локальных нормативных актах устанавливают:
- системы оплаты труда (включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных);
- системы доплат и надбавок стимулирующего характера;
- системы премирования.
ВАЖНО!
Условия оплаты труда, определенные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, не могут быть ухудшены по сравнению с требованиями трудового законодательства
Должностные инструкции – важные, но не обязательные кадровые документы
Требований к наличию должностных инструкций (далее – ДИ) в трудовом законодательстве нет. Однако с управленческой точки зрения мы рекомендуем разрабатывать и утверждать такие документы и знакомить с ними работников (кандидатов) под подпись до подписания трудового договора (ст. ст. 8, 22, 68 ТК РФ). Работодатель сам определяет структуру и содержание ДИ – законодательно такие требования тоже не установлены.ДИ может быть приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью), а может – утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный акт). Мы рекомендуем второй вариант - утверждение ДИ как отдельного локального нормативного акта компании. В таком случае не нужно при необходимости изменять условия трудового договора по статье 74 Трудового кодекса.
ПЕРЕЙТИ НА КЭДО - ЛЕГКО!
Наши эксперты помогут вам разработать алгоритм перевода кадровых процессов в электронный формат, подготовят для этого необходимые документы, а также окажут устные и письменные консультации в процессе внедрения КЭДО
Многие работодатели недооценивают значение должностной инструкции, и полагают: раз в законодательстве нет требования о ее обязательном наличии, то и «тратить» время на ее разработку не нужно.
Для работодателей, которые придерживаются такого мнения, мы рекомендуем пересмотреть свой взгляд на ДИ по следующим причинам:
- в ДИ можно подробно прописать трудовые операции по трудовой функции, указанной в трудовом договоре. Это поможет вам более детально регламентировать операции по конкретной должности, а также в случае необходимости – корректно выносить дисциплинарные взыскания
- в ДИ можно установить квалификационные требования, которые предъявляют к занимаемой должности. Это может пригодиться при определении размера оплаты труда, а также в случаях, когда нужно мотивированно отказать кандидату в приеме на работу по конкретной должности.
РЕКОМЕНДАЦИЯ
Исходя из опыта 2020–2021 годов рекомендуем иметь в компании ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу. Так вы сможете оперативно перевести сотрудников на временную периодическую работу в зависимости от решений органов государственной власти