Дистанционный работник и производительность труда
- Проверить корректность нормативов;
- Рассчитать нормативную численность работников;
- Анализировать эффективность инструментов управления;
- Оценить эффективность системы оплаты труда;
- Разработать варианты оптимизации организации труда;
- И т.д.
- «Не работу»;
- Снижение качества работы;
- Работу «налево»;
- Потерю квалификации;
- И т.д.
- Организация работы дистанционного работника
- Памятка для дистанционного работника по планированию рабочего дня
Организация работы дистанционного работника
Чтобы сделать труд своих работников максимально эффективным, вам нужно учить их эффективной организации труда. Это особенно важно, если работники переходят из одного сложившегося формата работы «в офисе» на «удаленную» работу, которая имеет кардинально другие характеристики и условия труда.В том числе это касается и резкого «выпадания» из «коллективной рабочей среды» (и речь тут не про совещания дистанционно и общение по системам мгновенной связи, речь про эмоциональное и психологическое включение в работу, которое в тесном физическом контакте с коллегами отличается от обмена информацией путем применения дистанционных технологий).
Для эффективности организации работы дистанционного работника с ним рекомендуется обсудить:
Цели работы
Зафиксировать их в письменном виде. Поскольку путь к повышению производительности труда начинается с постановки чётких целей, развитие этого навыка является одним из основных элементов эффективной работы. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
Необходимо, чтобы процесс достижения цели укладывался в определенные сроки. Чем четче и определеннее будут цели, поставленные перед работником, тем выше вероятность их достижения.
Чёткий план действий
Зафиксировать его в письменном виде. Каждая минута, потраченная в процессе тщательного планирования, впоследствии сэкономит лишние десять минут при реализации плана.
Попросите работника составить подробнейший список задач, которые требуется решить для достижения поставленной цели. Оптимально рекомендовать работнику каждое утро записывать перечень тех задач, которые нужно выполнить до конца текущего дня. Это позволит держать под контролем все задачи и подготовить наглядный «отчёт» о ходе выполнения заданий.
По результатам исследований: сам процесс составления письменного перечня задач и регулярной сверки с ним обеспечит повышение производительности вашего труда на 25 и более процентов.
Расстановка приоритетов
Попросите работника расположить пункты составленного перечня задач в порядке их приоритетности. Отнесение той или иной задачи к категории «первоочередные» зависит от значимости последствий ее выполнения или невыполнения.
Первоочередные задачи характеризуются весьма существенными последствиями; для задач второй очереди они малозначительные либо их нет вообще. Основная идея — трезво оценить эффективность деятельности и сосредоточить внимание на самом важном, что принесет максимальный результат. Обычному человеку, который никогда не работал дистанционно и не владеет высоким уровнем концентрации и тайм-менеджмента, сложно спланировать день, даже если он рабочий. Важно, что человек находится дома, а не на рабочем месте. Поэтому у многих работников, работающих дома, возникает чувство, что работали весь день, а ничего-то особо и не успели.
Простые советы работнику, которые вы можете ему дать:
- Сосредоточьтесь на 20% вещей, которые являются самыми главными.
- Начинайте с самого сложного.
- С другими задачами разбирайтесь по остаточному принципу.
- Основную работу выполняйте в то время, в которое вы наиболее эффективны. «Сначала делай то, что нужно сделать сначала» - Стивен Кови (книга 7 навыков высокоэффективных людей).
Концентрация усилий и устранение отвлекающих факторов
При выборе определенной первоочередной задачи нужно незамедлительно приступить к ее выполнению и не отвлекаться на другие дела до тех пор, пока она не будет полностью завершена. Концентрация всех сил на решении единственной задачи позволит выполнить ее намного быстрее, чем, если действовать урывками.
Сосредоточив всё свое внимание на отдельной ключевой проблеме, колоссально сократится потраченное на нее время (порой на целых 80%, по данным аналитиков).
В рабочее время даже при дистанционной работе все свое внимание нужно уделять работе и только работе. Нужно дать работнику вариант учета рабочего времени, потерь рабочего времени на просмотр почты, чтение социальных сетей, просмотр новостей по телевизору, перекусов и т.д.
Покончив с одним заданием, тут же переходите к другому. Если приучить себя не терять темпа в рабочее время, только благодаря одному этому можно увеличить производительность труда до 50%.
Обеспечение защиты персональных данных при доступе дистанционного сотрудника
В течение рабочего дня по определенному четкому распорядку организуйте перерывы по 5-10 минут, в которые нужно отвлекаться от выполняемой работы: делать физические упражнения, послушать музыку и др. Благодаря этому мозги будут «прочищаться», а силы – максимально быстро восстанавливаться, что непосредственно влияет на рост производительности труда.
Памятка для дистанционного работника по планированию рабочего дня
Можно подготовить для работника памятку об организации рабочего дня при дистанционной работе. Она может выглядеть, например, следующим образом:
Принципы правильного утра
- Разделите рабочий день на 3 части:
- Начало рабочего дня
- Основной рабочий процесс
- Завершение
Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30-40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда» вы можете спокойно позавтракать.
Неспешный завтрак и подготовка к рабочему дню. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу.
Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится, «хочешь все успевать — ешь "лягушку" на завтрак». В роли "лягушки" выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что "лягушка съедена", сохранится на весь день
Принципы завершения рабочего дня
Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые относятся к категории «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а категория «важное и срочное» должна оставаться пустой.
Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.
Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право.
И еще несколько важных советов:
-
Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.
-
Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным, но вам важно анализировать варианты, которые являются для вас эффективными и неэффективными.
-
Рекомендуется вести дневник рабочего дня.
По всем вопросам по эффективной организации рабочего процесса вы всегда можете обратиться к (указать кому и контакты)
Задайте работнику вопросы:
- Какие дополнительные знания и навыки нужно приобрести, чтобы кардинально повысить производительность собственного труда и добиться максимальных результатов?
- Какие привычки и поведенческие шаблоны могут оказаться наиболее полезными с точки зрения повышения производительности труда и ориентированности на результат, оптимального сосредоточения усилий, укрепления самодисциплины и повышения настойчивости?
Чем рискует работодатель, когда разрешает работать удаленно на дому без оформления
- контроля;
- дисциплины;
- аналитики.
Специфика дистанционного труда накладывает свои особенности на вопросы управления персоналом и поддержание необходимой производительности дистанционного труда работников. Это в первую очередь касается не единичных работников, работающих дистанционно, а сотрудников, которые «вписаны» в текущую производственную деятельность.
Такой подход к дистанционной работе требует значительных усилий со стороны как специалистов в области управления персоналом, так и руководителей структурных подразделений, в подчинении у которых находятся дистанционные работники.
эксперт по трудовому праву,
управляющий партнер Компании «Митрофанова и партнеры»
